Erhöhen Sie das Bewusstsein für Content-Compliance in Ihrem gesamten Unternehmen, um Herausforderungen besser zu meistern
Viele Unternehmen kämpfen mit der Kontextkomplexität und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, weil sie ihre Content-Abläufe nicht zentralisiert haben. Sie neigen auch dazu, das Gesamtbild zu übersehen, wenn es um die Planung und Einführung der richtigen Technologie geht, die ihnen dabei hilft, schnell und umfangreich konforme Inhalte effizient zu erstellen und zu verwalten.
Tausende von Inhalten, ob kundenorientiert oder nicht, befinden sich in zahlreichen Unternehmenssystemen. Die Sicherstellung, dass alles konform ist, stellt eine weitere Herausforderung dar, da so viele Personen aus allen Funktionsbereichen an der Erstellung, Überprüfung, Verwaltung und Verteilung beteiligt sind. Aber Compliance beim Content Management ist ein wichtiger Aspekt, insbesondere in stark regulierten Branchen wie Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Pharma und Regierung.
Quark ist sich der Risiken von Klagen, Geldstrafen, Betriebsunterbrechungen, Umsatzeinbußen und Reputationsschäden bewusst, die durch die Nichteinhaltung von Regierungsgesetzen, Branchenvorschriften oder vorgeschriebenen Best Practices entstehen und zu real und zu groß sind, als dass man sie ignorieren könnte. Interessanterweise a In einer Studie von Ponemon und Globalscape wurde festgestellt, dass die Nichteinhaltung dreimal teurer ist als die Einhaltung der Vorschriften, wenn man sich die Kosten ansieht: 5,47 Millionen US-Dollar für die Einhaltung im Vergleich zu durchschnittlich 14,82 Millionen US-Dollar für die Nichteinhaltung.
Da Quark im Content-Technologie-Geschäft tätig ist und mit Kunden zusammenarbeitet, die bestimmte Compliance-Standards erfüllen müssen, haben wir uns entschieden, am 13. März 2019 ein Webinar zu sponsern „Die Rolle von Inhalten bei der Compliance“ mit der Hauptrednerin Kathleen Pierce, Chefanalystin bei Forrester, die sich auf Content-Strategie und -Betrieb spezialisiert hat. Ich möchte auf einige der Schlüsselideen eingehen, die sie mitgeteilt hat und die bei mir Anklang finden.
Fördern Sie eine Kultur der Compliance
Im Webinar erklärte Kathleen, dass Content-Operations- und Compliance-Experten natürliche Partner sind, die zusammenarbeiten sollten, um ein Risikomodell mit Links zu den Gesetzen und Vorschriften zu erstellen und aufrechtzuerhalten, die Ihre Branche und damit Ihr Unternehmen nach Land und Region regeln. Im Idealfall sollte Compliance in jede Phase des Content-Lifecycle-Managements integriert werden: Planung, Erstellung, Zusammenarbeit, Zusammenstellung, Veröffentlichung und Analyse.
Achten Sie auf die Gefahr in Inhaltskombinationen
Kathleen wies in ihrer Präsentation auch darauf hin, dass es innerhalb einer Organisation nicht viele einzigartige Inhalte gibt. Vielmehr tendieren Inhalte dazu, dieselben zugrunde liegenden Informationen und Nachrichten auf viele verschiedene Arten zu verwenden und wiederzuverwenden. Compliance-Herausforderungen treten häufig auf, wenn vorhandene Inhalte mithilfe manueller Prozesse kombiniert oder neu kombiniert werden und es an Prüferbandbreite mangelt. Tatsächlich ist das Kopieren und Einfügen von Teilen zahlreicher Dokumente in ein neues Dokument zeitaufwändig, vervielfacht die Fehlerwahrscheinlichkeit und erschwert die Personalisierung.
Erwägen Sie die Einführung modularer Inhalte zur Wiederverwendung und Skalierung
Herkömmliche Dokumente sind linear und monolithisch, aber modulare Inhalte sind in Komponenten unterteilt (in Segmente unterteilt, die Textblöcke, Daten, Bilder, Folien usw. sein können) und mit Metadaten versehen, sodass sie dynamisch kombiniert und wiederverwendet werden können. Laut Kathleens Präsentation sind modulare Inhalte die einzige Möglichkeit, mit der Komplexität und Compliance von Inhalten „zurechtzukommen“, was bedeutet, „sie einmal zu erstellen und überall zu veröffentlichen“. Exakt! Schreiben Sie nicht neu, wenn Sie es für die Veröffentlichung auf mehreren Kanälen wiederverwenden können, um die Genauigkeit zu erhöhen und gleichzeitig die Markteinführungszeit zu verkürzen.
Verfügbare Technologietools bewerten
Kathleen ist seit fast 30 Jahren im Content-Bereich tätig und hat in dieser Zeit die Entwicklung der Technologielandschaft miterlebt. In ihrem Vortrag erinnert sie Unternehmen daran, dass sie nicht „mit veralteten Tools herumhumpeln“ müssen. Dem können wir natürlich nur zustimmen, denn wir bieten Automatisierungs- und Intelligence-Software für die Inhaltserstellung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Ziele zu erreichen, einschließlich der Einhaltung von Vorschriften.
Inhalte sind ein komplexes Geschäft. Es ist auch kostspielig – nicht nur im Hinblick auf die allgemeinen Produktionskosten, sondern auch, wenn man die Regeln und Vorschriften berücksichtigt, die zum Wohle der Allgemeinheit befolgt werden müssen. Zum Beispiel, Life-Science-Leser berichtete einer Statistik, dass es zwischen 800 Millionen und 1,2 Milliarden US-Dollar kostet, ein neues Medikament auf den Markt zu bringen, und 25 % dieser Kosten sind mit der Erfüllung regulatorischer Inhaltsanforderungen verbunden. Und auch hier geht es nicht um kundenorientierte Inhalte. Aufsichtsbehörden wie die FDA rügen Pharmaunternehmen wegen unzureichender oder fehlender Standardarbeitsanweisungen (Standard Operating Procedures, SOPs) für Produktions- und Prozesskontrollen. Sie werden auch zitiert, wenn die Überarbeitungen dieser Verfahren nicht ordnungsgemäß dokumentiert sind.
Das Messen von Risiko und Reife in allen Ihren Content-Funktionen ist wirklich wichtig, wie Kathleen in ihrer Präsentation feststellte. Und mit der richtigen Plattform können Sie eine ganze Reihe zentraler und dezentraler Content-Ersteller in die Lage versetzen, Content-Assets schneller, präziser und kosteneffizienter bereitzustellen und dabei Compliance-Anforderungen einzuhalten.
Ich habe nur einige der Highlights aus Kathleens informativer Präsentation behandelt und viele weitere praktische Ratschläge dazu gegeben, wie Sie Compliance in Ihre Inhalte und Organisationskultur integrieren können. Sehen Sie sich die Wiederholung von „The Role of Content in Compliance“ an. Hier.
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