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by Emerson Welch  |  noviembre 17, 2023

Capacitar a los creadores de contenidos: La autoría estructurada y el cumplimiento de la normativa más fáciles con Microsoft Word

Autoría estructurada

En el cambiante panorama actual de los contenidos empresariales, mantenerse eficiente y productivo no es un lujo, sino una necesidad absoluta. Si está cansado y frustrado por la complejidad de algunas interfaces de creación estructurada mientras elabora sus contenidos, la buena noticia es que existe una solución que supera estos obstáculos: la creación estructurada dentro de Microsoft Word.

Hoy en día existe la idea errónea de que para escribir contenidos estructurados es necesario disponer de una herramienta de autor especializada basada en XML. A menudo con una curva de aprendizaje complicada, y que los usuarios necesitan conocer a fondo un esquema como DITA o DocBook, todo lo cual dificulta la colaboración con personas que no son escritores. ¡Ya no!

En este blog, profundizaremos en las formas en que puede aprovechar el poder de Microsoft Word con un complemento para la autoría estructurada, estableciendo un flujo de trabajo en equipo sin fisuras, y los beneficios que aporta a los creadores de contenidos, como el fomento de una colaboración eficaz con expertos en la materia. También exploraremos cómo garantiza el cumplimiento de la normativa, sobre todo en sectores muy regulados como el de las ciencias de la vida, y analizaremos una convincente historia de éxito para ilustrar las ventajas reales de Microsoft Word para la creación de contenidos estructurados.

Contenido inteligente

Aprovechar Microsoft Word para la creación estructurada

Una de las principales ventajas de utilizar Microsoft Word para la autoría estructurada es su accesibilidad, que permite generar contenidos y documentación con rapidez. Las plantillas y estilos incorporados simplifican las tareas de creación de contenidos, haciendo que el proceso sea eficiente y sencillo. Funciones como el autorrelleno y la combinación de correspondencia agilizan aún más la creación de contenidos, mejorando la eficacia general.

Es más, la publicación omnicanal está inmersa dentro de Microsoft Word, lo que hace que el proceso de reutilización y publicación de contenidos en varios canales de salida sea pan comido, todo ello sin comprometer la precisión, el formato o el diseño. Los redactores pueden ver una vista previa renderizada de cómo quedará su contenido para HTML, PDF, aplicación móvil, etc., todo ello desde dentro de su interfaz de Word. Esto supone un importante ahorro de tiempo que reduce los errores, lo que permite a los creadores de contenidos centrarse en sus tareas principales.

La extensibilidad de Microsoft Word también admite esquemas XML como DocBook y modelos de contenido personalizados, lo que permite a los creadores de contenidos elaborar mapas de estilo para una organización más eficaz de los contenidos. Esto significa que los documentos antiguos y semiestructurados pueden mapearse e importarse en nuevos modelos de contenidos en bloque, listos para su reutilización en el repositorio del Sistema de Gestión de Contenidos por Componentes (CCMS). Este proceso ahorra valiosas horas que de otro modo se dedicarían a la reautorización y al trabajo técnico. Es una poderosa herramienta para la conversión de contenidos.

Capacitar a los creadores de contenidos con Microsoft Word

Una característica destacada de Microsoft Word para la autoría estructurada es su facilidad de uso, que elimina la necesidad de que los creadores de contenidos adquieran conocimientos técnicos o se sometan a una amplia formación en normas complejas como DITA o XML. La generación automática de XML agiliza la creación de contenidos, haciéndola altamente eficiente. Por lo tanto, los creadores de contenidos pueden escribir de la misma manera familiar que lo hacen para cualquier otro documento de Word, sin necesidad de lidiar con XML, esquemas, taxonomías o aprender un nuevo software de autor. Así de fácil.

Además, la interoperabilidad de Microsoft Word admite la coautoría, lo que permite a las distintas partes interesadas aportar sus comentarios sobre diferentes secciones de un documento mientras trabajan en él simultáneamente. Estos cambios se fusionan automáticamente, lo que acelera el proceso de creación de contenidos. Los comentarios y sugerencias que forman parte del flujo de trabajo de revisión y aprobación maximizan aún más la productividad del flujo de trabajo y la calidad de los contenidos. Las partes interesadas pueden revisar el historial de colaboración, lo que facilita la comprensión del contexto de los cambios a lo largo del tiempo.

