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by Emerson Welch  |  August 10, 2023

Verwalten von Dokumentversionen und Verbessern der Zusammenarbeit mit Content Automation

Inhaltsautomatisierung

Wussten Sie, dass das durchschnittliche Unternehmen, mit dem wir sprechen, 5-10 Dokumentversionen erstellt, bevor es zu einer endgültigen Version kommt, die veröffentlicht wird? Die Verwaltung mehrerer Dokumentversionen kann eine Herausforderung sein, die zu verlängerten Überprüfungszyklen und Genehmigungsprozessen führt, was unnötige Verzögerungen bei der Veröffentlichung von Inhalten verursacht. Ohne ein zuverlässiges System zur Versionskontrolle von Dokumenten kommt es häufig zu Doppelarbeit, Unterbrechungen der Zusammenarbeit und Fehlern bei der Veröffentlichung.

Die moderne Inhaltsautomatisierung bietet jedoch eine messbare Lösung, indem sie die Überprüfungszyklen von Dokumentenversionen von Tagen verdichtet. Dies wird durch die Zentralisierung der Zusammenstellung, des Feedbacks und der Versionskontrolle innerhalb einer benutzerfreundlichen, webbasierten oder Microsoft Word-basierten Plattform erreicht.

Intelligenter Inhalt

Hier erfahren Sie, welche tiefgreifenden Auswirkungen die Automatisierung von Arbeitsabläufen auf die Versionskontrolle von Dokumenten und die Zusammenarbeit mit den Beteiligten hat und wie diese Transformation die Produktivität und Effizienz steigern und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten kann.

Automatisierung von Inhalten für die Versionskontrolle von Dokumenten

Die Versionskontrolle von Dokumenten ist entscheidend für ein optimales Workflow-Management, und Plattformen zur Automatisierung von Inhalten spielen eine wichtige Rolle bei der Rationalisierung von Überprüfungs- und Genehmigungsprozessen. Dank des Zugriffs auf den Versionsverlauf und die Prüfprotokolle können Sie frühere Versionen leicht wieder aufrufen und Änderungen mit der einfachen Ansicht „Änderungen verfolgen“ vergleichen, so dass Sie sehen können, wer wo bestimmte Änderungen vorgenommen hat.

Eine weitere wichtige Funktion für die Versionskontrolle von Dokumenten ist die automatische Benennung. Die Dokumentversionen werden automatisch mit den entsprechenden Namen auf der Grundlage des Dokumenttyps, des aktuellen Stadiums im Arbeitsablauf, z.B. Entwurf, Neben- oder Hauptversion, und der Versionsnummer oder Referenz generiert, was Mehrdeutigkeiten ausschließt und Konsistenz gewährleistet. Dieser iterative Ansatz fördert Anpassungsfähigkeit und Innovation und optimiert die Inhalte, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Darüber hinaus ermöglicht die Inhaltsautomatisierung die Speicherung aller Inhalte und Versionen in einem zentralisierten, cloudbasierten Inhaltsspeicher, der als Komponenten-Inhaltsverwaltungssystem (CCMS)Dadurch lassen sich Inhalte leicht suchen, abrufen und sogar wiederverwenden.Und da diese Komponenten mit XML-Metadaten versehen sind, wenn sie von den Autoren in ihren Microsoft Word- oder Webbrowser-Tools erstellt werden, lassen sich Überarbeitungen leicht nachverfolgen und mühelos zwischen den Beteiligten austauschen.

Automatisierung von Inhalten für die Zusammenarbeit

Automatisierte Workflows spielen eine entscheidende Rolle bei der Rationalisierung von Überprüfungs- und Genehmigungsprozessen, so dass sich Fachexperten (SMEs) und Content Lifecycle-Teams auf strategische Chancen konzentrieren können. Die Zusammenarbeit bei Inhalten überwindet geografische Grenzen und Zeitzonen und ermöglicht Feedback und Kommunikation in Echtzeit. Dieses Maß an Zusammenarbeit fördert ein kohärentes Arbeitsumfeld und eine erfolgreiche Versionskontrolle von Dokumenten, in dem Ideen ausgetauscht, Verbesserungen vorgeschlagen und Probleme umgehend angegangen werden.

Um die Zusammenarbeit zu verbessern, bieten Plattformen zur Automatisierung von Inhalten eine Funktion zum Vergleichen von Dokumenten, die es den Beteiligten ermöglicht, gleichzeitig auf die Inhalte zuzugreifen, um Ergänzungen, Löschungen oder Änderungen zu sehen, die von ihren Mitarbeitern vorgenommen wurden. Durch das Sperren bestimmter Abschnitte und Komponenten können nur autorisierte Benutzer darauf zugreifen, so dass ein größtmöglicher Schutz für wichtige Bereiche gewährleistet ist.

