Recientemente hemos concluido el segundo episodio de la segunda temporada de nuestra serie de seminarios web «Close the Content Loop», que trata sobre la gestión del ciclo de vida de los contenidos. Este episodio, titulado: Por qué los esquemas XML son tan importantes para los contenidos empresariales» ha desentrañado los esquemas XML, la estructura de los contenidos y el contenido inteligente.
Tuvimos la suerte de contar con un invitado especial, el vicepresidente senior de productos empresariales de Quark, Amit Sood, que dirigió nuestro debate. Como experto en contenido estructurado, Amit ayudó a despejar la bruma y la niebla en torno a los esquemas XML y a exponer su verdadera naturaleza y simplicidad.
Esquemas XML: conceptos básicos
La comunicación es eficaz cuando está estructurada, y XML (abreviatura de eXtensible Markup Language) es un formato sencillo basado en texto para compartir información estructurada. Sin embargo, la estructura de la comunicación depende de la finalidad y el público destinatario, cada uno de los cuales tiene un caso de uso único. Por ejemplo, un informe de investigación difiere mucho de un procedimiento operativo estándar (PNT).
El esquema XML define esta estructura, organizando la información en un sistema modular. jerarquía de contenidos mediante elementos o etiquetas XML. Define atributos o metadatos que añaden significado semántico y describen el contenido, junto con las secuencias y relaciones que hacen que los tipos de contenido sean adecuados para el fin específico. También garantiza que el contenido cumpla las restricciones, de modo que sea apto para ser procesado y automatizado entre distintas aplicaciones y sistemas. El resultado es contenidos empresariales normalizados, coherentes y conformes que pueden ser fácilmente a escala, y el XML bien formado es apropiado para comunicaciones empresariales de alto valor entre personas, así como máquinas y programas.
Por qué las empresas necesitan procesos de publicación basados en XML
Para tener éxito en la era digital actual, las organizaciones deben modernizar sus operaciones de contenidos para respaldar su capacidad de ampliar sus estrategias de contenidos y ofrecer el contenido adecuado a los usuarios. público adecuado en el momento adecuado y a través de su dispositivo preferido para un consumo óptimo. Para ello es necesario pasar de la creación de documentos planos a la producción de contenidos estructurados, modulares, reutilizables y metaetiquetados. Sin embargo, si el XML no se considera por su verdadero valor, un facilitador de backend para el éxito de la madurez del contenido, presenta desafíos para las organizaciones.
La mayoría de las herramientas nativas de creación de XML tienen una interfaz de usuario muy técnica, lo que no es ideal para la mayoría de sus autores no técnicos de toda la empresa, que quieren centrarse en impartir conocimientos, no en aprender sobre nuevas tecnologías. Existen algunas Herramientas de autoría XML diseñadas para «ocultar el XML» y facilitar el etiquetado de contenidos XML, pero que a menudo requieren que los usuarios tengan un profundo conocimiento del dominio en el que trabajan y de las etiquetas que utilizan..
Para que XML tenga éxito, hay que centrarse en «qué» necesita el contenido y no en los tecnicismos de «cómo» funciona el contenido, es decir, el XML y las etiquetas de metadatos. Una vez establecida la facilidad de uso, los expertos en la materia (PYME) pueden seguir creando contenidos empresariales de alto valor en herramientas de software cotidianas que están acostumbrados a utilizar, como Microsoft Word.
Superar los retos del esquema XML
La tasa de adopción de esquemas XML en las empresas sigue evolucionando. Las empresas que operan en determinados sectores verticales, como gobierno y organismos reguladores han evolucionado y comprenden la necesidad de contenidos estructurados y reutilizables. Y hemos visto cómo las editoriales de tecnología adoptaban XML para la creación de contenidos, pero cuando se trata de la creación de contenidos generalizada por parte de los usuarios empresariales existe una enorme oportunidad. ¿Qué les frena?
Muchos esquemas son extremadamente potentes, pero también extremadamente complejos de entender, crear y mantener. Pero para un empresa digitalmente activa, los contenidos redactados por analistas financieros y jurídicos o los equipos de marketing de productos no son programadores técnicos. La clave de una adopción satisfactoria es ofrecer la facilidad y usabilidad de Microsoft Word con la potencia de XML, es decir, contenido estructurado.
Además, existen muchos esquemas XML de autoría y publicación en el mercado. Por ejemplo, los esquemas XML como el S1000D para el sector aeroespacial y de defensa, y el SPL para el etiquetado de medicamentos de la FDA, son específicos del sector. También existen esquemas personalizados para una empresa o caso de uso, pero hay esquemas genéricos, basados en una arquitectura abierta, que permiten la especialización para múltiples industrias o empresas.
Cuando se aplica un esquema XML, debe estar en el contexto de la organización de estrategia de contenidos y sus resultados empresariales objetivo. Si el objetivo es cumplir la normativa de un mercado concreto con una autoridad específica, puede aplicarse un esquema específico vertical como S1000D, SPL o MSL.
Muchas de las empresas globales actuales tienen un objetivo: ofrecer un excelente servicio al cliente. Para atender con éxito a todos los clientes, estén donde estén, la empresa dispondrá de múltiples tipos de información, desde material de marketing y políticas y procedimientos hasta documentación de productos. En este caso, una arquitectura XML abierta con especializaciones como Smart Content de Quark, que puede escalarse para contenidos de toda la empresa, es la opción recomendada para ellos.
El esquema XML es la tecnología que permite producir contenidos modulares, reutilizables y semánticos. Es una vía para abordar la complejidad que rodea a los contenidos, sobre todo para apoyar la capacidad de sus organizaciones de reutilizar contenidos y variaciones globales de esos contenidos.
Recordatorios importantes
El arquitecto de contenidos o de información de la organización suele ser el responsable de definir y mantener los esquemas XML, ya que es el que tiene la experiencia en esquemas basados en XML, metadatos y taxonomías, gestión de componentes estructurados e integración de datos con ecosistemas de contenidos más amplios. Los redactores de contenidos deben conocer las mejores prácticas de componente o autoría modular y metaetiquetado, pero no debería ser necesaria formación o conocimientos de XML.
Además, el esquema debe equilibrar la necesidad de estructura de contenidos con la facilidad de uso. Debe ser fácil de configurar, desplegar, actualizar y procesar para los redactores de contenidos con herramientas de bajo código o sin código. Como sigue siendo en gran medida XML, captura la semántica y se convierte en un habilitador para la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático, que alimenta su Estrategia de contenidos inteligente y permite a sus organizaciones saber si el contenido creado y publicado está logrando los resultados deseados.
Para ejecutar con éxito enterprise content strategy, las organizaciones deben primero echar un vistazo a sus procesos de creación de contenidos y alimentar la capacidad de los creadores de contenidos para adoptar un enfoque basado en XML para la autoría. Esta estrategia de componentes de contenido estructurado apoyará su capacidad para impulsar la producción eficiente, la reutilización, publicación omnicanal, traducción y regionalización y contenidos actualizados, conformes y personalizados.
Es importante recordar que no existe una solución única para todos los esquemas XML. Investigue y pregunte a otras organizaciones cómo utilizan los esquemas. Esta información le ayudará a minimizar las barreras técnicas y a desarrollar una estrategia de contenidos que funcione para su empresa y acelere la obtención de valor para todos sus destinatarios.
Quark Publishing Platform (QPP) NextGen minimiza las barreras técnicas al adoptar un enfoque abierto, de bajo código / sin código para la creación de contenidos. Automatiza la creación de componentes Smart Content modulares y ricos en semántica que pueden reutilizarse a lo largo del ciclo de vida de los contenidos.
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