Améliorez la sensibilisation à la conformité du contenu dans votre organisation pour mieux « FAIRE FACE » aux défis
De nombreuses entreprises sont confrontées à la complexité du contexte et à la conformité réglementaire, car elles n’ont pas centralisé leurs opérations de contenu. Ils ont également tendance à ne pas voir la situation dans son ensemble en termes de planification et d’adoption de la bonne technologie pour les aider à créer et à gérer efficacement un contenu conforme avec rapidité et évolutivité.
Des milliers d’éléments de contenu, qu’ils soient ou non destinés aux clients, résident dans de nombreux systèmes d’entreprise. S’assurer que tout est conforme est un défi supplémentaire car de nombreuses personnes de toutes les fonctions sont impliquées dans la création, la révision, la gestion et la distribution. Mais la conformité en matière de gestion de contenu est un élément clé, en particulier dans les secteurs hautement réglementés tels que les services financiers, la santé, l’industrie pharmaceutique et le gouvernement.
Quark est conscient que les risques de poursuites judiciaires, de sanctions financières, d’interruption des activités, de perte de revenus et d’atteinte à la réputation causés par le non-respect des lois gouvernementales, des réglementations du secteur ou des meilleures pratiques prescrites sont trop réels et trop importants pour être ignorés. Fait intéressant, unUne étude de Ponemon et Globalscape a révélé que la non-conformité coûte trois fois plus cher que la conformité en termes de coûts : 5,47 millions de dollars pour se conformer contre une moyenne de 14,82 millions de dollars pour ne pas se conformer.
Parce que Quark est dans le secteur de la technologie de contenu, travaillant avec des clients qui doivent respecter certaines normes de conformité, nous avons décidé de sponsoriser un webinaire avec la semaine de la conformité sur« Le rôle du contenu dans la conformité » avec la conférencière invitée Kathleen Pierce, analyste principale chez Forrester, spécialisée dans la stratégie de contenu et les opérations. J’aimerais aborder quelques-unes des idées clés qu’elle a partagées et qui me touchent.
Favoriser une culture de conformité
Dans le webinaire, Kathleen a expliqué que les professionnels des opérations de contenu et de la conformité sont des partenaires naturels qui doivent travailler ensemble pour créer et maintenir un modèle de risque avec des liens vers les lois et réglementations qui régissent votre secteur et donc votre entreprise par pays et région. Idéalement, la conformité devrait être intégrée à chaque étape de la gestion du cycle de vie du contenu : planification, création, collaboration, assemblage, publication et analyse.
Attention au danger des combinaisons de contenu
Kathleen a également noté dans sa présentation qu’il n’y a pas beaucoup de contenu unique au sein d’une organisation. Au contraire, le contenu a tendance à utiliser et à réutiliser les mêmes informations et messages sous-jacents de différentes manières. Les problèmes de conformité ont tendance à survenir lorsque le contenu existant est combiné ou recombiné à l’aide de processus manuels avec un manque de bande passante pour les réviseurs. En effet, copier et coller des morceaux de nombreux documents dans un nouveau document prend du temps, multiplie les risques d’erreurs et rend la personnalisation difficile.
Envisagez d’adopter un contenu modulaire pour le réutiliser et le mettre à l’échelle
Les documents traditionnels sont linéaires et monolithiques, mais le contenu modulaire est divisé en composants (décomposé en segments qui peuvent être des blocs de texte, des données, des images, des diapositives, etc.) et étiqueté avec des métadonnées afin qu’il puisse être combiné et réutilisé de manière dynamique. Selon la présentation de Kathleen, le contenu modulaire est le seul moyen de « faire face » à la complexité et à la conformité du contenu, ce qui signifie « le créer une fois et le publier partout ». Exactement! Ne réécrivez pas lorsque vous pouvez réutiliser pour la publication omnicanale afin d’augmenter la précision tout en réduisant les délais de mise sur le marché.
Évaluer les outils technologiques disponibles
Kathleen travaille dans le domaine du contenu depuis près de 30 ans et a vu le paysage technologique évoluer tout au long de cette période. Dans sa présentation, elle rappelle aux organisations qu’elles n’ont pas à « boitiller avec des outils obsolètes ». Bien sûr, nous sommes tout à fait d’accord puisque nous fournissons des logiciels d’automatisation et d’intelligence de la création de contenu pour aider les entreprises à atteindre leurs objectifs, y compris la conformité.
Le contenu est une entreprise complexe. C’est également coûteux – non seulement en termes de coûts de production généraux, mais également lorsque vous tenez compte des règles et réglementations qui doivent être suivies pour le plus grand bien. Par exemple, Lecteur des sciences de la vie ont rapporté une statistique selon laquelle il en coûte entre 800 millions de dollars et 1,2 milliard de dollars pour mettre un nouveau médicament sur le marché, et 25 % de ce coût est associé au respect des exigences réglementaires en matière de contenu. Et encore une fois, nous ne parlons pas de contenu destiné aux clients. Les organismes de réglementation comme la FDA délivrent des citations aux sociétés pharmaceutiques pour l’insuffisance ou l’absence de procédures opérationnelles standard (SOP) appropriées pour les contrôles de production et de processus. Ils sont également cités si les révisions de ces procédures ne sont pas correctement documentées.
Mesurer le risque et la maturité de toutes vos fonctions de contenu est vraiment important, comme l’a noté Kathleen dans sa présentation. Et avec la bonne plate-forme, vous pouvez permettre à toute une gamme de créateurs de contenu centralisés et décentralisés de fournir des ressources de contenu plus rapidement, plus précisément et à moindre coût tout en respectant les exigences de conformité.
Je n’ai couvert que quelques-uns des faits saillants de la présentation informative de Kathleen avec beaucoup plus de conseils pratiques sur la façon d’intégrer la conformité dans votre contenu et votre culture organisationnelle. Vous aurez envie de regarder la rediffusion de « Le rôle du contenu dans la conformité » ici.
Et pour en savoir plus sur Quark Publishing Platform (QPP) NextGen et comment cela peut aider vos experts en la matière à créer du contenu modulaire, réutilisable et contrôlé par la conformité au sein d’une taxonomie universelle à l’échelle de l’entreprise, demander une démo.