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by Emerson Welch  |  noviembre 29, 2022

Cinco mitos sobre las herramientas de colaboración de contenido: refutados

Content Collaboration

Las organizaciones conocen el valor de la colaboración de contenido, ya que permite que varias personas de la organización trabajen juntas en una sola pieza de contenido, serie o proyecto de contenido más grande. Cuando las organizaciones implementan herramientas de colaboración de contenido dentro de su infraestructura tecnológica, los beneficios son infinitos, incluida una mayor eficiencia y productividad que mantienen a los equipos «conectados» y eliminan los silos de trabajo.

A medida que las herramientas de administración de contenido obtienen su parte justa de atención en el mercado, y las organizaciones se vuelven más conscientes del valor que aportan a todo el proceso del ciclo de vida del contenido, desde la creación hasta la publicación, y todo lo demás, saca a la luz los aspectos prácticos. de la diferencia entre un plataforma de colaboración de contenidos y gestión de contenidos plataforma.

Aquí hay cinco mitos comunes sobre las herramientas de colaboración de contenido que necesitan romperse:

Las organizaciones tienen un depósito central para el contenido. Los beneficios de la colaboración de contenido son que puede compartir archivos en toda la organización, pero ese escenario de intercambio en realidad crea un gran riesgo y puede conducir no solo a problemas de control de versiones , pero también implicaciones de seguridad. Una plataforma de administración de contenido ofrece una ubicación centralizada que simplifica la conexión de personas o grupos de usuarios en el mismo flujo de trabajo desde un lugar, lo que elimina los problemas de fragmentación que surgen al compartir archivos en toda la organización y, al mismo tiempo, garantiza una seguridad de primer nivel. Múltiples partes interesadas obtienen acceso simultáneo y pueden hacer comentarios, editar, cambiar solicitudes y reemplazar activos fácilmente desde un único panel de vista centralizado. Las revisiones y aprobaciones son más rápidas, lo que aumenta la eficiencia de todo el estado de creación de contenido para acelerar el tiempo de comercialización.

Las organizaciones pueden personalizar el contenido a escala. Dado que los consumidores devoran el contenido a un ritmo épico, adoptar un enfoque de autoservicio para encontrar la información que desean y tomar decisiones rápidamente, lo hace más importante que nunca. que las organizaciones desarrollen contenido significativo y personalizado que llegue al destinatario cuando, donde y como quiera consumirlo. Solo tienes una oportunidad de causar una primera impresión positiva y duradera con tu contenido.

Las plataformas de colaboración de contenido no pueden entregar el contenido personalizado necesario a escala. Sí, los equipos pueden colaborar en el contenido y agilizar los procesos de revisión, pero no pueden admitir la adaptación necesaria de este contenido para los diferentes canales impresos y digitales múltiples. Una plataforma de administración de contenido con automatización en su núcleo ayudará a su empresa a mantenerse al día con las demandas de los clientes y garantizará que cree y entregue contenido personalizado al tiempo que respalda los requisitos de escalabilidad internos y externos, como la localización y la traducción.

El contenido creado respalda el ciclo de vida del cliente. Las plataformas de colaboración de contenido ayudan a los equipos a optimizar el proceso de creación de contenido, pero no lo ayudan a saber si el contenido que realmente crea satisface las necesidades de la audiencia prevista. . Las plataformas de administración de contenido con análisis incorporado pueden brindarle la información necesaria sobre qué contenido se está consumiendo realmente y, lo que es más importante, ayudarlo a determinar qué tipo de contenido debe reutilizarse o incluso retirarse.

El contenido cumple con los requisitos reglamentarios/de cumplimiento regional. La mayoría de las plataformas de colaboración de contenido no tienen herramientas integradas para garantizar que el contenido creado cumpla con los requisitos reglamentarios que varían según la industria y la región. Una plataforma de administración de contenido con capacidades de flujo de trabajo de automatización integradas garantiza que la gestión de riesgos críticos, el cumplimiento y la información y la marca de derechos de autor corporativos se apliquen con precisión y se etiquete en una versión de documento en el repositorio central como parte del historial completo de versiones, al que se puede acceder fácilmente. Esto garantizará que el contenido publicado se adhiera a los requisitos de cumplimiento y que no se enfrente a fuertes multas por no cumplir con estos estándares.

Soportes publicación omnicanal. La preferencia digital de hoy en día para el consumo de contenido entre los consumidores ha sido un factor impulsor de por qué las organizaciones deben evaluar sus estrategias de contenido para respaldar la transformación digital. El contenido creado debe ser personalizado e incluir no solo la información que desean o necesitan, sino también proporcionar elementos de diseño para la interactividad. Las plataformas de colaboración de contenido no pueden admitir el mantra de «crear una vez, publicar en todas partes» (COPE) que le permite crear una pieza de contenido una vez y publicarla en todos los canales simultáneamente sin comprometer el formato o el diseño. La gestión de contenido permite a los equipos de contenido crear fácilmente componentes de contenido reutilizables que se integran perfectamente en formatos de salida omnicanal con solo unos pocos clics. Por ejemplo, El XML se genera automáticamente y sus componentes reutilizables se etiquetan directamente con metadatos para facilitar la búsqueda y el seguimiento en todo el repositorio de contenido.

Las herramientas de colaboración de contenido siempre tendrán un asiento en la mesa, pero a medida que las organizaciones se den cuenta del papel que juega el contenido para respaldar el crecimiento empresarial, también verán que se requiere una plataforma de administración de contenido con automatización para respaldar los objetivos más importantes de su organización, desde transformándose digitalmente para brindar una excelente experiencia al cliente, cumplir con los requisitos normativos y generar ingresos.

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