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by Emerson Welch  |  abril 14, 2022

10 señales de que es hora de automatizar sus procesos de gestión de contenido

Content Intelligence

Cómo la gestión moderna del ciclo de vida de los contenidos garantiza un futuro brillante para los contenidos

El volumen de contenido está aumentando porque las organizaciones de todos los tamaños en todos los sectores están creando más información para compartir con sus audiencias a través de múltiples canales, incluyendo impresión, sitios web de escritorio y móviles, y plataformas de medios sociales. Es posible que su empresa esté luchando por satisfacer las expectativas de contenido de las partes interesadas, especialmente si sus procesos y software aún reflejan un flujo de trabajo de contenido impreso tradicional que requiere una adaptación manual para cada público y canal.

Dado el ritmo de cambio actual y las crecientes (y siempre cambiantes) demandas, no es de extrañar que pueda estar cuestionando su estrategia de gestión de contenidos. Tal vez dude de si su empresa publica contenidos que atraigan a su público de forma eficaz y lleguen a él a través de todos los canales adecuados. En el caso de sectores regulados, como el farmacéutico, las partes interesadas podrían temer que la información no cumpla los requisitos normativos. Estos son solo algunos ejemplos de lo que quita el sueño a los equipos de contenidos y a los líderes ejecutivos.

Muchos factores impulsan a una empresa a invertir en una nueva infraestructura de TI. En la era del Big Data, las organizaciones adoptaron rápidamente tecnologías para gestionar mejor el crecimiento de los datos y, lo que es más importante, aprovechar el poder de los conocimientos de los datos para tomar decisiones empresariales más inteligentes. Lo mismo ocurre en lo que podríamos llamar la era del Big Content. Así que ahora es el momento de evaluar su nivel de madurez de gestión de contenidos e invertir en tecnologías para gestionar mejor su ecosistema de contenidos y garantizar su preparación para el futuro.

Si cree que alguna de estas afirmaciones refleja el estado actual de los contenidos de su organización, entonces es el momento de plantearse la automatización de las etapas de la gestión del ciclo de vida de los contenidos:

  • Necesitamos publicar más sin aumentar el tamaño de nuestro equipo.
  • Los clientes quieren una experiencia móvil optimizada, por lo que un PDF no es lo suficientemente bueno.
  • Paso demasiado tiempo recreando contenido que sé que ya existe.
  • Nosotros no podemos ingresar a nuevos mercados porque no podemos seguir el ritmo de las demandas de contenido del negocio.
  • Necesitamos reducir el costo de localizar (o traducir) nuestro contenido.
  • En el momento en que publicamos el contenido y lo enviamos a los clientes, ya está desactualizado.
  • Nuestros documentos regulados tienen demasiados errores.
  • Los clientes se quejan de inconsistencias en el contenido en todos los canales (impreso o digital).
  • Hacer un seguimiento de los cambios de contenido es imposible.
  • No tenemos inteligencia de contenido, por lo que no podemos medir ni mejorar el ROI del contenido.

Modernice su ciclo de vida de administración de contenido

Para tener éxito y obtener una ventaja competitiva, su empresa debe modernizar su estrategia de contenido y las etapas y sistemas involucrados para satisfacer las demandas de sus clientes, prospectos, reguladores y empleados. Los consumidores están devorando contenido a un ritmo épico, adoptando un enfoque de autoservicio para encontrar la información que desean y tomar decisiones rápidamente. Esto hace que sea más importante que nunca desarrollar contenido significativo y personalizado y publicarlo en el lugar correcto para atraer con éxito a su(s) audiencia(s). Recuerde, tiene una oportunidad de causar una gran primera impresión duradera con su contenido.

La automatización puede ayudarlo a dar esa primera impresión positiva. Pero el proceso comienza desde dentro de la organización.

Su negocio tendrá dificultades para mantenerse al día con las demandas de contenido de los clientes si sus procesos y software aún reflejan el modelo de flujo de trabajo de contenido tradicional donde el contenido se adapta manualmente para cada uno de los diferentes canales impresos y digitales. Con la automatización de contenido, su organización puede ahorrar tiempo, dinero y mantener a sus expertos en la materia (PYME) centrados en lo que mejor saben hacer.

