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by Emerson Welch  |  November 17, 2023

Autoren von Inhalten stärken: Strukturierte Inhaltserstellung und Compliance leicht gemacht mit Microsoft Word

Strukturierte Inhaltserstellung

In der heutigen, sich ständig weiterentwickelnden Landschaft der Unternehmensinhalte ist es kein Luxus, effizient und produktiv zu bleiben, sondern eine absolute Notwendigkeit. Wenn Sie bei der Erstellung Ihrer Inhalte von der Komplexität einiger strukturierter Authoring-Schnittstellen genervt und frustriert sind, gibt es eine gute Nachricht: Es gibt eine Lösung, die diese Hindernisse überwindet: strukturiertes Authoring in Microsoft Word.

Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass man für das Schreiben strukturierter Inhalte ein spezielles XML-basiertes Authoring-Tool benötigt. Oft mit einer schwierigen Lernkurve, und die Benutzer müssen sich mit einem Schema wie DITA oder DocBook auskennen, was die Zusammenarbeit mit Nicht-Schreibern erschwert. Nicht mehr!

In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie die Leistungsfähigkeit von Microsoft Word mit einem Plug-in für strukturiertes Authoring nutzen können, wie Sie einen nahtlosen Team-Workflow einrichten und welche Vorteile dies für die Ersteller von Inhalten bringt, z. B. die Förderung einer effektiven Zusammenarbeit mit Fachexperten. Wir werden auch untersuchen, wie es die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt, insbesondere in stark regulierten Branchen wie den Biowissenschaften, und uns eine überzeugende Erfolgsgeschichte ansehen, um die Vorteile von Microsoft Word für die Erstellung strukturierter Inhalte in der Praxis zu veranschaulichen.

Intelligenter Inhalt

Nutzung von Microsoft Word für strukturiertes Authoring

Einer der Hauptvorteile der Verwendung von Microsoft Word für die strukturierte Inhaltserstellung ist seine Zugänglichkeit, die eine schnelle Erstellung von Inhalten und Dokumentationen ermöglicht. Die integrierten Vorlagen und Stile vereinfachen die Erstellung von Inhalten und machen den Prozess effizient und unkompliziert. Funktionen wie automatisches Ausfüllen und Serienbriefe beschleunigen die Erstellung von Inhalten und steigern die Effizienz.

Darüber hinaus ist das Omnichannel-Publishing in Microsoft Word eingebettet, was die Wiederverwendung und Veröffentlichung von Inhalten über verschiedene Ausgabekanäle zu einem Kinderspiel macht – ohne Kompromisse bei Genauigkeit, Format oder Design. Autoren können eine gerenderte Vorschau ihrer Inhalte für HTML, PDF, mobile Anwendungen und mehr sehen, und zwar direkt in ihrer Word-Oberfläche. Dies ist eine erhebliche Zeitersparnis, die Fehler reduziert und den Autoren von Inhalten die Möglichkeit gibt, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Die Erweiterbarkeit von Microsoft Word unterstützt auch XML-Schemata wie DocBook und benutzerdefinierte Inhaltsmodelle, so dass Inhaltsersteller Style Maps für eine effektivere Organisation von Inhalten erstellen können. Das bedeutet, dass alte, halbstrukturierte Dokumente in großen Mengen in neue Inhaltsmodelle gemappt und importiert werden können, damit sie im Component Content Management System (CCMS ) wiederverwendet werden können. Dieser Prozess spart wertvolle Stunden, die sonst für die Neuverfassung und technische Arbeiten aufgewendet werden müssten. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Umwandlung von Inhalten.

Content-Ersteller mit Microsoft Word unterstützen

Ein herausragendes Merkmal von Microsoft Word für die strukturierte Inhaltserstellung ist seine Benutzerfreundlichkeit, die es den Erstellern von Inhalten erspart, sich technische Kenntnisse anzueignen oder umfangreiche Schulungen zu komplexen Standards wie DITA oder XML zu absolvieren. Die automatische Generierung von XML vereinfacht die Erstellung von Inhalten und macht sie äußerst effizient. Daher können die Autoren von Inhalten auf die gleiche Weise schreiben, wie sie es von anderen Word-Dokumenten gewohnt sind, ohne sich mit XML, Schemata und Taxonomien auseinandersetzen oder eine neue Autorensoftware erlernen zu müssen. So einfach ist das.

Darüber hinaus unterstützt die Interoperabilität von Microsoft Word das Co-Authoring, d.h. die gleichzeitige Arbeit verschiedener Beteiligter an verschiedenen Abschnitten eines Dokuments, um Feedback zu geben. Diese Änderungen werden automatisch zusammengeführt, was den Prozess der Inhaltserstellung beschleunigt. Die Kommentare und Vorschläge, die Teil des Überprüfungs- und Freigabe-Workflows sind, maximieren die Produktivität des Workflows und die Qualität der Inhalte weiter. Die Beteiligten können den Verlauf der Zusammenarbeit einsehen, was es einfacher macht, den Kontext von Änderungen im Laufe der Zeit zu verstehen.

