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by Emerson Welch  |  novembre 29, 2022

Cinq mythes sur les outils de collaboration de contenu – démystifiés

Content Collaboration

Les organisations connaissent la valeur de la collaboration de contenu. Elle permet à plusieurs personnes au sein de l’organisation de travailler ensemble sur un seul élément de contenu, une série ou un projet de contenu plus vaste. Lorsque les entreprises déploient des outils de collaboration de contenu au sein de leur infrastructure technologique, les avantages sont infinis, notamment une efficacité et une productivité améliorées qui permettent aux équipes de rester « connectées » et éliminent les silos de travail.

Alors que les outils de gestion de contenu obtiennent leur juste part d’attention sur le marché – et que les organisations prennent davantage conscience de la valeur qu’ils apportent à l’ensemble du processus de cycle de vie du contenu – de la création à la publication, et tout le reste – cela met en lumière les aspects pratiques de la différence entre un plate-forme de collaboration de contenu etplate-forme de gestion de contenu.

Voici cinq mythes courants sur les outils de collaboration de contenu qui doivent être brisés :

Les organisations disposent d’un référentiel central pour le contenu. Les avantages de la collaboration de contenu sont que vous pouvez partager des fichiers au sein de l’organisation, mais ce scénario de partage crée en fait un gros risque et peut entraîner non seulement des problèmes de contrôle de version , mais aussi des implications pour la sécurité. Une plate-forme de gestion de contenu offre un emplacement centralisé qui simplifie la connexion d’individus ou de groupes d’utilisateurs au même flux de travail à partir d’un seul endroit, éliminant les problèmes fragmentés qui surviennent lors du partage de fichiers au sein de l’organisation tout en garantissant une sécurité de premier ordre. Plusieurs parties prenantes bénéficient d’un accès simultané et peuvent facilement faire des commentaires, des modifications, des demandes de modification et remplacer des actifs à partir d’un seul volet de vue centralisé. Les révisions et les approbations sont plus rapides, ce qui augmente l’efficacité de l’ensemble de l’état de création de contenu pour accélérer la mise sur le marché.

Les organisations peuvent personnaliser le contenu à grande échelle. Les consommateurs dévorant le contenu à un rythme effréné, adoptant une approche en libre-service pour trouver les informations qu’ils recherchent et prendre des décisions rapidement, cela le rend plus important que jamais que les organisations développent un contenu significatif et personnalisé qui atteint le destinataire quand, où et comment il souhaite le consommer. Vous n’avez qu’une seule chance de faire une première impression positive et durable avec votre contenu.

Les plates-formes de collaboration de contenu ne peuvent pas fournir le contenu personnalisé nécessaire à grande échelle. Oui, les équipes peuvent collaborer sur le contenu et rationaliser les processus de révision, mais cela ne peut pas prendre en charge l’adaptation nécessaire de ce contenu pour les différents canaux imprimés et numériques multiples. Une plate-forme de gestion de contenu basée sur l’automatisation aidera votre entreprise à suivre le rythme des demandes des clients et vous permettra de créer et de diffuser un contenu personnalisé tout en prenant en charge les exigences d’évolutivité internes et externes, telles que la localisation et la traduction.

Le contenu créé prend en charge le cycle de vie du client. Les plates-formes de collaboration de contenu aident les équipes à rationaliser le processus de création de contenu, mais elles ne vous aident pas à savoir si le contenu que vous créez réellement répond aux besoins du public visé. . Les plates-formes de gestion de contenu avec analyse intégrée peuvent vous donner les informations nécessaires sur le contenu réellement consommé et, surtout, vous aider à déterminer quel type de contenu doit être réutilisé ou même supprimé.

Le contenu est conforme aux exigences régionales de conformité/réglementaires. La plupart des plates-formes de collaboration de contenu ne disposent pas d’outils intégrés pour garantir que le contenu créé répond aux exigences réglementaires qui varient selon l’industrie et la région. Une plate-forme de gestion de contenu avec des capacités de flux de travail d’automatisation intégrées garantit que la gestion des risques critiques, la conformité et les informations sur les droits d’auteur et l’image de marque sont appliquées avec précision et sont étiquetées à une version de document dans le référentiel central dans le cadre de l’historique complet des versions, facilement accessible. Cela garantira que le contenu publié respecte les exigences de conformité et que vous n’êtes pas confronté à de lourdes amendes pour non-respect de ces normes.

Prise en charge publication omnicanale. La préférence numérique d’aujourd’hui pour la consommation de contenu parmi les consommateurs a été un facteur déterminant pour expliquer pourquoi les organisations doivent évaluer leurs stratégies de contenu pour soutenir la transformation numérique. Le contenu créé doit être personnalisé et inclure non seulement les informations qu’ils souhaitent ou dont ils ont besoin, mais également fournir des éléments de conception pour l’interactivité. Les plates-formes de collaboration de contenu ne peuvent pas prendre en charge le mantra « créer une fois, publier partout » (COPE) qui vous permet de créer un élément de contenu une fois et de le publier sur tous les canaux simultanément sans compromettre le format ou la conception. La gestion de contenu permet aux équipes de contenu de créer facilement des composants de contenu réutilisables qui s’intègrent de manière transparente dans les formats de sortie omnicanal en quelques clics seulement. Par exemple, XML est généré automatiquement et vos composants réutilisables sont étiquetés directement avec des métadonnées pour faciliter la recherche et le suivi dans l’ensemble du référentiel de contenu.

Les outils de collaboration de contenu auront toujours une place à la table, mais à mesure que les organisations réaliseront le rôle que joue le contenu dans le soutien de la croissance de l’entreprise, elles verront également qu’une plate-forme de gestion de contenu automatisée est nécessaire pour soutenir les objectifs les plus importants de leur organisation : transformer numériquement pour offrir une excellente expérience client, répondre aux exigences réglementaires et générer des revenus.

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