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by Emerson Welch  |  avril 14, 2022

10 signes indiquant qu’il est temps d’automatiser vos processus de gestion de contenu

Content Intelligence

Comment la gestion moderne du cycle de vie du contenu garantit un avenir radieux pour le contenu

Le volume de contenu augmente parce que les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs créent plus d’informations à partager avec leur public via de multiples canaux, notamment l’impression, les sites web de bureau et mobiles et les plateformes de médias sociaux. Il se peut que votre entreprise ait du mal à répondre aux attentes de vos parties prenantes en matière de contenu, en particulier si vos processus et vos logiciels reflètent encore un flux de travail traditionnel pour le contenu imprimé qui nécessite une adaptation manuelle pour chaque public et chaque canal.

Compte tenu du rythme des changements et des exigences croissantes (et en constante évolution), il n’est pas surprenant que vous remettiez en question votre stratégie de gestion de contenu. Vous vous demandez peut-être si votre entreprise publie un contenu qui suscite l’intérêt de votre public de manière efficace et qui l’atteint par le biais de tous les canaux appropriés. Dans les secteurs réglementés, comme l’industrie pharmaceutique, les parties prenantes pourraient craindre que les informations ne répondent pas aux exigences de conformité réglementaire. Ce ne sont là que quelques exemples de ce qui empêche les équipes de contenu et les cadres dirigeants de dormir.

De nombreux facteurs poussent une entreprise à investir dans une nouvelle infrastructure informatique. À l’ère du Big Data, les organisations ont rapidement adopté des technologies pour mieux gérer la croissance des données et, surtout, pour exploiter la puissance des données afin de prendre des décisions commerciales plus intelligentes. Il en va de même dans ce que nous pourrions appeler l’ère du « Big Content ». Il est donc temps d’évaluer votre niveau de maturité en matière de gestion de contenu et d’investir dans des technologies permettant de mieux gérer votre écosystème de contenu et d’assurer sa préparation à l’avenir.

Si vous pensez que l’une de ces affirmations reflète l’état actuel du contenu de votre organisation, il est temps d’envisager l’automatisation des étapes de la gestion du cycle de vie du contenu :

  • Nous devons publier davantage sans augmenter la taille de notre équipe.
  • Les clients veulent une expérience mobile optimisée, donc un PDF n’est pas suffisant.
  • Je passe trop de temps à recréer du contenu dont je sais qu’il existe déjà.
  • Nous ne pouvons pas pénétrer de nouveaux marchés car nous ne pouvons pas répondre aux demandes de contenu de l’entreprise.
  • Nous devons réduire le coût de localisation (ou de traduction) de notre contenu.
  • Au moment où nous publions du contenu et le livrons aux clients, il est déjà obsolète
  • Nos documents réglementés contiennent trop d’erreurs.
  • Les clients se plaignent d’incohérences de contenu sur l’ensemble des canaux (imprimés ou numériques).
  • Garder une trace des changements de contenu est impossible.
  • Nous n’avons pas d’intelligence de contenu, nous ne pouvons donc pas mesurer ou améliorer le ROI du contenu.

Modernisez le cycle de vie de votre gestion de contenu

Pour réussir et acquérir un avantage concurrentiel, votre entreprise doit moderniser sa stratégie de contenu ainsi que les étapes et les systèmes impliqués afin de répondre aux exigences de vos clients, prospects, régulateurs et employés. Les consommateurs dévorent le contenu à un rythme effréné, adoptant une approche en libre-service pour trouver les informations qu’ils souhaitent et prendre des décisions rapidement. Il est donc plus important que jamais de développer un contenu significatif et personnalisé et de le publier au bon endroit afin d’attirer l’attention de votre public. N’oubliez pas que vous n’avez qu’une seule chance de faire une première impression durable avec votre contenu.

L’automatisation peut vous aider à faire une première impression positive. Mais le processus commence à l’intérieur de l’organisation.

Votre entreprise aura du mal à répondre aux demandes de contenu des clients si vos processus et vos logiciels reflètent encore le modèle traditionnel de flux de travail du contenu, qui consiste à adapter manuellement le contenu à chacun des nombreux canaux imprimés et numériques. Grâce à l’automatisation du contenu, votre entreprise peut gagner du temps et de l’argent et permettre à vos experts en la matière de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux.

