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by Emerson Welch  |  novembre 17, 2023

Donner du pouvoir aux créateurs de contenu : La rédaction structurée et la conformité en toute simplicité avec Microsoft Word

Rédaction structurée

Dans le paysage évolutif des contenus d’entreprise, rester efficace et productif n’est pas un luxe, c’est une nécessité absolue. Si vous êtes fatigué et frustré par la complexité de certaines interfaces de création structurée lors de la rédaction de votre contenu, la bonne nouvelle est qu’il existe une solution qui permet de surmonter ces obstacles : la création structurée dans Microsoft Word.

Aujourd’hui, on pense souvent à tort que la rédaction d’un contenu structuré nécessite un outil de création XML dédié. Souvent avec une courbe d’apprentissage délicate, et que les utilisateurs doivent se familiariser avec un schéma comme DITA ou DocBook, ce qui rend difficile la collaboration avec des non-rédacteurs. Plus maintenant !

Dans ce blog, nous verrons comment vous pouvez exploiter la puissance de Microsoft Word avec un plug-in pour la rédaction structurée, l’établissement d’un flux de travail d’équipe transparent et les avantages qu’il apporte aux créateurs de contenu, tels que la promotion d’une collaboration efficace avec les experts en la matière. Nous verrons également comment il garantit la conformité, en particulier dans des secteurs très réglementés comme les sciences de la vie, et nous examinerons une histoire de réussite convaincante pour illustrer les avantages concrets de Microsoft Word pour la rédaction de contenu structuré.

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Tirer parti de Microsoft Word pour la rédaction structurée

L’un des principaux avantages de l’utilisation de Microsoft Word pour la rédaction structurée est son accessibilité, qui permet de générer rapidement du contenu et de la documentation. Les modèles et styles intégrés simplifient les tâches de création de contenu, rendant le processus efficace et simple. Des fonctionnalités telles que le remplissage automatique et la fusion de courrier accélèrent encore la création de contenu, améliorant ainsi l’efficacité globale.

De plus, la publication omnicanale est intégrée à Microsoft Word, ce qui facilite le processus de réutilisation et de publication du contenu sur différents canaux de sortie, sans compromettre la précision, le format ou la conception. Les rédacteurs peuvent obtenir un aperçu de l’aspect de leur contenu en HTML, PDF, applications mobiles et autres, tout cela à partir de leur interface Word. Il s’agit d’un gain de temps considérable qui réduit les erreurs et permet aux créateurs de contenu de se concentrer sur leurs tâches principales.

L’extensibilité de Microsoft Word prend également en charge les schémas XML tels que DocBook et les modèles de contenu personnalisés, ce qui permet aux créateurs de contenu d’élaborer des cartes de style pour une organisation plus efficace du contenu. Cela signifie que les anciens documents semi-structurés peuvent être cartographiés et importés en masse dans de nouveaux modèles de contenu, prêts à être réutilisés dans le référentiel du système de gestion du contenu des composants (CCMS). Ce processus permet d’économiser des heures précieuses qui seraient autrement consacrées à la réautorisation et au travail technique. C’est un outil puissant pour la conversion du contenu.

Donner aux créateurs de contenu les moyens d’agir avec Microsoft Word

L’une des principales caractéristiques de Microsoft Word pour la rédaction structurée est sa convivialité, qui évite aux créateurs de contenu d’avoir à acquérir des compétences techniques ou à suivre une formation approfondie sur des normes complexes telles que DITA ou XML. La génération automatique de XML rationalise la création de contenu et la rend très efficace. Par conséquent, les créateurs de contenu peuvent écrire de la même manière qu’ils le font pour n’importe quel autre document Word, sans avoir à se débattre avec XML, les schémas, les taxonomies ou à apprendre un nouveau logiciel de création. C’est aussi simple que cela.

En outre, l’interopérabilité de Microsoft Word prend en charge la co-écriture, ce qui permet à différentes parties prenantes de donner leur avis sur différentes sections d’un document tout en y travaillant simultanément. Ces modifications sont automatiquement fusionnées, ce qui accélère le processus de création de contenu. Les commentaires et suggestions qui font partie du processus de révision et d’approbation optimisent encore la productivité du processus et la qualité du contenu. Les parties prenantes peuvent consulter l’historique de la collaboration, ce qui facilite la compréhension du contexte des changements au fil du temps.