Inhaltsautomatisierung

Bei der Versionsverzweigung werden separate Versionslinien mit ihren Überprüfungs- und Genehmigungsprozessen abgezweigt. So kann Ihr Team verschiedene Wege der Inhaltsentwicklung beschreiten, ohne die Hauptversion zu beeinträchtigen. Die Beteiligten können parallel arbeiten und unabhängig voneinander Änderungen und Aktualisierungen vornehmen, ohne die Hauptlinie des Inhaltsflusses zu unterbrechen. Dies ist besonders wichtig bei neuen gesetzlichen Änderungen oder wenn eine regionalisierte Variante erforderlich ist.

Online-Korrekturen und Arbeitsabläufe für die Zusammenarbeit mit Hilfe von anpassbaren Status und Benachrichtigungen ermöglichen es den Teams, den Fortschritt mühelos zu verfolgen, über bevorstehende Fristen auf dem Laufenden zu bleiben und einen optimierten, automatisierten Prozess zur Erstellung von Inhalten zu erleben, der die Produktivität und Synergie fördert und gleichzeitig die Einhaltung von Branchenstandards gewährleistet.

Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen bei verschiedenen Versionen

In stark regulierten Branchen wie den Biowissenschaften und der Medizintechnik ist die Versionskontrolle von Dokumenten für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich.Die Nichteinhaltung von Branchenvorschriften kann zu saftigen Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen führen. Software zur Automatisierung von Inhalten kann Ihnen dabei helfen, indem sie dem Risikomanagement, der Einhaltung von Vorschriften und der konsistenten Markendarstellung der gesamten Dokumentation Priorität einräumt.

Nehmen Sie die Kennzeichnung von Arzneimitteln, zum Beispiel. Die Erstellung oder Änderung des Inhalts für ein einziges Produktetikett kann über 12 Monate dauern, wobei unzählige Überarbeitungen und Genehmigungen durchlaufen werden. Der Inhalt muss den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, um die Genehmigung für den Vertrieb des Produkts an die breite Öffentlichkeit zu erhalten. Jedes Etikett kann mehrere interne Überprüfungen sowie externe Überprüfungen durch Gesundheitsbehörden durchlaufen, bevor die endgültige Version abgezeichnet wird. In dem Maße, in dem gesundheitsschädliche Vorfälle registriert und neue Informationen gewonnen werden, werden diese Etiketten und die zugehörigen behördlichen Dokumente ständig aktualisiert, wodurch noch mehr Dokumentversionen entstehen, oft ohne ein gutes System für die Organisation und Zusammenarbeit.

Plattformen zur Automatisierung von Inhalten führen ein umfassendes Prüfprotokoll, das die vollständige Transparenz der an einem Dokument oder einer Inhaltskomponente vorgenommenen Änderungen gewährleistet, einschließlich der genauen Angaben, wer, was, wann und wo. Sie ersetzen die risikoreiche Methode des Austauschs kritischer Etikettierungsdokumente per E-Mail, die die Versionskontrolle und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufgrund ihres unverbundenen dezentralen Prozesses erschwert. Der Einsatz der richtigen Content-Technologie stellt sicher, dass stark regulierte Branchen die Versionskontrolle im Griff haben und die Zusammenarbeit bei Inhalten verbessern können, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Vorteile für die Versionskontrolle und Zusammenarbeit von Dokumenten

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ihr Unternehmen durch die Einführung automatisierter Workflows über Plattformen wie Quark Publishing Platform NextGen und ComplianceAuthor™ Folgendes erleben kann::

  • Verbesserte Zusammenarbeit: Die nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern fördert Echtzeit-Feedback und Kommunikation und damit den Zusammenhalt in der Arbeitsumgebung.
  • Verbesserte Rückverfolgbarkeit: Der Zugriff auf die Versionshistorie und den Versionsvergleich erleichtert die Nachverfolgung von Änderungen und ermöglicht effiziente Audits und Risikomanagement.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Compliance-gesteuerte Workflows gewährleisten die Einhaltung von Branchenstandards, schützen den Ruf des Unternehmens und vermeiden Strafen.
  • Effiziente Wiederverwendung von Inhalten: Überprüfung und Freigabe auf Komponentenebene ermöglichen eine sichere Wiederverwendung von Inhalten und sorgen für Konsistenz und Genauigkeit in allen Dokumenten.
  • Verkürzte Überprüfungszyklen: Automatisierte Workflows verkürzen die Prüfzyklen, minimieren Verzögerungen und verbessern die Effizienz der Inhaltsentwicklung.
Inhaltsautomatisierung

Diese innovativen Technologien für die Versionskontrolle von Dokumenten und die Zusammenarbeit ermöglichen es Ihrem Unternehmen, seinen Ruf zu schützen, die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten und gesetzliche Auflagen zu erfüllen, während gleichzeitig die effiziente Zusammenarbeit und die Erstellung von Inhalten gefördert werden.

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie davon profitieren können, finden Sie hier ein echtes Kundenbeispiel, das zeigt, wie eine effiziente Versionskontrollverwaltung den Content-Workflow verändert hat.

Intelligenter Inhalt
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