Voici les principaux avantages de la modernisation du cycle de vie du contenu grâce à l’automatisation :

Créer des composants de contenu réutilisables

Selon IDC, les employés passent en moyenne 26 heures par semaine à créer ou à modifier du contenu. L’automatisation du contenu permet à vos PME de passer de la création de documents statiques et « uniques », dans lesquels le contenu est enfermé dans un PDF, à une approche de création structurée/modulaire dans l’environnement familier de Microsoft Word. Il est ainsi facile de créer des composants de contenu réutilisables qui peuvent être intégrés de manière transparente dans des formats omnicanaux en quelques clics. Le XML est généré automatiquement et vos composants réutilisables sont étiquetés directement avec des métadonnées pour faciliter la recherche et le suivi dans l’ensemble du contenu.

Réduire les cycles de révision et d’approbation pour une mise sur le marché plus rapide

Un flux de travail automatisé favorise une véritable collaboration sur le contenu, de sorte que les équipes chargées du contenu peuvent travailler avec des PME et d’autres personnes clés (approvisionnement, service juridique, RH, etc.) pour attribuer, réviser, commenter et approuver le contenu à tour de rôle et rationaliser ces processus qui prennent du temps et sont sources d’erreurs. Grâce à l’automatisation, votre organisation peut raccourcir les cycles de révision de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines, par rapport à un processus de publication traditionnel, en centralisant la collecte des commentaires et le contrôle des versions. Par exemple, un auteur peut créer des composants de contenu réutilisables qui conservent le contenu source disponible dans ce seul composant, de sorte que personne n’a besoin de réviser ou de mettre à jour plusieurs documents à chaque fois qu’une modification est apportée. Si un composant de contenu est mis à jour, le contenu mis à jour n’est examiné et approuvé qu’une seule fois.

Faciliter l’assemblage

Dans un flux de travail d’automatisation du contenu, toutes les tâches manuelles précédentes sont automatisées par les composants de contenu réutilisables qui contiennent des métadonnées XML, que le système peut interpréter. De plus, les modèles de documents sont conçus pour automatiser les règles de mise en page et de formatage et peuvent être reliés dynamiquement aux ressources contributives afin d’éliminer le copier-coller manuel d’éléments tels que les graphiques, les tableaux, les images et les fichiers vidéo. Les concepteurs peuvent se concentrer sur ce qu’ils font le mieux : déterminer les règles de conception et de mise en page du modèle. L’auteur du contenu peut désormais voir à quoi ressemblera le contenu dans chaque format de sortie tout en continuant à rédiger le contenu et ne doit pas attendre que l’équipe créative mette en page le contenu. Votre organisation peut réduire le délai de publication de son contenu de plusieurs semaines à quelques secondes.

Révolutionner l’édition

Dans les flux de travail de publication traditionnels, chaque document unique mobilise les ressources créatives et crée un goulot d’étranglement. L’automatisation des processus de publication permet aux équipes de prolonger la durée de vie des ressources de contenu en les réutilisant pour les utiliser dans différents formats et canaux (par exemple, imprimé, web, mobile). Plus important encore, elle permet également à votre équipe de créer et de fournir un contenu omnicanal personnalisé tout en prenant en charge les exigences d’évolutivité internes et externes, telles que la localisation et la traduction. L’ère du Big Content va continuer à révolutionner la création jusqu’à la consommation, alors ne laissez pas les processus et technologies de publication hérités freiner votre organisation en compromettant l’expérience client. Augmentez vos délais de commercialisation, répondez aux attentes de vos clients en termes de délais et de moyens, et capitalisez sur les opportunités de revenus grâce à l’automatisation du contenu.

Créer un contenu intelligent

Votre contenu contient des informations essentielles qui non seulement permettent à l’entreprise de fonctionner, mais qui peuvent être transformées en informations et en connaissances qui vous permettent de l’améliorer en permanence et de conserver un avantage concurrentiel. En ajoutant de l’intelligence à votre contenu, vous pouvez recueillir des données sur la manière dont vos publics externes s’engagent et consomment votre contenu. Vous pouvez constater l’efficacité – ou l’inefficacité – de votre contenu, ce qui permet aux parties prenantes non seulement d’améliorer l’efficacité du contenu, mais aussi de connaître le véritable retour sur investissement de la création de contenu par rapport à vos coûts de production.

L’automatisation de vos processus de gestion de contenu garantit que votre organisation peut atteindre ses objectifs les plus importants – de la transformation numérique et de la satisfaction des clients à la conformité réglementaire et à la génération de revenus. L’approche moderne de Quark en matière de gestion du cycle de vie des contenus vous permet d’automatiser chaque étape de la création et de la publication des contenus, y compris la collaboration, l’assemblage et l’analyse – tous les domaines que nous évoquons ci-dessus. Et nous venons de sortir la dernière version de Quark Publishing Platform (QPP) NextGen, notre plateforme SaaS pour la création de contenu unifié, l’automatisation et l’intelligence. Cliquez ici pour en savoir plus.

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