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by Emerson Welch  |  Aprile 14, 2022

10 segni che è ora di automatizzare i processi di gestione dei contenuti

Content Intelligence

Come la moderna gestione del ciclo di vita dei contenuti assicura un futuro brillante ai contenuti

Il volume dei contenuti è in aumento perché le organizzazioni di tutte le dimensioni e di tutti i settori creano più informazioni da condividere con il proprio pubblico attraverso più canali, tra cui la stampa, i siti web desktop e mobili e le piattaforme dei social media. La vostra azienda potrebbe avere difficoltà a soddisfare le aspettative di contenuto dei vostri stakeholder, soprattutto se i vostri processi e software riflettono ancora un flusso di lavoro tradizionale per i contenuti di stampa che richiede un adattamento manuale per ogni pubblico e canale.

Considerando la velocità di cambiamento e le crescenti esigenze (in continua evoluzione) di oggi, non sorprende che stiate mettendo in discussione la vostra strategia di gestione dei contenuti. Forse dubitate che la vostra azienda pubblichi contenuti che coinvolgano efficacemente il vostro pubblico e lo raggiungano attraverso tutti i canali giusti. Per i settori regolamentati come quello farmaceutico, gli stakeholder potrebbero temere che le informazioni non soddisfino i requisiti di conformità alle normative. Questi sono solo alcuni esempi di ciò che tiene svegli i team di contenuti e i leader esecutivi.

Sono molti i fattori che spingono un’azienda a investire in una nuova infrastruttura IT. Nell’era dei Big Data, le organizzazioni si sono affrettate ad adottare tecnologie per gestire meglio la crescita dei dati e, soprattutto, per sfruttare la potenza dei dati per prendere decisioni aziendali più intelligenti. Lo stesso vale per quella che potremmo definire l’era dei Big Content. È quindi giunto il momento di valutare il vostro livello di maturità nella gestione dei contenuti e di investire in tecnologie per gestire meglio il vostro ecosistema di contenuti e garantirne la preparazione futura.

Se credete che una di queste affermazioni rifletta lo stato attuale dei contenuti della vostra organizzazione, allora è il momento di prendere in considerazione l’automatizzazione delle fasi di gestione del ciclo di vita dei contenuti:

  • Abbiamo bisogno di pubblicare di più senza aumentare le dimensioni del nostro team.
  • I clienti vogliono un’esperienza mobile ottimizzata, quindi un PDF non è sufficiente.
  • Passo troppo tempo a creare contenuti che so già esistere.
  • Noi non possono entrare in nuovi mercati perché non riusciamo a stare al passo con le richieste di contenuti dell’azienda.
  • Dobbiamo ridurre i costi di localizzazione (o traduzione) dei nostri contenuti.
  • Nel momento in cui pubblichiamo i contenuti e li consegniamo ai clienti, sono già obsoleti
  • I nostri documenti regolamentati hanno troppi errori.
  • I clienti si lamentano delle incoerenze dei contenuti tra i vari canali (stampa e digitale).
  • Tenere traccia delle modifiche ai contenuti è impossibile.
  • Non abbiamo una content intelligence, quindi non possiamo misurare o migliorare il content ROI.

Modernizzare il ciclo di vita della gestione dei contenuti

Per avere successo e ottenere un vantaggio competitivo, la vostra azienda deve modernizzare la propria strategia di contenuti e le fasi e i sistemi coinvolti per soddisfare le richieste di clienti, prospect, enti normativi e dipendenti. I consumatori divorano contenuti a un ritmo epico, adottando un approccio self-service per trovare le informazioni che desiderano e prendere decisioni rapidamente. Per questo è più importante che mai sviluppare contenuti significativi e personalizzati e pubblicarli nel posto giusto per coinvolgere con successo il vostro pubblico. Ricordate che avete una sola possibilità di fare una prima impressione duratura con i vostri contenuti.

L’automazione può aiutarvi a dare una prima impressione positiva. Ma il processo inizia dall’interno dell’organizzazione.

La vostra azienda faticherà a tenere il passo con le richieste di contenuti da parte dei clienti se i vostri processi e software riflettono ancora il modello tradizionale di flusso di lavoro dei contenuti, in cui questi vengono adattati manualmente per ciascuno dei diversi canali di stampa e digitali. Con l’automazione dei contenuti, la vostra organizzazione può risparmiare tempo e denaro e mantenere gli esperti di materia (PMI) concentrati su ciò che sanno fare meglio.

