Quatre facteurs pour trouver la meilleure solution d’automatisation de votre contenu
Nous parlons beaucoup du rôle stratégique du contenu, de la façon dont il stimule la transformation numérique, de la satisfaction client et des revenus, et de l’importance de s’assurer qu’il est conforme aux exigences de l’entreprise et du secteur. Les entreprises qui produisent un grand volume de contenu dans une variété de formats (impression, Web, mobile et autres) sont inévitablement confrontées à la complexité et aux coûts.
Mais l’automatisation des flux de travail, la capture d’informations et la fermeture de la boucle du cycle de vie de votre contenu sont la clé pour relever ces défis. L’automatisation du contenu augmente également la vélocité de votre contenu, vous permettant de créer davantage de contenu adapté au bon public et de le diffuser via les bons canaux au bon moment.
La création, la révision, l’assemblage, la publication et l’analyse du contenu de votre entreprise sont des étapes fondamentales du cycle de vie du contenu. Et chaque département de votre organisation – du marketing à la comptabilité en passant par le juridique et plus encore – est probablement impliqué à une étape ou à une autre. C’est pourquoi l’évaluation d’une plate-forme d’automatisation de contenu doit être abordée comme un moyen d’établir un pipeline de contenu précis et efficace, qui constitue une source unique de vérité.
Mais comment choisir une plateforme d’automatisation de contenu ? Vos opérations commerciales, vos clients et, en fin de compte, votre marque dépendent de votre choix. Voici les quatre principaux facteurs à prendre en compte dans votre processus d’évaluation.
Ne comptez pas sur les solutions ponctuelles
La sélection d’une solution d’automatisation de contenu qui génère de la valeur commerciale, réduit les coûts et facilite la vie de vos collègues commence par comprendre la différence entre une solution ponctuelle et une plate-forme. Une solution ponctuelle peut être représentée graphiquement par un point, et un point est exceptionnellement bon pour une chose : terminer une phrase. De même, une application ponctuelle est très performante dans une activité du cycle de vie du contenu.
Prenez la création, par exemple. Les applications de traitement de texte sont efficaces pour aider les rédacteurs à créer du contenu. Mais ils sont ternes dans d’autres actions liées au contenu et travaillent souvent de manière isolée. Même les besoins essentiels en matière de création de contenu, tels que la collaboration et la gestion des flux de travail et des approbations, échappent à une solution ponctuelle.
Cela est problématique pour les entreprises ayant des processus de création de complexité moyenne à élevée. Un bon exemple en est la création d’une SOP bancaire (procédure opérationnelle standard). Les réglementations, politiques et procédures gouvernementales et d’entreprise strictes nécessitent la contribution d’experts en audit, en gestion des risques et en droit. Une solution ponctuelle n’a pas les fonctionnalités nécessaires pour gérer le processus de création et de révision, ce qui entraîne plusieurs défis, notamment des erreurs de processus, des avantages limités pour les utilisateurs au niveau du service uniquement, des processus de révision sujets aux erreurs, des incohérences d’outils et de modèles, et ajouté sur les équipes informatiques pour aider à mettre en œuvre, maintenir et dépanner l’application unique et déconnectée.
Par rapport à la période de la solution ponctuelle, une plate-forme peut être représentée graphiquement par un rectangle, et un rectangle supporte l’ensemble de la structure sur toutes ses dimensions. Ainsi, une plateforme peut prendre en charge
plusieurs départements de l’entreprise. Il réside sur une infrastructure informatique commune, idéalement basée sur SaaS, ce qui facilite son déploiement, sa maintenance et sa mise à jour. Il s’intègre également aux ensembles de données de base qui sont facilement disponibles pour favoriser la collaboration entre les utilisateurs autorisés dans toute l’entreprise.
L’aspect le plus important d’une plate-forme d’automatisation de contenu est qu’elle est conçue avec l’objectif final à l’esprit : fournir efficacement un contenu de valeur aux publics cibles où ils interagissent le plus. Par conséquent, il doit intégrer des technologies, des applications et des interfaces pour prendre en charge chaque étape du processus de contenu, de la création à la publication et à la distribution omnicanal.
Soutenir les investissements technologiques existants
Le processus de production de contenu d’entreprise est complexe car il implique plusieurs services, utilisateurs, types de contenu, types de fichiers, processus de collaboration, consommateurs de contenu et dispositifs de consommation de contenu. Mais toutes les complexités ne sont pas égales. Les besoins d’une entreprise de blogs boutique varient considérablement de ceux d’une banque Fortune 500. Lorsque vous évaluez les options, tenez compte non seulement du type de solution d’automatisation de contenu dont vous avez besoin, mais également de son adéquation avec votre infrastructure informatique existante.
Un bon « maillage » se résume à trois fonctionnalités clés : l’évolutivité, l’extensibilité et la sécurité.
Une solution d’automatisation de contenu doit évoluer pour prendre en charge plus d’utilisateurs sur plus d’emplacements afin de produire plus de contenu, de documents et de types de documents et prendre en charge des canaux de distribution croissants. Demandez-vous : est-il facile de déployer la solution dans d’autres services ? Avec quelle facilité le service informatique peut-il mettre en œuvre la solution pour répondre aux besoins des utilisateurs sur tous les sites ?
