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by Emerson Welch  |  April 14, 2022

10 Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, Ihre Content-Management-Prozesse zu automatisieren

Content Intelligence

Wie modernes Content Lifecycle Management eine glänzende Content-Zukunft sichert

Das Volumen an Inhalten nimmt zu, da Unternehmen aller Größen und Branchen immer mehr Informationen erstellen, die sie über verschiedene Kanäle wie Printmedien, Desktop- und mobile Websites sowie Social-Media-Plattformen an ihre Zielgruppen weitergeben. Möglicherweise hat Ihr Unternehmen Schwierigkeiten, die Erwartungen Ihrer Stakeholder in Bezug auf Inhalte zu erfüllen, vor allem, wenn Ihre Prozesse und Software noch auf einem traditionellen Arbeitsablauf für gedruckte Inhalte basieren, der manuelle Anpassungen für jede Zielgruppe und jeden Kanal erfordert.

Angesichts des heutigen Tempos der Veränderungen und der wachsenden (und sich ständig weiterentwickelnden) Anforderungen ist es nicht verwunderlich, dass Sie Ihre Content-Management-Strategie in Frage stellen. Vielleicht bezweifeln Sie, dass Ihr Unternehmen Inhalte veröffentlicht, die Ihre Zielgruppen effektiv ansprechen und sie über die richtigen Kanäle erreichen. In regulierten Branchen wie der Pharmaindustrie könnten Stakeholder Bedenken haben, dass die Informationen nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies sind nur einige Beispiele dafür, was Content-Teams und Führungskräfte nachts auf Trab hält.

Es gibt viele Faktoren, die ein Unternehmen dazu bewegen, in eine neue IT-Infrastruktur zu investieren. In der Ära von Big Data haben Unternehmen schnell Technologien eingeführt, um das Datenwachstum besser zu verwalten und vor allem, um die Macht der Datenerkenntnisse zu nutzen, um intelligentere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Das Gleiche gilt auch für das Zeitalter von Big Content, wie wir es nennen. Daher ist es jetzt an der Zeit, den Reifegrad Ihres Content-Managements zu bewerten und in Technologien zu investieren, die Ihr Content-Ökosystem besser verwalten und seine Zukunftsfähigkeit sicherstellen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine dieser Aussagen den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens widerspiegelt, dann ist es an der Zeit, die Phasen des Content Lifecycle Management zu automatisieren:

  • Wir müssen mehr veröffentlichen, ohne unser Team zu vergrößern.
  • Kunden wollen ein optimiertes mobiles Erlebnis, daher ist ein PDF nicht gut genug.
  • Ich verbringe zu viel Zeit mit der Erstellung von Inhalten, von denen ich weiß, dass sie bereits existieren.
  • Wir können keine neuen Märkte erschließen, weil wir mit den inhaltlichen Anforderungen des Geschäfts nicht mithalten können.
  • Wir müssen die Kosten für die Lokalisierung (oder Übersetzung) unserer Inhalte senken.
  • Wenn wir Inhalte veröffentlichen und an die Kunden liefern, sind sie bereits veraltet.
  • Unsere regulierten Dokumente haben zu viele Fehler.
  • Kunden beschweren sich über Inhaltsinkonsistenzen über verschiedene Kanäle hinweg (Print vs. Digital).
  • Nachverfolgen von Inhaltsänderungen ist unmöglich.
  • Wir haben keine Content Intelligence, also können wir den Content ROI nicht messen oder verbessern.

Modernisieren Sie Ihren Content-Management-Lebenszyklus

Um erfolgreich zu sein und sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, muss Ihr Unternehmen seine Content-Strategie und die damit verbundenen Phasen und Systeme modernisieren, um den Anforderungen Ihrer Kunden, Interessenten, Regulierungsbehörden und Mitarbeiter gerecht zu werden. Die Verbraucher verschlingen Inhalte in rasantem Tempo und suchen sich die gewünschten Informationen selbst, um schnell Entscheidungen treffen zu können. Daher ist es wichtiger denn je, aussagekräftige, personalisierte Inhalte zu entwickeln und sie an der richtigen Stelle zu veröffentlichen, um Ihre Zielgruppe(n) erfolgreich anzusprechen. Denken Sie daran: Sie haben nur eine Chance, mit Ihren Inhalten einen bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen.

Automatisierung kann Ihnen helfen, diesen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Aber der Prozess beginnt innerhalb der Organisation.

Ihr Unternehmen wird es schwer haben, mit den Anforderungen der Kunden an die Inhalte Schritt zu halten, wenn Ihre Prozesse und Software immer noch das traditionelle Content-Workflow-Modell widerspiegeln, bei dem die Inhalte manuell für jeden der vielen verschiedenen Print- und Digitalkanäle angepasst werden. Mit der Automatisierung von Inhalten kann Ihr Unternehmen Zeit und Geld sparen und dafür sorgen, dass sich Ihre Fachexperten (KMUs) auf das konzentrieren können, was sie am besten können.

Hier sind die wichtigsten Vorteile der Modernisierung des Lebenszyklus von Inhalten durch Automatisierung:

Erstellen von wiederverwendbaren Inhaltskomponenten

Nach Angaben von IDC verbringen Mitarbeiter durchschnittlich 26 Stunden pro Woche mit der Erstellung oder Bearbeitung von Inhalten. Die Automatisierung von Inhalten ermöglicht es Ihren KMUs, von der Erstellung statischer, „einmaliger“ Dokumente, bei denen der Inhalt in einer PDF-Datei eingeschlossen ist, zu einem strukturierten/modularen Authoring-Ansatz in der vertrauten Microsoft Word-Umgebung überzugehen. Das macht es einfach, wiederverwendbare Inhaltskomponenten zu erstellen, die mit nur wenigen Klicks nahtlos in Omnichannel-Formate integriert werden können. XML wird automatisch generiert, und Ihre wiederverwendbaren Komponenten werden direkt mit Metadaten versehen, die eine einfache Suche und Nachverfolgung über den gesamten Inhaltsbestand ermöglichen.

