In che modo la tua organizzazione affronterà la gestione dei contenuti nel 2022? Diamo un’occhiata all’evoluzione delle best practice di gestione dei dati per alcune lezioni apprese.
Abbiamo tutti un appetito insaziabile per i contenuti. Confesserò che ogni sera mi troverai a controllare contemporaneamente la posta elettronica, guardare un programma TV e controllare Facebook per notizie, ricette che non faccio mai e gli ultimi video divertenti di gatti. La mia carriera ruota anche attorno ai contenuti: come crearne e ottimizzarne la quantità esorbitante per sostenere il successo del mio datore di lavoro. E se stai leggendo questo, anche alcuni tuoi aspetti lo fanno. Ciò è probabilmente dovuto al fatto che oltre l’80% delle organizzazioni afferma che il contenuto è una strategia aziendale fondamentale, secondo il più recente “Content Management & Strategy Survey” del Content Marketing Institute (CMI).
Trovo la rabbia per la gestione dei contenuti simile alla rabbia per la gestione dei dati iniziata più di un decennio fa, e giustamente perché i dati sono contenuti. In effetti, molti di noi di Quark hanno esperienza nella gestione e nella governance dei dati e le correlazioni tra gestione dei dati e dei contenuti diventano ogni giorno più evidenti in termini di sfide e opportunità.
In quanto tali, si applicano lezioni simili.
C’è un continuum dati-contenuto
I dati guidano il business moderno. Deve raggiungere le persone giuste, nel posto giusto, al momento giusto, inoltre deve essere monitorato e analizzato per ottenere approfondimenti che ne ottimizzino l’utilizzo. Ora sostituisci la parola “dati” con “contenuto”. Vedi le somiglianze?
E se le aziende devono sfruttare la potenza dei propri dati per trasformazioni digitali di successo, devono anche sfruttare la potenza dei propri contenuti per il successo nella nostra era moderna e il suo abbraccio di tutto ciò che è digitale.
Stiamo tutti divorando grandi volumi di dati – intendo contenuti – in vari formati su numerose piattaforme per essere istruiti, intrattenuti e impiegati. Datastream riporta che gli adulti statunitensi ora trascorrono 11,1 ore al giorno consumando contenuti tramite dispositivi mobili, desktop, radio, TV e riviste: un aumento del 20,2% rispetto al 2011, con la maggior parte di questa crescita guidata dall’uso dei dispositivi mobili tra le giovani generazioni.
Per coloro che producono tutti i contenuti di cui sopra, sappiamo quanto possa essere scoraggiante dall’ideazione all’esecuzione. Devi identificare l’obiettivo, sviluppare un’idea nitida e intelligente per attirare l’attenzione del tuo pubblico di destinazione, scriverlo, progettarlo, rivederlo, approvarlo e quindi consegnarlo al pubblico previsto tramite una varietà di canali. I passaggi successivi, spesso trascurati, riguardano la determinazione se tutti o almeno parte di quel contenuto ha prodotto i risultati desiderati attraverso l’analisi.
E non dimentichiamoci della conformità normativa che differisce in base all’area geografica e incombe su tutti coloro che sono coinvolti nella creazione e pubblicazione di contenuti, specialmente in settori altamente regolamentati come i servizi finanziari e le scienze della vita. Ad esempio, le etichette farmaceutiche sono un affare serio con requisiti rigorosi per il loro… ding, ding, ding… contenuto, inclusi ingredienti attivi, usi, istruzioni e avvertenze.
Ancora una volta confrontando il contenuto con i dati, il diavolo è nei metadati: i dettagli sui tuoi contenuti. Con il ricco tagging dei metadati, i componenti del contenuto possono essere facilmente ricercati, controllati dalla versione e assemblati dinamicamente all’interno di un repository centrale per qualsiasi output di documento in qualsiasi formato.
Le organizzazioni devono quindi adottare pratiche più intelligenti che generino automaticamente metadati in modo che gli esperti in materia (PMI) possano concentrarsi sulla condivisione delle proprie conoscenze, non sul tentativo di apprendere XML o su come trasformare un documento di 1.000 pagine in un’esperienza digitale, ad esempio un documento di facile utilizzo sito web.
Che si tratti di una piccola impresa o di una grande impresa, le sfide relative a dati e contenuti sono simili, ma lo sono anche i vantaggi, se il ciclo di vita dei contenuti viene gestito in modo olistico. Questo è l’aspetto più importante dei dati, il continuum dati-contenuto: quel contenuto deve essere gestito dall’inizio alla fine per una visione completa che rimuova i silos e faciliti una facile collaborazione all’interno dell’azienda in modo che possa essere utilizzato in modo efficace per supportare gli obiettivi aziendali .
Ovviamente, la governance dei dati è emersa come una pratica specializzata all’interno della gestione dei dati e lo stesso potrebbe valere per la governance dei contenuti e per il modo in cui influisce direttamente su un’azienda e sui suoi profitti. Nel suo “The Anatomy of a Future-Ready B2B Content Engine” del 2021, Forrester afferma che “… le organizzazioni leader garantiranno che la strategia e gli standard universali siano governati tramite un COE (Centro di eccellenza) dei contenuti a livello aziendale con l’obiettivo di fornire visibilità e approfondimenti sul ruolo dei contenuti durante l’intero percorso dell’acquirente e il ciclo di vita del cliente.”