Estos son los principales beneficios de modernizar el ciclo de vida del contenido con la automatización:

Cree componentes de contenido reutilizables

Según IDC, los empleados pasan un promedio de 26 horas cada semana creando o editando contenido. La automatización de contenido permite que su PYME pase de crear documentos estáticos y «únicos» en los que el contenido está bloqueado dentro de un PDF a un enfoque de creación estructurado/modular en el entorno familiar de Microsoft Word. Eso simplifica la creación de componentes de contenido reutilizables que se pueden integrar sin problemas en formatos omnicanal con solo unos pocos clics. El XML se genera automáticamente y sus componentes reutilizables se etiquetan directamente con metadatos para facilitar la búsqueda y el seguimiento en todo el contenido.

Reduzca los ciclos de revisión y aprobación para acelerar el tiempo de comercialización

Un flujo de trabajo automatizado fomenta una verdadera colaboración de contenido, por lo que los equipos de contenido pueden trabajar con las pymes y otro personal clave (adquisiciones, legal, recursos humanos, etc.) procesos propensos a errores. Con la automatización, su organización puede acortar los ciclos de revisión en días o incluso semanas en comparación con un proceso de publicación tradicional al centralizar la recopilación de comentarios y el control de versiones. Por ejemplo, un autor puede crear componentes de contenido reutilizables que mantengan el contenido de origen disponible en ese componente, de modo que nadie tenga que revisar o actualizar varios documentos cada vez que se realice un cambio. Si se actualiza un componente de contenido, el contenido actualizado se revisa y aprueba solo una vez.

Facilita el montaje

En un flujo de trabajo de automatización de contenido, todas las tareas manuales anteriores son automatizadas por los componentes de contenido reutilizables que contienen metadatos XML, que el sistema puede interpretar. Además, las plantillas de documentos están diseñadas para automatizar el diseño y las reglas de formato y pueden vincularse dinámicamente a los activos de contribución para eliminar el copiado y pegado manual de elementos como gráficos, tablas, imágenes y archivos de video. Los diseñadores pueden concentrarse en lo que mejor saben hacer: determinar el diseño de la plantilla y las reglas de diseño. El autor del contenido ahora puede ver cómo se verá el contenido en cada formato de salida mientras sigue escribiendo el contenido y no tiene que esperar a que el equipo creativo diseñe el contenido. Su organización puede reducir su cronograma de publicación de contenido de semanas a segundos.

Revolucionar la publicación

En los flujos de trabajo de publicación tradicionales, cada documento único agota los recursos creativos y crea un cuello de botella. La automatización de los procesos de publicación permite a los equipos extender la vida útil de los activos de contenido reutilizándolos para su uso en diferentes formatos y canales (p. ej., impreso, web, móvil). Es importante destacar que también le permite a su equipo crear y entregar contenido omnicanal personalizado al mismo tiempo que cumple con los requisitos de escalabilidad internos y externos, como la localización y la traducción. La era del Big Content continuará revolucionando la creación a través del consumo, así que no permita que los procesos y tecnologías de publicación heredados arrastren su organización al comprometer la experiencia del cliente. Aumente su tiempo de comercialización, satisfaga las expectativas de los clientes de la manera correcta y en el momento adecuado, y aproveche las oportunidades de ingresos con la automatización de contenido.

Cree contenido inteligente

Su contenido contiene información crítica que no solo mantiene el negocio en funcionamiento, sino que también puede convertirse en información y conocimientos que le permitan mejorarlo continuamente y mantener una ventaja competitiva. Agregar inteligencia a su contenido le permite capturar datos sobre cómo sus audiencias externas interactúan con su contenido y lo consumen. Puede ver qué tan efectivo, o ineficaz, es su contenido y, en última instancia, brinda información a las partes interesadas no solo para mejorar la efectividad del contenido, sino también para ver el ROI real en la creación de contenido en comparación con sus costos de producción.

La automatización de sus procesos de administración de contenido garantiza que su organización pueda lograr sus objetivos más importantes, desde la transformación digital y la satisfacción del cliente hasta el cumplimiento normativo y la generación de ingresos. El enfoque moderno de Quark para la gestión del ciclo de vida del contenido le permite automatizar cada etapa de la creación y publicación de contenido, incluidas la colaboración, el ensamblaje y el análisis, todas las áreas que analizamos anteriormente. Y acabamos de lanzar la última versión de Quark Publishing Platform (QPP) NextGen, nuestra plataforma basada en SaaS para la creación, automatización e inteligencia de contenido unificado. Haga clic aquí para obtener más información.

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