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by Emerson Welch  |  Novembre 17, 2023

Dare potere ai creatori di contenuti: L’authoring strutturato e la conformità resi facili con Microsoft Word

Autore strutturato

Nell’attuale panorama in evoluzione dei contenuti aziendali, rimanere efficienti e produttivi non è un lusso, ma una necessità assoluta. Se è stanco e frustrato dalla complessità di alcune interfacce di authoring strutturato durante la creazione dei suoi contenuti, la buona notizia è che esiste una soluzione che supera questi ostacoli: l’authoring strutturato all’interno di Microsoft Word.

Oggi è diffusa l’idea errata che la scrittura di contenuti strutturati richieda uno strumento di authoring dedicato basato su XML. Spesso con una curva di apprendimento complicata, e che gli utenti devono conoscere uno schema come DITA o DocBook, il che rende difficile la collaborazione con i non scrittori. Non più!

In questo blog, approfondiremo i modi in cui può sfruttare la potenza di Microsoft Word con un plug-in per l’authoring strutturato, stabilendo un flusso di lavoro di squadra senza soluzione di continuità, e i vantaggi che porta ai creatori di contenuti, come ad esempio la promozione di una collaborazione efficace con gli esperti di materia. Esploreremo anche il modo in cui garantisce la conformità, in particolare nei settori altamente regolamentati come quello delle scienze biologiche, e analizzeremo un’avvincente storia di successo per illustrare i vantaggi reali di Microsoft Word per l’authoring di contenuti strutturati.

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Sfruttare Microsoft Word per l’Authoring strutturato

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di Microsoft Word per l’authoring strutturato è la sua accessibilità, che consente di generare rapidamente contenuti e documentazione. I modelli e gli stili integrati semplificano le attività di creazione dei contenuti, rendendo il processo efficiente e lineare. Funzioni come l’autofill e il mail merge accelerano ulteriormente la creazione di contenuti, migliorando l’efficienza complessiva.

Inoltre, la pubblicazione omnichannel è immersa all’interno di Microsoft Word, rendendo il processo di riutilizzo e pubblicazione dei contenuti su diversi canali di output un gioco da ragazzi, senza compromettere l’accuratezza, il formato o il design. Gli scrittori possono vedere un’anteprima renderizzata di come apparirà il loro contenuto per HTML, PDF, app mobile e altro ancora, tutto dall’interno della loro interfaccia di Word. Si tratta di un notevole risparmio di tempo che riduce gli errori, consentendo ai creatori di contenuti di concentrarsi sulle loro attività principali.

L’estensibilità di Microsoft Word supporta anche schemi XML come DocBook e modelli di contenuto personalizzati, consentendo ai creatori di contenuti di creare mappe di stile per un’organizzazione più efficace dei contenuti. Ciò significa che i vecchi documenti semi-strutturati possono essere mappati e importati in massa nei nuovi modelli di contenuto, pronti per essere riutilizzati nel repository del Component Content Management System (CCMS). Questo processo consente di risparmiare ore preziose che altrimenti verrebbero impiegate per la ri-autorizzazione e il lavoro tecnico. È uno strumento potente per la conversione dei contenuti.

Dare potere ai creatori di contenuti con Microsoft Word

Una caratteristica distintiva di Microsoft Word per l’authoring strutturato è la sua facilità d’uso, che elimina la necessità per i creatori di contenuti di acquisire competenze tecniche o di seguire una formazione approfondita su standard complessi come DITA o XML. La generazione automatica di XML snellisce la creazione di contenuti, rendendola altamente efficiente. Pertanto, i creatori di contenuti possono scrivere nello stesso modo familiare con cui scrivono qualsiasi altro documento Word, senza doversi cimentare con XML, schemi, tassonomie o imparare un nuovo software di authoring. È semplicissimo.

Inoltre, l’interoperabilità di Microsoft Word supporta il co-authoring, consentendo a diverse parti interessate di fornire un feedback su diverse sezioni di un documento mentre ci lavorano contemporaneamente. Queste modifiche vengono unite automaticamente, accelerando il processo di creazione dei contenuti. I commenti e i suggerimenti che fanno parte del flusso di revisione e approvazione massimizzano ulteriormente la produttività del flusso di lavoro e la qualità dei contenuti. Le parti interessate possono rivedere la cronologia delle collaborazioni, rendendo più facile la comprensione del contesto dei cambiamenti nel tempo.