Le organizzazioni possono trarre vantaggio dalla gestione del ciclo di vita dei contenuti
La gestione del ciclo di vita dei contenuti include i processi di creazione, gestione, collaborazione/revisione, pubblicazione, distribuzione e analisi delle risorse dei contenuti. Le informazioni risultanti portano quindi a passaggi aggiuntivi per aggiornare, rivedere o ritirare determinati contenuti.
Sebbene la maggior parte delle organizzazioni comprenda l’importanza dei contenuti, molte lottano ancora per ricavarne risultati significativi e una preziosa longevità. Questo perché gli sforzi di gestione dei contenuti tendono a vacillare senza un nutrimento strategico e ponderato in ogni fase del ciclo di vita di una determinata risorsa.
Inoltre, le organizzazioni che non dispongono dei processi e degli strumenti giusti si trovano ad affrontare passaggi di consegne ingombranti tra vari reparti e parti interessate, asset di contenuti sparsi o isolati o mancanza di informazioni chiare sulle prestazioni. Lo stesso Lo studio CMI indicato sopra indica che solo il 25% degli intervistati ritiene che le proprie organizzazioni dispongano della giusta tecnologia di gestione dei contenuti e la stiano utilizzando in modo efficace.
Mentre le organizzazioni più piccole potrebbero essere in grado di cavarsela con risorse disorganizzate, processi di collaborazione e approvazione più lenti o una mancanza di contesto e approfondimenti basati sui metadati, operare in questo modo può uccidere le strategie di contenuto aziendale. Questi problemi sono amplificati quando si ha a che fare con documenti altamente specializzati, come quelle etichette farmaceutiche che ho citato in precedenza o i rapporti sugli investimenti, per i quali l’automazione dei contenuti è fondamentale per supportare l’authoring e l’assemblaggio a componenti tra molte PMI e altre parti interessate.
In definitiva, è necessaria una maggiore consapevolezza sugli impatti positivi della gestione del ciclo di vita dei contenuti sulle operazioni dei contenuti aziendali. Alcuni dei suoi principali vantaggi sono:
Innovazione: la tecnologia per la creazione, l’automazione e l’intelligenza dei contenuti modernizza l’intero ciclo di vita dei contenuti, compresi i layout cartacei/digitali e la conversione automatica al digitale; authoring strutturato o a componenti/modulare con tagging dei metadati; flussi di lavoro automatizzati per revisioni, approvazioni, assemblaggio e pubblicazione; e approfondimenti su coinvolgimento e consumo.
Soddisfazione del cliente: sia B2C che B2B, la soddisfazione del cliente e le relazioni durature si basano su esperienze positive sostenute da contenuti accurati e tempestivi. Il contenuto deve essere pertinente, personalizzato e connettersi perfettamente con i tuoi elettori.
Singola fonte di verità: le organizzazioni dipendono da contratti, specifiche di prodotto, piani di marketing, manuali tecnici e invii alle autorità di regolamentazione. È fondamentale produrre, gestire e aggiornare questi documenti e mettere a disposizione delle persone giuste i componenti più rilevanti o le versioni più recenti.
Qualità: in relazione a quanto sopra, gli errori all’interno dei contenuti devono essere ridotti o identificati in anticipo e corretti rapidamente per garantire la qualità e la coerenza delle informazioni, dai documenti delle risorse umane ai manuali dei prodotti. Le organizzazioni possono trarre vantaggio dalla facile gestione di colori, caratteri, stili, loghi e più modelli di documenti e garantire un branding coerente.
Conformità: è importante ridurre il rischio di violazioni della conformità interne ed esterne con componenti di contenuto accurati e coerenti per una documentazione completa e priva di errori, inclusi gli invii alle autorità governative in base ai loro requisiti. Ciò contribuirà notevolmente a soddisfare i requisiti normativi per casi d’uso specifici con maggiore velocità e precisione.
Tempo di valutazione/ritorno sui contenuti: processi più efficienti di creazione, gestione, collaborazione, pubblicazione, consegna e analisi dei contenuti aumentano l’agilità e la produttività aziendale riducendo i costi. I contenuti possono essere riutilizzati e riproposti per supportare gli obiettivi aziendali a lungo termine, eliminando la creazione duplicata di testo, immagini, grafici e altri componenti.
Perché Quark per la gestione del ciclo di vita dei contenuti?
Sia la gestione dei dati che quella dei contenuti richiedono una strategia e un investimento tecnologico eseguiti con attenzione e coerenza per fornire valore.
Quark può aiutarti a infondere creatività, automazione e intelligenza in ogni fase del ciclo di vita dei tuoi contenuti aziendali.
Siamo nel settore della tecnologia dei contenuti da più di 40 anni e siamo conosciuti per questo QuarkXPress, il nostro fiore all’occhiello content design Software. Ma siamo stati anche pionieri content automation e continuare a innovare in queste aree oltre a content intelligence per la gestione del ciclo di vita dei contenuti a ciclo chiuso.
Quark Publishing Platform è una soluzione end-to-end per la creazione di contenuti strutturati/modulari, la progettazione di modelli, la definizione e l’automazione del flusso di lavoro, l’archiviazione/l’assemblaggio di componenti e la pubblicazione omnicanale.
And Quark Docurated fornisce informazioni sul coinvolgimento e sulle prestazioni dei contenuti, in modo da poterle trasmettere ai creatori di contenuti per migliorarli.
Contattateci se volete saperne di più sulle nostre soluzioni software e su come possono aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi di nuovi contenuti nel 2022 e oltre.