Aumente la concienciación sobre el cumplimiento del contenido en toda su organización para «hacer frente» mejor a los desafíos
Muchas organizaciones luchan con la complejidad del contexto y el cumplimiento normativo porque no han centralizado sus operaciones de contenido. También tienden a perder el panorama general en términos de planificación y adopción de la tecnología adecuada para ayudarlos a crear y administrar eficientemente contenido compatible con velocidad y escala.
Miles de piezas de contenido, ya sea orientadas al cliente o no, viven en numerosos sistemas empresariales. Asegurarse de que todo cumpla es un desafío adicional porque muchas personas en todas las funciones están involucradas en crearlo, revisarlo, administrarlo y distribuirlo. Pero el cumplimiento de la gestión de contenido es una consideración clave, especialmente en industrias altamente reguladas como servicios financieros, salud, farmacéutica y gobierno.
Quark es consciente de que los riesgos de demandas, sanciones financieras, interrupción del negocio, pérdida de ingresos y daños a la reputación causados por no actuar de acuerdo con las leyes gubernamentales, las reglamentaciones de la industria o las mejores prácticas prescritas son demasiado reales y grandes para ignorarlos. Curiosamente, un Un estudio de Ponemon y Globalscape informó que el incumplimiento es tres veces más costoso que el cumplimiento cuando se analizan los costos: $5,47 millones para cumplir frente a un promedio de $14,82 millones para no cumplir.
Debido a que Quark está en el negocio de la tecnología de contenido y trabaja con clientes que deben cumplir con ciertos estándares de cumplimiento, decidimos patrocinar un seminario web con la Semana del cumplimiento el «El papel del contenido en el cumplimiento» con la oradora destacada Kathleen Pierce, analista principal de Forrester que se especializa en estrategia y operaciones de contenido. Me gustaría mencionar algunas de las ideas clave que compartió que resuenan conmigo.
Fomentar una cultura de cumplimiento
En el seminario web, Kathleen explicó que las operaciones de contenido y los profesionales de cumplimiento son socios naturales que deben trabajar juntos para crear y mantener un modelo de riesgo con vínculos a las leyes y regulaciones que rigen su industria y, por lo tanto, su empresa por país y región. Idealmente, el cumplimiento debe integrarse en cada etapa de la gestión del ciclo de vida del contenido: planificación, creación, colaboración, ensamblaje, publicación y análisis.
Cuidado con el peligro en las combinaciones de contenido
Kathleen también señaló en su presentación que no hay mucho contenido único dentro de una organización. Más bien, el contenido tiende a usar y reutilizar la misma información y mensajes subyacentes de muchas maneras diferentes. Los desafíos de cumplimiento tienden a surgir cuando el contenido existente se combina o recombina mediante procesos manuales con falta de ancho de banda del revisor. De hecho, copiar y pegar partes de numerosos documentos en uno nuevo lleva mucho tiempo, multiplica la probabilidad de errores y dificulta la personalización.
Considere la posibilidad de adoptar contenido modular para su reutilización y escala
Los documentos tradicionales son lineales y monolíticos, pero el contenido modular se divide en componentes (se divide en segmentos que pueden ser bloques de texto, datos, imágenes, diapositivas, etc.) y se etiqueta con metadatos para que se pueda combinar y reutilizar dinámicamente. Según la presentación de Kathleen, el contenido modular es la única forma de «HACER FRENTE» a la complejidad y el cumplimiento del contenido, lo que significa «crearlo una vez y publicarlo en todas partes». ¡Exactamente! No reescriba cuando puede reutilizar para la publicación omnicanal para aumentar la precisión y reducir el tiempo de comercialización.
Evaluar las herramientas tecnológicas disponibles
Kathleen ha trabajado en el ámbito del contenido durante casi 30 años y ha visto evolucionar el panorama tecnológico a lo largo de ese tiempo. En su presentación, les recuerda a las organizaciones que no tienen que “cojear con herramientas obsoletas”. Por supuesto, no podríamos estar más de acuerdo ya que proporcionamos software de inteligencia y automatización de creación de contenido para ayudar a las empresas a lograr sus objetivos, incluido el cumplimiento.
El contenido es un negocio complejo. También es costoso, no solo en términos de costos generales de producción, sino también cuando se tienen en cuenta las normas y reglamentos que se deben seguir para el bien común. Por ejemplo, Lector de Ciencias de la Vida informó una estadística que cuesta entre $ 800 millones y $ 1,2 mil millones para llevar un nuevo medicamento al mercado, y el 25% de este costo está asociado con el cumplimiento de los requisitos reglamentarios de contenido. Y nuevamente, no estamos hablando de contenido orientado al cliente. Las agencias reguladoras como la FDA emiten citaciones a las compañías farmacéuticas por procedimientos operativos estándar (SOP) inadecuados o por la falta de los mismos para los controles de producción y procesos. También se citan si las revisiones de esos procedimientos no se documentan correctamente.
Medir el riesgo y la madurez en todas sus funciones de contenido es realmente importante, como señaló Kathleen en su presentación. Y con la plataforma adecuada, puede permitir que una amplia gama de creadores de contenido centralizados y descentralizados entreguen activos de contenido de manera más rápida, precisa y rentable mientras cumplen con los requisitos de cumplimiento.
Solo he cubierto algunos de los aspectos más destacados de la presentación informativa de Kathleen con muchos más consejos prácticos sobre cómo incorporar el cumplimiento en su contenido y cultura organizacional. Querrá ver la repetición de «El papel del contenido en el cumplimiento» aquí.
Y para aprender más sobre Quark Publishing Platform (QPP) NextGen y cómo puede ayudar a sus expertos en la materia a crear contenido modularizado, reutilizable y controlado por cumplimiento dentro de una taxonomía universal para toda la empresa, solicitar una demostración.