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by Emerson Welch  |  November 29, 2022

Fünf Mythen über Content-Collaboration-Tools – entlarvt

Content Collaboration

Unternehmen wissen um den Wert der Content-Zusammenarbeit. Sie ermöglicht es mehreren Personen im gesamten Unternehmen, gemeinsam an einem einzelnen Inhalt, einer Serie oder einem größeren Content-Projekt zu arbeiten. Wenn Unternehmen Tools für die Inhaltszusammenarbeit innerhalb ihrer Technologieinfrastruktur einsetzen, sind die Vorteile endlos, einschließlich einer verbesserten Effizienz und Produktivität, die dafür sorgt, dass Teams „verbunden“ bleiben und Arbeitssilos beseitigt werden.

Da Content-Management-Tools auf dem Markt immer mehr Beachtung finden – und Unternehmen sich zunehmend des Werts bewusst werden, den sie für den gesamten Content-Lebenszyklusprozess – von der Erstellung bis zur Veröffentlichung und allem dazwischen – haben, werden die praktischen Aspekte ans Licht gebracht des Unterschieds zwischen a Content-Collaboration-Plattform und Content-Management-Plattform.

Hier sind fünf gängige Mythen über Content-Collaboration-Tools, die entlarvt werden müssen:

Organisationen verfügen über ein zentrales Repository für Inhalte. Der Vorteil der Content-Zusammenarbeit besteht darin, dass Sie Dateien im gesamten Unternehmen teilen können. Dieses Freigabeszenario birgt jedoch tatsächlich ein großes Risiko und kann nicht nur zu Problemen bei der Versionskontrolle führen , aber auch Auswirkungen auf die Sicherheit. Eine Content-Management-Plattform bietet einen zentralen Ort, der es einfach macht, Einzelpersonen oder Benutzergruppen von einem Ort aus in denselben Workflow einzubinden. Dadurch werden Fragmentierungsprobleme vermieden, die beim Teilen von Dateien im gesamten Unternehmen auftreten, und gleichzeitig wird höchste Sicherheit gewährleistet. Mehrere Beteiligte erhalten gleichzeitigen Zugriff und können über eine einzige, zentrale Ansicht problemlos Kommentare abgeben, Änderungen vornehmen, Änderungswünsche einreichen und Assets ersetzen. Überprüfungen und Genehmigungen erfolgen schneller, was die Effizienz der gesamten Inhaltserstellung steigert und die Markteinführungszeit verkürzt.

Organisationen können Inhalte in großem Maßstab personalisieren. Da Verbraucher Inhalte in rasantem Tempo verschlingen, einen Self-Service-Ansatz verfolgen, um die gewünschten Informationen zu finden und schnell Entscheidungen zu treffen, ist dies wichtiger denn je dass Organisationen aussagekräftige, personalisierte Inhalte entwickeln, die den Empfänger erreichen, wann, wo und wie er ihn konsumieren möchte. Sie haben nur eine Chance, mit Ihren Inhalten einen bleibenden positiven ersten Eindruck zu hinterlassen.

Content-Collaboration-Plattformen können die erforderlichen personalisierten Inhalte nicht in großem Umfang bereitstellen. Ja, Teams können an den Inhalten zusammenarbeiten und Überprüfungsprozesse optimieren, aber die notwendige Anpassung dieser Inhalte für die verschiedenen Print- und mehreren digitalen Kanäle kann dadurch nicht unterstützt werden. Eine Content-Management-Plattform mit Automatisierung als Kernstück hilft Ihrem Unternehmen, mit den Kundenanforderungen Schritt zu halten und stellt sicher, dass Sie personalisierte Inhalte erstellen und bereitstellen und gleichzeitig interne und externe Skalierbarkeitsanforderungen wie Lokalisierung und Übersetzung unterstützen.

Erstellte Inhalte unterstützen den Kundenlebenszyklus. Content-Collaboration-Plattformen helfen Teams dabei, den Content-Erstellungsprozess zu rationalisieren, aber sie helfen Ihnen nicht herauszufinden, ob die von Ihnen erstellten Inhalte tatsächlich den Bedürfnissen der beabsichtigten Zielgruppe entsprechen . Content-Management-Plattformen mit integrierten Analysen können Ihnen den nötigen Einblick in die tatsächlich genutzten Inhalte geben und, was noch wichtiger ist, dabei helfen, zu bestimmen, welche Art von Inhalten wiederverwendet oder sogar entfernt werden sollten.

Inhalte erfüllen regionale Compliance-/Regulierungsanforderungen. Die meisten Content-Collaboration-Plattformen verfügen nicht über integrierte Tools, um sicherzustellen, dass erstellte Inhalte regulatorische Anforderungen erfüllen, die je nach Branche und Region unterschiedlich sind. Eine Content-Management-Plattform mit integrierten Automatisierungs-Workflow-Funktionen stellt sicher, dass wichtige Risikomanagement-, Compliance- und Urheberrechtsinformationen sowie das Branding des Unternehmens genau durchgesetzt und einer Dokumentversion im zugeordnet werden zentrales Repository als Teil des vollständigen Versionsverlaufs, der leicht zugänglich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die veröffentlichten Inhalte den Compliance-Anforderungen entsprechen und Ihnen keine hohen Geldstrafen drohen, wenn Sie diese Standards nicht erfüllen.

Unterstützt Omnichannel-Publishing. Die heutige Bevorzugung des digitalen Konsums von Inhalten durch Verbraucher ist ein ausschlaggebender Faktor dafür, warum Unternehmen ihre Content-Strategien überprüfen müssen, um die digitale Transformation zu unterstützen. Die erstellten Inhalte müssen personalisiert sein und nicht nur die gewünschten oder benötigten Informationen enthalten, sondern auch Designelemente für Interaktivität bieten. Content-Collaboration-Plattformen können das Mantra „Einmal erstellen, überall veröffentlichen“ (COPE) nicht unterstützen, das es Ihnen ermöglicht, einen Inhalt einmal zu erstellen und ihn gleichzeitig auf allen Kanälen zu veröffentlichen, ohne Kompromisse bei Format oder Design einzugehen. Content Management ermöglicht Content-Teams die einfache Erstellung wiederverwendbarer Content-Komponenten, die sich mit nur wenigen Klicks nahtlos in Omnichannel-Ausgabeformate integrieren lassen. Zum Beispiel,XML wird automatisch generiert und Ihre wiederverwendbaren Komponenten werden direkt mit Metadaten getaggt für eine einfache Suche und Nachverfolgung im gesamten Content-Repository.

Content-Collaboration-Tools werden immer eine Rolle spielen, aber wenn Unternehmen erkennen, welche Rolle Inhalte bei der Unterstützung des Geschäftswachstums spielen, werden auch sie erkennen, dass eine Content-Management-Plattform mit Automatisierung erforderlich ist, um die wichtigsten Ziele ihrer Organisation zu unterstützen – von Die digitale Transformation hin zur Bereitstellung eines hervorragenden Kundenerlebnisses, zur Erfüllung regulatorischer Anforderungen und zur Generierung von Einnahmen.

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