Verkürzte Überprüfungs- und Genehmigungszyklen für eine schnellere Markteinführung

Ein automatisierter Workflow fördert eine echte Zusammenarbeit bei der Erstellung von Inhalten, so dass Content-Teams mit KMUs und anderen wichtigen Mitarbeitern (Beschaffung, Rechtsabteilung, Personalabteilung usw.) zusammenarbeiten können, um Inhalte nacheinander zuzuweisen, zu überprüfen, zu kommentieren und zu genehmigen und diese zeitaufwändigen und fehleranfälligen Prozesse zu rationalisieren. Mit der Automatisierung kann Ihr Unternehmen die Überprüfungszyklen im Vergleich zu einem herkömmlichen Veröffentlichungsprozess um Tage oder sogar Wochen verkürzen, indem die Zusammenstellung des Feedbacks und die Versionskontrolle zentralisiert werden. So kann ein Autor beispielsweise wiederverwendbare Inhaltskomponenten erstellen, die den Quellinhalt in dieser einen Komponente verfügbar halten, so dass niemand bei jeder Änderung mehrere Dokumente überprüfen oder aktualisieren muss. Wenn eine Inhaltskomponente aktualisiert wird, wird der aktualisierte Inhalt nur einmal geprüft und genehmigt.

Einfache Montage

In einem Workflow zur Automatisierung von Inhalten werden alle vorhergehenden manuellen Aufgaben durch die wiederverwendbaren Inhaltskomponenten automatisiert, die XML-Metadaten enthalten, die das System interpretieren kann. Darüber hinaus sind die Dokumentvorlagen so konzipiert, dass sie Layout- und Formatierungsregeln automatisieren und dynamisch mit den dazugehörigen Assets verknüpft werden können, um das manuelle Kopieren und Einfügen von Elementen wie Diagrammen, Tabellen, Bildern und Videodateien zu vermeiden. Die Designer können sich auf das konzentrieren, was sie am besten können: das Vorlagendesign und die Layoutregeln festlegen. Der Inhaltsautor kann nun sehen, wie der Inhalt in den einzelnen Ausgabeformaten aussehen wird, während er noch den Inhalt schreibt, und muss nicht mehr darauf warten, dass das Kreativteam den Inhalt layoutet. Ihr Unternehmen kann den Zeitrahmen für die Veröffentlichung von Inhalten von Wochen auf Sekunden verkürzen.

Veröffentlichung revolutionieren

In herkömmlichen Publishing-Workflows beansprucht jedes einzelne Dokument die kreativen Ressourcen und führt zu Engpässen. Die Automatisierung von Publishing-Prozessen ermöglicht es Teams, die Lebensdauer von Inhalten zu verlängern, indem sie sie für die Verwendung in verschiedenen Formaten und Kanälen (z. B. Print, Web, Mobile) wiederverwenden. Wichtig ist auch, dass Ihr Team personalisierte Omnichannel-Inhalte erstellen und bereitstellen kann und dabei sowohl interne als auch externe Skalierbarkeitsanforderungen wie Lokalisierung und Übersetzung unterstützt. Die Ära von Big Content wird die Erstellung und den Konsum von Inhalten weiter revolutionieren. Lassen Sie also nicht zu, dass veraltete Publishing-Prozesse und -Technologien Ihr Unternehmen beeinträchtigen, indem sie das Kundenerlebnis gefährden. Verkürzen Sie die Zeit bis zur Markteinführung, erfüllen Sie die Erwartungen der Kunden an die richtige Art und Weise und den richtigen Zeitpunkt und nutzen Sie die Umsatzchancen mit der Automatisierung von Inhalten.

Erstellen Sie intelligente Inhalte

Ihre Inhalte enthalten wichtige Informationen, die nicht nur den Geschäftsbetrieb aufrechterhalten, sondern auch in Erkenntnisse und Wissen umgewandelt werden können, die es Ihnen ermöglichen, sie kontinuierlich zu verbessern und einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten. Wenn Sie Ihre Inhalte mit Intelligenz ausstatten, können Sie Daten darüber erfassen, wie Ihr externes Publikum mit Ihren Inhalten umgeht und sie konsumiert. So können Sie erkennen, wie effektiv – oder ineffektiv – Ihre Inhalte sind, was den Beteiligten letztlich nicht nur hilft, die Effektivität der Inhalte zu verbessern, sondern auch den tatsächlichen ROI der Inhaltserstellung im Vergleich zu den Produktionskosten zu erkennen.

Die Automatisierung Ihrer Content-Management-Prozesse stellt sicher, dass Ihr Unternehmen seine wichtigsten Ziele erreichen kann – von der digitalen Transformation und der Kundenzufriedenheit bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Umsatzgenerierung. Der moderne Ansatz von Quark für das Content Lifecycle Management ermöglicht es Ihnen, jede Phase der Inhaltserstellung und des Publishings zu automatisieren, einschließlich der Zusammenarbeit, der Zusammenstellung und der Analyse – all die Bereiche, die wir oben beschrieben haben. Und wir haben gerade die neueste Version von Quark Publishing Platform (QPP) NextGen veröffentlicht, unserer SaaS-basierten Plattform für einheitliche Inhaltserstellung, Automatisierung und Intelligenz. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.

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