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by Emerson Welch  |  septiembre 1, 2022

Flujos de trabajo automatizados en colaboración de contenido

Modular content

Un facilitador de la gestión exitosa del ciclo de vida del contenido

Nuestro segundo episodio de la serie de seminarios web «Close the Content Loop» de Quark ¿Los flujos de trabajo automatizados mejoran la colaboración de contenido? discutió el valor de los flujos de trabajo automatizados y el papel que desempeña en el impulso de la colaboración de contenido en toda la empresa. Este tema siguió a la discusión de nuestro primer episodio sobre contenido modular y, como tal, refuerza que hay muchos aspectos en los que las organizaciones deben pensar cuando se trata de implementar una estrategia de gestión de contenido exitosa.

Así que profundicemos en cómo la automatización de los flujos de trabajo contribuye al éxito de la gestión de contenido del ciclo de vida completo. Una cosa que aprendimos aquí en Quark de la experiencia del mercado es que la mayoría de las organizaciones no tienen flujos de trabajo específicos definidos para revisar y aprobar su contenido. Curiosamente, incluso algunas de las empresas más grandes del mundo no tienen una herramienta de flujo de trabajo de colaboración de ningún tipo.

Sin embargo, muchas organizaciones no practican un proceso 100 % manual y tienen partes automatizadas del ecosistema de contenido con sistemas integrados de gestión de contenido o gestión del trabajo. Sin embargo, para tener éxito, las organizaciones no pueden adoptar un enfoque de «elegir y elegir» para la automatización. Deben adoptar una estrategia de automatización del flujo de trabajo de extremo a extremo.

El factor de madurez

Muchas organizaciones se encuentran en diferentes puntos del espectro de madurez de la gestión de contenido.

Las organizaciones han dicho que su infraestructura de contenido carece de madurez porque sus empleados argumentan que un nuevo sistema de flujo de trabajo afectará su productividad, los ralentizará o creará pasos innecesarios. Es todo lo contrario y las organizaciones deben educar a todos los empleados sobre cómo la automatización mejora drásticamente la productividad, elimina las redundancias propensas a errores y los procesos manuales que consumen mucho tiempo. La automatización del flujo de trabajo juega un papel muy importante en la optimización de los procesos de revisión y aprobación y en el control de versiones, y les da más tiempo a las pymes y a otras personas involucradas en el equipo del ciclo de vida del contenido para centrarse en las oportunidades estratégicas.

Cualquier duda sobre el valor de la automatización a menudo se desmiente cuando las organizaciones ven los flujos de trabajo automatizados en acción, ya que existen beneficios para los flujos de trabajo en todos los niveles de madurez del contenido, especialmente cuando se publica en más de un canal de salida.

¿Por qué automatizar los flujos de trabajo de contenido?

Las razones para automatizar no necesitan ser complejas. Por ejemplo, un flujo de trabajo simple basado en la web para la revisión y aprobación de contenido con solo unos pocos estados automatizados mejora el control de calidad desde el principio.

Los flujos de trabajo centralizados en la web simplifican la conexión de personas o grupos de usuarios en el mismo flujo de trabajo desde un solo lugar, lo que elimina los problemas de fragmentación que surgen con un proceso manual. Múltiples partes interesadas obtienen acceso simultáneo y pueden hacer fácilmente comentarios, ediciones, solicitudes de cambio y activos de reemplazo desde un único panel de vista centralizado. Es importante destacar que un flujo de trabajo centralizado y automatizado ayuda a garantizar que la gestión de riesgos críticos, el cumplimiento o la información y la marca corporativas se apliquen con precisión, se etiquete en versiones de documentos como parte de un historial de versiones y sea de fácil acceso. Esto es particularmente valioso para las auditorías, ya que el registro de auditoría en el historial de versiones es fundamental y puede ser una ruina para una empresa en una industria altamente regulada.