Après la phase de révision et d’approbation, les administrateurs de contenu et les architectes peuvent importer les révisions en XML et automatiser la conversion des fichiers .docx semi-structurés en composants de contenu entièrement structurés, qui sont stockés dans un CCMS. Ces composants sont prêts à être assemblés pour être utilisés dans une nouvelle documentation. Les administrateurs d’entreprise peuvent facilement assurer la maintenance des systèmes et apporter des améliorations à l’aide de Microsoft Word, ce qui garantit que les systèmes restent à jour et efficaces pour les contenus futurs.

Soutenir la conformité avec Microsoft Word

Pour les secteurs très réglementés comme l’industrie pharmaceutique et les sciences de la vie, il est essentiel d’utiliser un format familier pour une gestion transparente du contenu. Les organisations peuvent adopter la rédaction structurée à l’aide de Microsoft Word, une interface qui simplifie le processus grâce à un module d’extension convivial, minimisant ainsi les besoins de formation et d’assistance des utilisateurs. Le schéma neutre pour les agences évite les modifications obligatoires du contenu lorsque les normes de soumission XML évoluent, ce qui garantit que votre conformité reste intacte. Cette capacité est particulièrement cruciale dans les secteurs réglementés tels que les produits pharmaceutiques, où le respect de normes et de réglementations en constante évolution est de la plus haute importance.

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Avantages de l’utilisation de Microsoft Word pour la rédaction structurée dans les secteurs hautement réglementés

Les industries hautement réglementées souhaitent bénéficier des avantages de l’automatisation mais exigent que le plus haut niveau de qualité et de conformité soit insufflé dans le processus. Prenez par exemple un secteur hautement réglementé comme celui des produits pharmaceutiques: les médicaments sont constamment mis à jour en fonction des exigences des autorités sanitaires et des enregistrements d’événements indésirables, ce qui signifie que leur contenu doit pouvoir être facilement mis à jour à tout moment.

Étant donné que les consommateurs de ce contenu sont des patients qui ont un besoin urgent de thérapies nouvelles et améliorées, le contenu doit être créé et mis à jour aussi rapidement que possible. L’utilisation de Microsoft Word pour la rédaction de documents structurés dans des secteurs hautement réglementés présente de nombreux avantages :

  • Il aide les entreprises pharmaceutiques à créer et à gérer une documentation réglementaire conforme, y compris l’étiquetage des produits, l’étiquetage clinique, les spécifications des tests, etc.

  • Ses fonctions intégrées de suivi et de commentaire facilitent la collaboration et la révision des documents avec plusieurs parties prenantes et permettent de fusionner les commentaires des autorités sanitaires directement dans Microsoft Word.

  • Sa prise en charge du contenu structuré aide également les entreprises à automatiser la création de soumissions réglementaires grâce à des modèles préconfigurés pour des produits tels que l’USPI, le SmPC, la monographie de produit et bien d’autres encore, en passant de la création manuelle à l’assemblage automatisé avec révision humaine.

Étude de cas : Entreprise pharmaceutique de premier plan au niveau mondial

Prenons un exemple concret de la manière dont l’utilisation de Microsoft Word pour la rédaction structurée peut permettre aux créateurs de contenu de rationaliser la création de contenu et la conformité.

Dans ce cas, une entreprise pharmaceutique de renommée mondiale a pris des mesures importantes pour améliorer sa conformité légale et réglementaire en utilisant ComplianceAuthor® AI, intégré à Quark Publishing Platform (QPP). Il en résulte un processus rationalisé permettant aux créateurs de contenu de réviser et de réutiliser le contenu tout en maintenant la conformité et en minimisant les risques réglementaires. QPP joue un rôle essentiel dans l’intégration de composants de contenu structurés et dynamiques qui contiennent du XML généré automatiquement pour faciliter l’assemblage et la sortie omnicanale. Ainsi, différents services peuvent rédiger efficacement du contenu XML structuré dans l’environnement familier de Microsoft Word, sans avoir besoin d’une formation technique sur le XML. Il s’agit d’une solution d’automatisation du contenu de bout en bout pour une gestion durable des plaintes.

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En conclusion, Microsoft Word offre une solution complète pour la rédaction structurée, répondant aux besoins de conformité des créateurs de contenu, en particulier dans les secteurs hautement réglementés. Son interface conviviale, son extensibilité et ses fonctions de collaboration en font un outil puissant qui permet de responsabiliser les créateurs de contenu et d’améliorer la productivité, la qualité et la conformité. Pourquoi vous compliquer la vie alors que vous pouvez choisir Microsoft Word pour créer et gérer votre contenu et, en fin de compte, faire évoluer votre entreprise plus rapidement ?

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