Nach der Überprüfungs- und Genehmigungsphase können Inhaltsadministratoren und -architekten Überarbeitungen in XML importieren und die Konvertierung von halbstrukturierten .docx-Dateien in vollständig strukturierte Inhaltskomponenten automatisieren, die in einem CCMS gespeichert werden. Diese Komponenten sind bereit, für die Verwendung in neuen Dokumentationen zusammengesetzt zu werden. Unternehmensadministratoren können mit Microsoft Word ganz einfach die Systemwartung und -verbesserung durchführen und so sicherstellen, dass die Systeme für zukünftige Inhalte auf dem neuesten Stand und effizient bleiben.

Nachhaltige Compliance mit Microsoft Word

Für stark regulierte Branchen wie Pharmazeutika und Biowissenschaften ist die Verwendung eines vertrauten Formats für die nahtlose Verwaltung von Inhalten von größter Bedeutung. Unternehmen können die strukturierte Erstellung mit Microsoft Word übernehmen, einer Schnittstelle, die den Prozess mit einem benutzerfreundlichen Plug-in vereinfacht und den Schulungs- und Supportbedarf der Benutzer minimiert. Das behördenneutrale Schema vermeidet obligatorische Inhaltsänderungen, wenn sich die XML-Einreichungsstandards weiterentwickeln, und sorgt dafür, dass Ihre Compliance erhalten bleibt. Diese Fähigkeit ist vor allem in regulierten Sektoren wie der Pharmabranche von entscheidender Bedeutung, wo die Einhaltung sich entwickelnder Standards und Vorschriften von größter Wichtigkeit ist.

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Vorteile der Verwendung von Microsoft Word für strukturiertes Authoring in stark regulierten Branchen

Stark regulierte Branchen wollen die Vorteile der Automatisierung nutzen, verlangen aber, dass der Prozess ein Höchstmaß an Qualität und Compliance aufweist. Nehmen Sie zum Beispiel eine stark regulierte Branche wie die Pharmabranche – Medikamente werden gemäß den Anforderungen der Gesundheitsbehörden und den Aufzeichnungen über unerwünschte Ereignisse ständig aktualisiert, was bedeutet, dass ihre Inhalte jederzeit problemlos aktualisiert werden können müssen.

Da die Konsumenten dieser Inhalte Patienten sind, die dringend neue und verbesserte Therapien benötigen, müssen die Inhalte so schnell wie möglich erstellt und aktualisiert werden. Die Vorteile der Verwendung von Microsoft Word für die strukturierte Erstellung von Dokumenten in stark regulierten Branchen sind umfassend:

  • Es unterstützt Unternehmen wie z.B. Pharmaunternehmen bei der Erstellung und Verwaltung gesetzeskonformer Dokumentation, einschließlich Produktkennzeichnung, klinischer Kennzeichnung, Testspezifikationen und mehr.

  • Die integrierten Funktionen zur Nachverfolgung und Kommentierung erleichtern die Zusammenarbeit an und die Überprüfung von Dokumenten mit mehreren Beteiligten und ermöglichen es, das Feedback der Gesundheitsbehörden direkt in Microsoft Word zu übernehmen.

  • Die Unterstützung für strukturierte Inhalte hilft Unternehmen außerdem, die Erstellung von Zulassungsanträgen mit vorkonfigurierten Vorlagen für Ausgaben wie USPI, SmPC, Produktmonografien und mehr zu automatisieren und so von der manuellen Erstellung zur automatischen Zusammenstellung mit menschlicher Überprüfung überzugehen.

Fallstudie: Weltweit führendes pharmazeutisches Unternehmen

Lassen Sie uns anhand eines praktischen Beispiels erläutern, wie die Verwendung von Microsoft Word für die strukturierte Erstellung von Inhalten die Inhaltsersteller unterstützen und die Erstellung von Inhalten und deren Einhaltung optimieren kann.

In diesem Fall hat ein weltweit führendes Pharmaunternehmen wichtige Schritte unternommen, um die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften zu verbessern, indem es ComplianceAuthor® AI, integriert in Quark Publishing Platform (QPP), eingesetzt hat. Das Ergebnis ist ein gestraffter Prozess für die Ersteller von Inhalten zur Überarbeitung und Wiederverwendung von Inhalten bei gleichzeitiger Einhaltung der Vorschriften und Minimierung der regulatorischen Risiken. QPP spielt eine zentrale Rolle bei der Einbettung strukturierter, dynamischer Inhaltskomponenten, die automatisch generiertes XML für eine einfache Zusammenstellung und Omnichannel-Ausgabe enthalten. So können verschiedene Abteilungen effektiv strukturierte XML-Inhalte in der vertrauten Microsoft Word-Umgebung schreiben, ohne dass eine technische Schulung zu XML erforderlich ist. Dies bietet eine End-to-End-Lösung zur Automatisierung von Inhalten für einen nachhaltigen Beschwerde-Workflow.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft Word eine umfassende Lösung für die strukturierte Inhaltserstellung bietet, die den Anforderungen von Inhaltserstellern, insbesondere in stark regulierten Branchen, gerecht wird. Die benutzerfreundliche Oberfläche, die Erweiterbarkeit und die Funktionen für die Zusammenarbeit machen es zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Erstellung von Inhalten und die Verbesserung von Produktivität, Qualität und Compliance. Warum sollten Sie sich das Leben schwer machen, wenn Sie Ihre Inhalte in Microsoft Word erstellen und verwalten können, um Ihr Unternehmen schneller zu skalieren?

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