Vor kurzem haben wir die zweite Folge von Staffel 2 unserer Webinarreihe „Close the Content Loop“ abgeschlossen, in der es um das Management des Lebenszyklus von Inhalten geht. Diese Folge mit dem Titel: Warum sind XML-Schemata so wichtig für Unternehmensinhalte?‘ hat die Zwiebel von XML-Schemata, Inhaltsstruktur und Smart Content aufgedeckt.
Wir hatten das Glück, einen besonderen Gast zu haben: Amit Sood, Senior Vice President of Enterprise Products bei Quark, leitete unsere Diskussion. Als 20-jähriger Experte für strukturierte Inhalte half Amit, den Nebel um die XML-Schemata zu lichten und ihre wahre Natur und Einfachheit zu enthüllen.
XML-Schemata – die Grundlagen
Kommunikation ist effektiv, wenn sie strukturiert ist, und XML (kurz für eXtensible Markup Language) ist ein einfaches textbasiertes Format für den Austausch strukturierter Informationen. Die Struktur der Kommunikation hängt jedoch vom Zweck und vom Zielpublikum ab, die jeweils einen eigenen Anwendungsfall haben. So unterscheidet sich beispielsweise ein Forschungsbericht erheblich von einer Standardarbeitsanweisung (SOP).
Das XML-Schema definiert diese Struktur und gliedert die Informationen in ein modulares Inhaltshierarchie unter Verwendung von XML-Elementen oder -Tags. Sie definiert Attribute oder Metadaten, die eine semantische Bedeutung hinzufügen und den Inhalt beschreiben, zusammen mit den Sequenzen und Beziehungen, die die Inhaltstypen für den spezifischen Zweck geeignet machen. Außerdem wird sichergestellt, dass die Inhalte die Vorgaben einhalten, so dass sie zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen verarbeitet und automatisiert werden können. Dies führt zu standardisierte, konsistente und konforme Unternehmensinhalte die sich leicht skaliert, und das wohlgeformte XML eignet sich für hochwertige Geschäftskommunikation zwischen Menschen sowie Maschinen und Programmen.
Warum Unternehmen XML-basierte Veröffentlichungsprozesse brauchen
Um in der heutigen digitalen Ära erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen ihren Content-Betrieb modernisieren, um ihre Content-Strategien zu skalieren und die richtigen Inhalte für die richtige Zielgruppe bereitzustellen. die richtige Zielgruppe zur richtigen Zeit und über das von ihr bevorzugte Gerät für einen optimalen Konsum. Dies erfordert den Übergang von der Erstellung flacher Dokumente zur Produktion strukturierter, modularer, wiederverwendbarer und mit Metatags versehener Inhalte. Wenn XML jedoch nicht als sein wahrer Wert betrachtet wird, nämlich als Backend-Enabler für den Erfolg der Inhaltsentwicklung, stellt es Unternehmen vor Herausforderungen.
Die meisten nativen XML-Authoring-Tools haben eine sehr technische Benutzeroberfläche, die für die meisten Ihrer nichttechnischen Autoren im Unternehmen, die sich auf die Vermittlung von Wissen und nicht auf das Erlernen neuer Technologien konzentrieren wollen, nicht ideal ist. Es gibt ein paar XML-Authoring-Tools, die darauf ausgelegt sind, „das XML zu verstecken“ und das Tagging von XML-Inhalten zu erleichtern, aber diese erfordern oft, dass die Benutzer ein tiefes Verständnis des Bereichs, in dem sie arbeiten, und der Tags, die sie verwenden, haben.
Wenn XML erfolgreich sein soll, muss man sich darauf konzentrieren, „was“ der Inhalt erfordert, und nicht auf die technischen Einzelheiten, „wie“ der Inhalt funktioniert, d. h. die XML- und Metadaten-Tags. Wenn die Benutzerfreundlichkeit hergestellt ist, können die Fachexperten (KMUs) weiterhin hochwertige Unternehmensinhalte mit alltäglichen Softwaretools erstellen, die sie gewohnt sind, wie Microsoft Word.
Die Herausforderungen des XML-Schemas überwinden
Die Akzeptanz von XML-Schemata in Unternehmen ist noch nicht abgeschlossen. Unternehmen, die in bestimmten vertikalen Bereichen tätig sind, wie z. B. Regierung und Aufsichtsbehörden haben sich weiterentwickelt und verstehen den Bedarf an strukturierten, wiederverwendbaren Inhalten. Und wir haben gesehen, dass Technologieverlage XML für die Erstellung von Inhalten übernehmen, aber wenn es um die Erstellung von Inhalten durch Geschäftsanwender geht, gibt es eine riesige Chance. Was also hält sie zurück?
Viele Schemata sind extrem leistungsfähig, aber auch extrem komplex zu verstehen, zu erstellen und zu pflegen. Aber für eine Digital-First-Geschäft, Inhalte, die von Finanz- und Rechtsanalysten oder Produktmarketing-Teams geschrieben werden, sind keine technischen Programmierer. Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung liegt darin, die Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit von Microsoft Word mit den Möglichkeiten von XML, d. h. strukturierten Inhalten, zu verbinden.