Aumente la productividad del equipo y optimice los recursos con Estados

Los estados, o etapas, en los flujos de trabajo de contenido son las tareas intermedias realizadas por los usuarios durante un ciclo de vida del flujo de trabajo en el que los usuarios realizan acciones. Estas tareas pueden ser simples o rigurosas, pero el usuario o los usuarios actuarán como mecanismo para modificar el contenido en algún asunto para prepararlo para el siguiente estado en el ciclo de vida del flujo de trabajo.

Por ejemplo, Quark Publishing Platform permite a las organizaciones elegir entre ejemplos de flujo de trabajo o crear un flujo de trabajo personalizado. Hay varias opciones para controlar el comportamiento del flujo de trabajo, incluido el uso de líneas rojas durante el estado, que es la capacidad de realizar un seguimiento de los cambios realizados por los usuarios en el contenido. El contenido también se puede procesar a través de flujos de trabajo a nivel de documento completo o nivel de «componente». El nivel de componente permite que el contenido se revise y apruebe a nivel modular, dando a las organizaciones la confianza de que solo se está reutilizando el contenido aprobado. Además, los estados brindan claridad y aseguran la rendición de cuentas con responsabilidad basada en roles que aceleran el tiempo de comercialización.

Mover las revisiones de contenido a través de los estados también elimina los cuellos de botella y reduce el tiempo para que los usuarios completen las tareas. El contenido se puede asignar para revisiones y los usuarios pueden agregar etiquetas de metadatos al contenido para actualizaciones de cualquier estado. Esto permite capturar métricas durante los pasos del flujo de trabajo para el análisis y la generación de informes, lo que simplifica el ciclo de vida de la revisión y crea un registro auditable que simplifica la experiencia de colaboración para los autores de contenido, los colaboradores y las partes interesadas por igual.

Control de versiones

El historial de versiones y la comparación son fundamentales para una gestión óptima del flujo de trabajo. Particularmente cuando se trata de auditorías, la justificación de las ediciones y la capacidad de volver a versiones anteriores son obligatorias para la gestión y la gestión de riesgos. Es importante tener fácil acceso a cualquier versión de un documento, no solo el envío del contenido original, sino también información sobre un usuario específico que realizó cambios y la fecha y hora de esos cambios en un momento dado. Y la flexibilidad de comparar la versión con cualquier otra versión o volver al conjunto completo de contenido para esa versión, lo que también crea una nueva entrada en el registro del historial.

Flujos de trabajo automatizados en acción

Una entidad gubernamental aprovecha QPP para automatizar sus procesos de revisión e intercambio de conocimientos para tomar decisiones gubernamentales críticas. Antes de automatizar sus procesos digitales, toda la documentación estaba en papel y se distribuía manualmente. Hizo que la colaboración consumiera mucho tiempo, retrasando la toma de decisiones nacionales y manteniendo un alto nivel de riesgo de seguridad debido a la naturaleza de impresión primero de sus operaciones.

Ahora, con sus flujos de trabajo y procesos automatizados, pueden realizar una publicación instantánea, personalizada y dinámica de contenido que es flexible para cumplir con las funciones y responsabilidades de los diferentes usuarios.

Esto ha brindado una forma más eficiente, primero digital, de crear, distribuir y administrar información confidencial del gabinete y documentar todos los comentarios y opiniones a lo largo de todo el proceso.

La automatización de los flujos de trabajo es fundamental para transformar con éxito sus estrategias de gestión de contenido. Conecta a todas las partes interesadas del contenido con una única fuente de la verdad, creando transparencia en el seguimiento del progreso y los plazos del contenido con total precisión, brindando estados personalizables y salvaguardando un registro de auditoría preciso que es fundamental para el control de versiones exitoso, particularmente en entornos altamente regulados. industrias.

El nuevo lanzamiento de Quark Publishing Platform (QPP) NexGen lo pone en el camino hacia el éxito en la automatización de contenido.

Véalo usted mismo. Solicite una demostración de QPP NextGen.

No se olviden de marcar sus calendarios para nuestro próximo episodio de la serie «Cerrar el bucle de contenido» el 28 de septiembre a las 12 p.

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