Nella fase successiva alla revisione e all’approvazione, gli amministratori e gli architetti dei contenuti possono importare le revisioni in XML e automatizzare la conversione dei file .docx semi-strutturati in componenti di contenuto completamente strutturati, che vengono archiviati in un CCMS. Questi componenti sono pronti per essere assemblati per essere utilizzati nella nuova documentazione. Gli amministratori aziendali possono facilmente occuparsi della manutenzione del sistema e apportare miglioramenti utilizzando Microsoft Word, assicurando che i sistemi rimangano aggiornati ed efficienti per i contenuti futuri.

Sostenere la conformità con Microsoft Word

Per i settori altamente regolamentati come quello farmaceutico e delle scienze della vita, è fondamentale utilizzare un formato familiare per una gestione dei contenuti senza soluzione di continuità. Le organizzazioni possono adottare l’authoring strutturato utilizzando Microsoft Word, un’interfaccia che semplifica il processo con un plug-in facile da usare, riducendo al minimo la formazione degli utenti e i requisiti di assistenza. Lo schema neutrale per le agenzie evita le modifiche obbligatorie dei contenuti quando gli standard di presentazione XML si evolvono, assicurando che la sua conformità rimanga intatta. Questa capacità è particolarmente cruciale nei settori regolamentati come quello farmaceutico, dove la conformità agli standard e alle normative in evoluzione è di estrema importanza.

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Vantaggi dell’utilizzo di Microsoft Word per l’authoring strutturato in settori altamente regolamentati

Le industrie altamente regolamentate desiderano i vantaggi dell’automazione, ma richiedono il massimo livello di qualità e conformità nel processo. Prendiamo ad esempio un settore altamente regolamentato come quello farmaceutico: i farmaci vengono costantemente aggiornati in base ai requisiti delle autorità sanitarie e alle registrazioni di eventi avversi, il che significa che il loro contenuto deve poter essere facilmente aggiornato in ogni momento.

Poiché i consumatori di questi contenuti sono pazienti che hanno un bisogno estremo di terapie nuove e migliorate, i contenuti devono essere creati e aggiornati il più velocemente possibile. I vantaggi dell’utilizzo di Microsoft Word per l’authoring strutturato in settori altamente regolamentati sono ampi:

  • Aiuta le aziende come quelle farmaceutiche a creare e gestire la documentazione normativa conforme, compresa l’etichettatura dei prodotti, l’etichettatura clinica, le specifiche dei test e altro ancora.

  • Le sue funzioni integrate di tracciamento e commento rendono facile la collaborazione e la revisione dei documenti con più parti interessate e l’unione dei feedback delle autorità sanitarie direttamente in Microsoft Word.

  • Il suo supporto per i contenuti strutturati aiuta anche le aziende ad automatizzare la creazione delle submission normative con modelli preconfigurati per output come USPI, SmPC, Product Monograph e altro ancora, passando dalla creazione manuale all’assemblaggio automatizzato con revisione umana.

Caso di studio: Azienda farmaceutica leader mondiale

Approfondiamo un esempio reale di come l’utilizzo di Microsoft Word per l’authoring strutturato possa potenziare i creatori di contenuti e semplificare la creazione di contenuti e la conformità.

In questo caso, un’azienda farmaceutica leader a livello mondiale ha compiuto passi significativi per migliorare la propria conformità legale e normativa, utilizzando ComplianceAuthor® AI, integrato con Quark Publishing Platform (QPP). Il risultato è un processo semplificato che consente ai creatori di contenuti di rivedere e riutilizzare i contenuti mantenendo la conformità e riducendo al minimo i rischi normativi. QPP svolge un ruolo fondamentale nell’incorporazione di componenti di contenuto strutturati e dinamici che contengono XML generato automaticamente per facilitare l’assemblaggio e l’uscita omnichannel. Di conseguenza, diversi reparti possono scrivere efficacemente contenuti XML strutturati all’interno del familiare ambiente di Microsoft Word, senza richiedere alcuna formazione tecnica su XML. Questo fornisce una soluzione di automazione dei contenuti end-to-end per un flusso di lavoro di reclamo sostenuto.

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In conclusione, Microsoft Word offre una soluzione completa per l’authoring strutturato, rispondendo alle esigenze di conformità dei creatori di contenuti, soprattutto nei settori altamente regolamentati. La sua interfaccia facile da usare, l’estensibilità e le funzioni di collaborazione la rendono uno strumento potente per potenziare i creatori di contenuti e migliorare la produttività, la qualità e la conformità. Perché complicarsi la vita quando può scegliere Microsoft Word per creare e gestire i suoi contenuti, facendo scalare la sua attività a un ritmo più veloce?

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