Außerdem gibt es auf dem Markt viele XML-Schemata für die Erstellung und Veröffentlichung. Die XML-Schemata wie S1000D für die Luft- und Raumfahrt und SPL für die FDA-Kennzeichnung von Arzneimitteln sind beispielsweise branchenspezifisch. Es gibt auch benutzerdefinierte Schemata, die auf ein Unternehmen oder einen Anwendungsfall ausgerichtet sind, aber es gibt auch generische Schemata, die auf einer offenen Architektur basieren und eine Spezialisierung für mehrere Branchen oder Unternehmen ermöglichen..
Wenn ein XML-Schema angewandt wird, muss es im Kontext der Organisation stehen Content-Strategie und den angestrebten Geschäftsergebnissen. Wenn das Ziel die Einhaltung von Vorschriften für einen bestimmten Markt mit einer bestimmten Behörde ist, kann ein gezieltes oder vertikales spezifisches Schema wie S1000D oder SPL oder MSL angewendet werden.
Viele der heutigen globalen Unternehmen haben ein Ziel: einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Um alle Kunden erfolgreich bedienen zu können, egal wo sie sich befinden, verfügt das Unternehmen über eine Vielzahl von Informationstypen, die von Marketingmaterial über Richtlinien und Verfahren bis hin zur Produktdokumentation reichen. Hier hilft eine offene XML-Architektur mit Spezialisierungen wie Smart Content von Quark, die für unternehmensweite Inhalte skaliert werden kann, ist die empfohlene Option für sie.
XML-Schema ist die Technologie, die die Erstellung modularer, wiederverwendbarer und semantischer Inhalte ermöglicht. Es ist ein Weg zur Bewältigung der Komplexität von Inhalten, insbesondere zur Unterstützung der Fähigkeit Ihres Unternehmens, Inhalte und globale Variationen dieser Inhalte wiederzuverwenden.
Wichtige Mahnungen
Der Inhalts- oder Informationsarchitekt des Unternehmens ist in der Regel für die Definition und Pflege der XML-Schemata verantwortlich, da er über das nötige Fachwissen über XML-basierte Schemata verfügt., Metadaten und Taxonomien, strukturierte Komponentenverwaltung und Datenintegration in umfassendere Inhaltsökosysteme. Die Autoren von Inhalten müssen die besten Praktiken kennen Komponente oder modularem Authoring und Meta-Tagging, aber es sollte keine XML-Schulung oder -Kenntnisse erforderlich sein.
Außerdem muss das Schema ein Gleichgewicht zwischen dem Bedarf an Inhaltsstruktur und Benutzerfreundlichkeit herstellen. Es muss für die Autoren von Inhalten einfach zu konfigurieren, bereitzustellen, zu aktualisieren und mit Low-Code-/No-Code-Tools zu verarbeiten sein. Da es sich nach wie vor um XML handelt, erfasst es die Semantik und wird zu einem Enabler für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, was Ihr Unternehmen voranbringt. Smart-Content-Strategie und ermöglicht es Ihrem Unternehmen zu erkennen, ob die erstellten und veröffentlichten Inhalte die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Zur Durchführung einer erfolgreichen Um eine Strategie für die Erstellung von Unternehmensinhalten zu entwickeln, müssen Unternehmen zunächst ihre Prozesse zur Inhaltserstellung überprüfen und die Fähigkeit der Inhaltsersteller fördern, einen XML-basierten Ansatz für die Erstellung von Inhalten zu wählen. Diese Strategie für strukturierte Inhaltskomponenten unterstützt die effiziente Produktion und Wiederverwendbarkeit, Omnichannel-Publishing, Übersetzung & Regionalisierung und aktualisierte, konforme, personalisierte Inhalte.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es bei XML-Schemata keine Einheitsgröße gibt, die für alle passt. Recherchieren Sie, fragen Sie andere Unternehmen, wie sie Schemata verwenden. Diese Erkenntnisse werden Ihnen helfen, technische Hürden zu minimieren und eine Inhaltsstrategie zu entwickeln, die für Ihr Unternehmen funktioniert und den Nutzen für alle Ihre Zielgruppen beschleunigt.
Quark Publishing Platform (QPP) NextGen minimiert die technischen Hürden durch einen offenen, Low-Code/No-Code-Ansatz bei der Erstellung von Inhalten. Es automatisiert die Erstellung modularer, semantisch reichhaltiger Smart-Content-Komponenten, die während des gesamten Lebenszyklus der Inhalte wiederverwendet werden können.
Überzeugen Sie sich selbst. Demo anfordern.
Halten Sie Ausschau nach der nächsten Folge von Close the Content Loop und vergessen Sie nicht, unseren Quark Publishing Platform NextGen YouTube Kanal zu abonnieren, um alle aktuellen Webinare und Videos zu erhalten..