Tras la fase de revisión y aprobación, los administradores y arquitectos de contenidos pueden importar las revisiones en XML y automatizar la conversión de archivos .docx semiestructurados en componentes de contenidos totalmente estructurados, que se almacenan en un CCMS. Estos componentes están listos para ser ensamblados para su uso en nueva documentación. Los administradores de empresas pueden mantener el sistema al día y realizar mejoras fácilmente utilizando Microsoft Word, lo que garantiza que los sistemas permanezcan actualizados y eficientes para futuros contenidos.

Mantener el cumplimiento con Microsoft Word

Para las industrias altamente reguladas, como la farmacéutica y la de ciencias de la vida, es primordial utilizar un formato familiar para una gestión fluida de los contenidos. Las organizaciones pueden adoptar la autoría estructurada utilizando Microsoft Word, una interfaz que simplifica el proceso con un complemento de fácil uso, lo que minimiza la formación de los usuarios y los requisitos de asistencia. El esquema neutral para las agencias evita los cambios de contenido obligatorios cuando evolucionan las normas de presentación XML, lo que garantiza que su conformidad permanezca intacta. Esta capacidad es especialmente crucial en sectores regulados como el farmacéutico, donde el cumplimiento de las normas y reglamentos en evolución es de suma importancia.

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Ventajas del uso de Microsoft Word para la autoría estructurada en industrias altamente reguladas

Las industrias altamente reguladas desean las ventajas de la automatización, pero exigen que se infunda en el proceso el máximo nivel de calidad y conformidad. Tomemos como ejemplo una industria altamente regulada como la farmacéutica: los medicamentos se actualizan constantemente según los requisitos de las autoridades sanitarias y los registros de acontecimientos adversos, lo que significa que su contenido debe poder actualizarse fácilmente en todo momento.

Dado que los consumidores de ese contenido son pacientes que necesitan urgentemente terapias nuevas y mejoradas, el contenido debe crearse y actualizarse lo más rápidamente posible. Las ventajas de utilizar Microsoft Word para la autoría estructurada en sectores altamente regulados son amplias:

  • Ayuda a empresas como las farmacéuticas a crear y gestionar documentación reglamentaria conforme, incluido el etiquetado de productos, el etiquetado clínico, las especificaciones de pruebas y mucho más.

  • Sus funciones integradas de seguimiento y comentarios facilitan la colaboración y revisión de documentos con varias partes interesadas, así como la fusión de los comentarios de las autoridades sanitarias directamente en Microsoft Word.

  • Su compatibilidad con contenidos estructurados también ayuda a las empresas a automatizar la creación de presentaciones reglamentarias con plantillas preconfiguradas para salidas como USPI, SmPC, monografía de producto y más, evolucionando de la creación manual al montaje automatizado con revisión humana.

Estudio de caso: Empresa farmacéutica líder mundial

Profundicemos en un ejemplo real de cómo la utilización de Microsoft Word para la autoría estructurada puede capacitar a los creadores de contenidos y agilizar la creación y el cumplimiento de los mismos.

En este caso, una empresa farmacéutica líder mundial ha dado pasos significativos para mejorar su cumplimiento legal y normativo utilizando ComplianceAuthor® AI, integrado con Quark Publishing Platform (QPP). El resultado es un proceso agilizado para que los creadores de contenidos los revisen y reutilicen al tiempo que mantienen la conformidad y minimizan los riesgos normativos. QPP desempeña un papel fundamental en la incrustación de componentes de contenido estructurados y dinámicos que contienen XML autogenerados para facilitar el montaje y la salida omnicanal. Como resultado, diferentes departamentos pueden escribir eficazmente contenidos XML estructurados dentro del entorno familiar de Microsoft Word, sin necesidad de ninguna formación técnica sobre XML. Esto proporciona una solución de automatización de contenidos de extremo a extremo para un flujo de trabajo de quejas sostenido.

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En conclusión, Microsoft Word ofrece una solución completa para la creación estructurada, que satisface las necesidades de cumplimiento de los creadores de contenidos, especialmente en sectores muy regulados. Su interfaz fácil de usar, su extensibilidad y sus funciones de colaboración la convierten en una potente herramienta para capacitar a los creadores de contenidos y mejorar la productividad, la calidad y el cumplimiento de las normas. ¿Por qué complicarse la vida cuando puede elegir Microsoft Word para crear y gestionar sus contenidos y, en última instancia, hacer crecer su negocio a un ritmo más rápido?

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