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by martin owen  |  Agosto 4, 2022

Il ruolo del contenuto nella conformità

Content Complexity

Aumenta la consapevolezza della conformità dei contenuti in tutta la tua organizzazione per “FRONTARE” meglio le sfide

Molte organizzazioni lottano con la complessità del contesto e la conformità alle normative perché non hanno centralizzato le operazioni relative ai contenuti. Tendono inoltre a perdere il quadro più ampio in termini di pianificazione e adozione della tecnologia giusta per aiutarli a creare e gestire in modo efficiente contenuti conformi con velocità e scalabilità.

Migliaia di contenuti, rivolti o meno al cliente, vivono in numerosi sistemi aziendali. Garantire che sia tutto conforme è un’ulteriore sfida perché così tante persone in tutte le funzioni sono coinvolte nella creazione, revisione, gestione e distribuzione. Ma la conformità per la gestione dei contenuti è una considerazione chiave, soprattutto in settori altamente regolamentati come i servizi finanziari, la sanità, il settore farmaceutico e il governo.

Quark è consapevole dei rischi di azioni legali, sanzioni pecuniarie, interruzione dell’attività, perdita di entrate e danni alla reputazione causati dal mancato rispetto delle leggi governative, dei regolamenti di settore o delle best practice prescritte che sono troppo reali e troppo gravi per essere ignorati. È interessante notare che A uno studio di Ponemon e Globalscape ha riportato che la non conformità è tre volte più costosa della conformità se si considerano i costi: 5,47 milioni di dollari per conformarsi rispetto a una media di 14,82 milioni di dollari per non conformarsi.

Poiché Quark opera nel settore della tecnologia dei contenuti e lavora con clienti che devono soddisfare determinati standard di conformità, abbiamo deciso di sponsorizzare un webinar con la settimana della conformità il “The Role of Content in Compliance” con la relatrice in primo piano Kathleen Pierce, principale analista di Forrester, specializzata in strategia e operazioni relative ai contenuti. Vorrei toccare alcune delle idee chiave che ha condiviso che risuonano con me.

Promuovere una cultura della conformità

Nel webinar, Kathleen ha spiegato che i professionisti delle operazioni sui contenuti e della conformità sono partner naturali che dovrebbero lavorare insieme per creare e mantenere un modello di rischio con collegamenti alle leggi e ai regolamenti che regolano il tuo settore e quindi la tua azienda per paese e regione. Idealmente, la conformità dovrebbe essere integrata in ogni fase della gestione del ciclo di vita dei contenuti: pianificazione, creazione, collaborazione, assemblaggio, pubblicazione e analisi.

Fai attenzione al pericolo nelle combinazioni di contenuti

Kathleen ha anche notato nella sua presentazione che non ci sono molti contenuti unici all’interno di un’organizzazione. Piuttosto, il contenuto tende a utilizzare e riutilizzare le stesse informazioni e messaggi sottostanti in molti modi diversi. I problemi di conformità tendono a sorgere quando il contenuto esistente viene combinato o ricombinato utilizzando processi manuali con una mancanza di larghezza di banda del revisore. In effetti, copiare e incollare parti di numerosi documenti in uno nuovo richiede molto tempo, moltiplica la probabilità di errori e rende difficile la personalizzazione.

Prendi in considerazione l’adozione di contenuti modulari per il riutilizzo e la scalabilità

I documenti tradizionali sono lineari e monolitici, ma i contenuti modulari sono suddivisi in componenti (suddivisi in segmenti che possono essere blocchi di testo, dati, immagini, diapositive, ecc.) e contrassegnati con metadati in modo che possano essere combinati e riutilizzati in modo dinamico. Secondo la presentazione di Kathleen, il contenuto modulare è l’unico modo per “FRONTARE” la complessità e la conformità del contenuto, che significa “crearlo una volta e pubblicarlo ovunque”. Esattamente! Non riscrivere quando puoi riutilizzare per la pubblicazione omnicanale per aumentare la precisione riducendo al tempo stesso il time-to-market.

Valuta gli strumenti tecnologici disponibili

Kathleen lavora nel campo dei contenuti da quasi 30 anni e ha assistito all’evoluzione del panorama tecnologico nel corso di questo periodo. Nella sua presentazione, ricorda alle organizzazioni che non devono “zoppicare con strumenti obsoleti”. Naturalmente, non potremmo essere più d’accordo dal momento che forniamo automazione per la creazione di contenuti e software di intelligence per aiutare le aziende a raggiungere i propri obiettivi, inclusa la conformità.

I contenuti sono affari complessi. È anche costoso, non solo in termini di costi di produzione generali, ma anche quando si tiene conto delle regole e dei regolamenti che devono essere seguiti per il bene superiore. Per esempio, Lettore di scienze della vitaha riportato una statistica che costa tra $ 800 milioni e $ 1,2 miliardi per portare un nuovo farmaco sul mercato e il 25% di questo costo è associato al rispetto dei requisiti normativi sui contenuti. E ancora, non stiamo parlando di contenuti rivolti al cliente. Agenzie di regolamentazione come la FDA rilasciano citazioni alle aziende farmaceutiche per inadeguatezza o mancanza di adeguate procedure operative standard (SOP) per i controlli di produzione e di processo. Vengono inoltre citati se le revisioni di tali procedure non sono documentate correttamente.

Misurare il rischio e la maturità in tutte le funzioni relative ai contenuti è molto importante, come ha notato Kathleen nella sua presentazione. E con la piattaforma giusta, puoi consentire a un’intera gamma di creatori di contenuti centralizzati e decentralizzati di fornire asset di contenuti in modo più rapido, accurato ed economico rispettando i requisiti di conformità.

Ho coperto solo alcuni dei punti salienti della presentazione informativa di Kathleen con molti altri consigli pratici su come integrare la conformità nei tuoi contenuti e nella cultura organizzativa. Ti consigliamo di guardare il replay di “The Role of Content in Compliance” Qui.

E per saperne di più Quark Publishing Platform (QPP) NextGen e come può aiutare i tuoi esperti in materia a creare contenuti modulari, riutilizzabili e controllati dalla conformità all’interno di una tassonomia universale a livello aziendale, richiedi una demo.

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