Ecco i principali vantaggi della modernizzazione del ciclo di vita dei contenuti con l’automazione:

Creare componenti di contenuto riutilizzabili

Secondo IDC, i dipendenti dedicano in media 26 ore alla settimana alla creazione o alla modifica di contenuti. L’automazione dei contenuti consente alle PMI di passare dalla creazione di documenti statici, “una tantum”, in cui i contenuti sono bloccati all’interno di un PDF, a un approccio di authoring strutturato/modulare nel familiare ambiente di Microsoft Word. Ciò semplifica la creazione di componenti di contenuto riutilizzabili che possono essere integrati senza problemi nei formati omnichannel con pochi clic. L’XML viene generato automaticamente e i componenti riutilizzabili vengono etichettati direttamente con i metadati per facilitare la ricerca e il monitoraggio dell’intero patrimonio di contenuti.

Riduzione dei cicli di revisione e approvazione per un time to market più rapido

Un flusso di lavoro automatizzato favorisce una vera e propria collaborazione sui contenuti, in modo che i team che si occupano dei contenuti possano collaborare con le PMI e con altre figure chiave (addetti agli acquisti, legali, risorse umane, ecc.) per assegnare, rivedere, commentare e approvare i contenuti a turno e snellire questi processi che richiedono tempo e sono soggetti a errori. Con l’automazione, la vostra organizzazione può abbreviare i cicli di revisione di giorni o addirittura settimane rispetto a un processo di pubblicazione tradizionale, centralizzando la raccolta dei feedback e il controllo delle versioni. Ad esempio, un autore può creare componenti di contenuto riutilizzabili che mantengono il contenuto di partenza disponibile in quell’unico componente, in modo che nessuno debba rivedere o aggiornare più documenti ogni volta che viene apportata una modifica. Se un componente di contenuto viene aggiornato, il contenuto aggiornato viene rivisto e approvato una sola volta.

Facilità di montaggio

In un flusso di lavoro di automazione dei contenuti, tutte le attività manuali precedenti sono automatizzate dai componenti di contenuto riutilizzabili che contengono metadati XML, che il sistema è in grado di interpretare. Inoltre, i modelli di documento sono progettati per automatizzare le regole di layout e formattazione e possono collegarsi dinamicamente agli asset che vi contribuiscono per eliminare il copia e incolla manuale di elementi quali grafici, tabelle, immagini e file video. I progettisti possono concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: determinare il design del modello e le regole di layout. L’autore dei contenuti può ora vedere come apparirà il contenuto in ogni formato di output mentre sta scrivendo il contenuto e non deve aspettare che il team creativo impagini il contenuto. La vostra organizzazione può ridurre i tempi di pubblicazione dei contenuti da settimane a secondi.

Rivoluzionare l’editoria

Nei flussi di lavoro editoriali tradizionali, ogni singolo documento esaurisce le risorse creative e crea un collo di bottiglia. L’automazione dei processi di pubblicazione consente ai team di estendere la vita degli asset di contenuto riproponendoli per l’uso in diversi formati e canali (ad esempio, stampa, web, mobile). Inoltre, consente al team di creare e distribuire contenuti omnichannel personalizzati, supportando al contempo i requisiti di scalabilità interna ed esterna, come la localizzazione e la traduzione. L’era dei Big Content continuerà a rivoluzionare la creazione e il consumo, quindi non lasciate che i processi e le tecnologie di pubblicazione tradizionali trascinino la vostra organizzazione compromettendo l’esperienza del cliente. Aumentate il vostro time to market, soddisfate le aspettative dei clienti nel modo giusto e nel momento giusto e capitalizzate le opportunità di guadagno con l’automazione dei contenuti.

Creare contenuti intelligenti

I vostri contenuti contengono informazioni critiche che non solo fanno funzionare l’azienda, ma possono essere trasformati in approfondimenti e conoscenze che vi permettono di migliorarla continuamente e di mantenere un vantaggio competitivo. L’aggiunta di intelligence ai vostri contenuti vi permette di acquisire dati sul modo in cui il pubblico esterno si impegna e consuma i vostri contenuti. È possibile vedere l’efficacia o l’inefficacia dei contenuti, fornendo così agli stakeholder non solo informazioni per migliorare l’efficacia dei contenuti, ma anche il reale ROI della creazione di contenuti rispetto ai costi di produzione.

L’automazione dei processi di gestione dei contenuti garantisce alla vostra organizzazione il raggiungimento degli obiettivi più importanti, dalla trasformazione digitale alla soddisfazione dei clienti, dalla conformità normativa alla generazione di profitti. L’approccio moderno di Quark alla gestione del ciclo di vita dei contenuti consente di automatizzare ogni fase della creazione e della pubblicazione dei contenuti, comprese la collaborazione, l’assemblaggio e l’analisi, tutte aree di cui abbiamo parlato sopra. Abbiamo appena rilasciato l’ultima versione di Quark Publishing Platform (QPP) NextGen, la nostra piattaforma basata su SaaS per la creazione unificata di contenuti, l’automazione e l’intelligence. Cliccate qui per saperne di più.

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