Il doit s’intégrer de manière transparente aux systèmes existants, sans les perturber. Dans quelle mesure est-il important pour vous d’extraire et d’intégrer le contenu et les données de vos systèmes existants dans le contenu que vous souhaitez publier ? Une société de courtage, par exemple, doit être en mesure d’extraire d’une base de données un graphique des performances boursières moyennes sur 12 mois et de le publier sur le navigateur Web d’un investisseur potentiel. Lors de l’évaluation de l’extensibilité de la technologie, assurez-vous que l’architecture de l’application et les interfaces de programmation prennent en charge les langages et les méthodes de programmation modernes, tels que les services Web RESTful qui sont utilisés pour créer les API plus communément appelées. Faites également une liste des systèmes et des bases de données que vos processus de contenu touchent. Plus le nombre de points de contact avec les données est élevé, plus une solution extensible sera précieuse pour votre entreprise.
Il devrait être facile de configurer votre solution d’automatisation de contenu pour qu’elle fonctionne avec vos systèmes de sécurité existants. Est-il livré avec son propre système de sécurité propriétaire ? Si tel est le cas, cela implique que le système est difficile à maintenir, non standard ou mal intégré. Trouvez une solution qui permet à votre entreprise de contrôler les mesures de sécurité dans l’ensemble de l’entreprise, telles que l’authentification unique (SSO), l’accès des utilisateurs et les droits d’autorisation sur des documents spécifiques. La flexibilité et la configurabilité des paramètres de sécurité de votre solution d’automatisation de contenu devraient être une exigence essentielle pour les entreprises opérant dans des secteurs hautement réglementés. En règle générale, dressez une liste des mandats réglementaires et des politiques de confidentialité que votre entreprise doit respecter afin de mieux comprendre les exigences de sécurité de votre organisation.
Évaluer les modèles de déploiement
Décider comment déployer votre solution d’automatisation de contenu est tout aussi important que choisir celle à mettre en œuvre. La façon dont vous déployez – hors site ou sur site – affecte les éléments suivants
- Coût total de possession de votre solution de publication (achat initial, mise en œuvre et maintenance)
- Besoins en personnel d’expertise informatique d’entreprise et besoins généraux en personnel au sein de l’organisation
- Problèmes d’approvisionnement en infrastructure, tels que le délai de déploiement, l’espace des installations, le coût par unité de stockage et la capacité de l’unité centrale de traitement (CPU)
- Capacités de continuité des activités et de reprise après sinistre
- Sécurité : non seulement de votre solution de publication, mais également de l’infrastructure qui la sous-tend
Dans un modèle de déploiement hors site, la plate-forme d’automatisation de contenu est hébergée par un fournisseur de services qui facture des frais mensuels ou annuels de logiciel en tant que service (SaaS) pour faire fonctionner votre plate-forme d’automatisation de contenu. Le fournisseur gère tout, depuis la capacité de stockage, l’informatique, la garantie de disponibilité pour se protéger contre les pannes, le maintien d’une connectivité haut débit pour les employés dispersés dans le monde et la prévision de la croissance. La diligence raisonnable doit révéler si les systèmes des fournisseurs potentiels ne respectent pas les normes de conformité réglementaire et/ou si leurs mesures de sécurité sont suffisamment robustes pour répondre aux besoins de l’organisation.
Bien que certaines organisations préfèrent la sécurité et le contrôle de l’hébergement de leurs logiciels elles-mêmes, un modèle de déploiement sur site installé, exploité et géré sur site peut être beaucoup plus coûteux, compte tenu des investissements nécessaires dans l’infrastructure informatique pour le prendre en charge et le maintenir. Cela peut également épuiser la bande passante des équipes informatiques du point de vue de la gestion. Les écosystèmes logiciels sont de plus en plus intégrés, et même les entreprises traditionnellement introverties profitent des avantages d’extensibilité de l’utilisation du cloud.
Alors quel modèle vous convient le mieux ? Les avantages d’un déploiement basé sur SaaS peuvent être substantiels et de nombreux systèmes, tels que les applications commerciales liées au marketing, sont passés presque exclusivement à des déploiements hors site. Alors que certaines industries réglementées, telles que les services financiers, peuvent encore avoir des problèmes de sécurité concernant l’hébergement tiers, cet état d’esprit est en train de changer en raison des options de cloud privé désormais disponibles. Prendre le train en marche SaaS vaut la peine d’être considéré.
Sélectionnez le bon partenaire pour éviter l’échec
L’adoption d’une plate-forme d’automatisation de contenu d’entreprise nécessite une réflexion approfondie. Lors de la sélection d’un fournisseur, vous ne voulez pas seulement un fournisseur, mais plutôt un partenaire collaboratif qui vous consulte pour optimiser la valeur et l’utilisation du système qu’il vend. Vous voulez qu’ils investissent dans votre réussite, pour vous aider à atteindre vos objectifs organisationnels.
Pour déterminer la différence entre un fournisseur ponctuel et un partenaire de plate-forme de confiance, posez-vous les questions suivantes :
- Possèdent-ils une expertise dans le domaine de l’automatisation de contenu ?
- S’agit-il d’un fournisseur expérimenté avec une expérience et des références éprouvées ?
- Peuvent-ils prendre en charge la création et la publication de contenu omnicanal réutilisable dans plusieurs langues ?
- Offrent-ils une solution d’automatisation de contenu complète, extensible et de bout en bout qui vous permettra de moderniser et de faire évoluer votre écosystème de contenu ?
- Est-il propriétaire de son portefeuille technologique et s’engage-t-il à innover en permanence ?
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