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by Emerson Welch  |  Agosto 10, 2023

Come gestire le versioni dei documenti e migliorare la collaborazione con l’automazione dei contenuti

Automazione dei contenuti

Sapeva che l’azienda media con cui parliamo produce 5-10 versioni di documenti prima di arrivare alla versione finale da pubblicare? La gestione di più versioni di documenti può essere una sfida, che porta a cicli di revisione e processi di approvazione prolungati, causando inutili ritardi nella pubblicazione dei contenuti. Senza un sistema affidabile di controllo delle versioni dei documenti, sono comuni gli sforzi duplicati, le interruzioni della collaborazione e gli errori di pubblicazione.

Tuttavia, la moderna automazione dei contenuti offre una soluzione misurabile, condensando i cicli di revisione delle versioni dei documenti da giorni. Ciò si ottiene centralizzando la raccolta, il feedback e il controllo delle versioni all’interno di una piattaforma facile da usare, basata sul web o su Microsoft Word.

Contenuto intelligente

Qui esploriamo il profondo impatto dei flussi di lavoro di automazione dei contenuti sul controllo della versione dei documenti e sulla collaborazione con gli stakeholder, e come questa trasformazione può aumentare la produttività e l’efficienza, garantendo al contempo la conformità alle normative.

Automazione dei contenuti per il controllo delle versioni dei documenti

Il controllo delle versioni dei documenti è fondamentale per una gestione ottimale del flusso di lavoro e le piattaforme di automazione dei contenuti svolgono un ruolo significativo nell’ottimizzare i processi di revisione e approvazione. Con l’accesso alla cronologia delle versioni e agli audit trail, può facilmente rivisitare le versioni precedenti e confrontare le modifiche utilizzando la semplice vista “traccia modifiche”, che le consente di vedere chi ha apportato modifiche specifiche e dove.

Un’altra caratteristica fondamentale per il controllo della versione dei documenti è la denominazione automatica. Le versioni dei documenti vengono generate automaticamente con nomi appropriati in base al tipo di documento, alla fase attuale del flusso di lavoro, ad esempio bozza, minore o maggiore e al numero di versione o riferimento, eliminando così l’ambiguità e garantendo la coerenza. Questo approccio iterativo favorisce l’adattabilità e l’innovazione, ottimizzando i contenuti per soddisfare le esigenze in evoluzione.

Inoltre, l’automazione dei contenuti consente di archiviare tutti i contenuti e le versioni in un repository di contenuti centralizzato, basato sul cloud, noto come un sistema di gestione dei contenuti dei componenti (CCMS)rendendo facile la ricerca, il recupero e persino il riutilizzo dei contenuti.E poiché questi componenti sono etichettati con metadati XML quando vengono creati dagli autori nei loro strumenti Microsoft Word o browser Web, le revisioni sono facilmente rintracciabili e fluiscono senza sforzo tra le parti interessate.

Automazione dei contenuti per la collaborazione

I flussi di lavoro automatizzati svolgono un ruolo fondamentale nello snellire i processi di revisione e approvazione, liberando gli esperti di materia (PMI) e i team del ciclo di vita dei contenuti per concentrarsi sulle opportunità strategiche. La collaborazione sui contenuti supera i confini geografici e i fusi orari, consentendo un feedback e una comunicazione in tempo reale. Questo livello di collaborazione favorisce un ambiente di lavoro coeso e un controllo della versione dei documenti di successo, dove si scambiano idee, si suggeriscono miglioramenti e si affrontano prontamente i problemi.

Portando la collaborazione a livelli più alti, le piattaforme di automazione dei contenuti incorporano una funzione di “confronto tra documenti”, che consente agli stakeholder del settore di accedere contemporaneamente ai contenuti, per vedere le aggiunte, le eliminazioni o le modifiche introdotte dai loro collaboratori. Bloccando sezioni e componenti specifici, solo gli utenti autorizzati possono accedervi, garantendo la massima protezione delle aree cruciali.

Automazione dei contenuti

Con la ramificazione delle versioni, le linee separate di versioni vengono diramate con i rispettivi processi di revisione e approvazione. Questo consente al suo team di esplorare diversi percorsi di sviluppo dei contenuti senza influenzare la versione principale. Gli stakeholder possono lavorare in parallelo, apportando modifiche e aggiornamenti in modo indipendente senza interrompere la linea principale del flusso di contenuti, il che è fondamentale per le nuove modifiche normative o quando è necessaria una variazione regionalizzata.

I flussi di lavoro di proofing e di collaborazione online, grazie a stati e notifiche personalizzabili, consentono ai team di tenere traccia dei progressi senza sforzo, di rimanere aggiornati sulle scadenze imminenti e di sperimentare un processo di creazione di contenuti automatizzato e ben strutturato che stimola la produttività e la sinergia, garantendo al contempo il rispetto degli standard del settore.

Mantenere la conformità normativa tra versioni diverse

Nei settori altamente regolamentati, come le scienze della vita e le tecnologie mediche, il controllo della versione dei documenti è essenziale per la conformità normativa.La mancata conformità alle normative del settore può comportare multe salate e conseguenze legali. Il software di automazione dei contenuti può aiutare, dando priorità alla gestione del rischio, alla conformità e al branding coerente di tutta la documentazione.

Prendete l’etichettatura dei farmaci farmaceutici, ad esempio. Il contenuto di una singola etichetta di prodotto può richiedere oltre 12 mesi per essere generato o modificato, passando attraverso innumerevoli revisioni e approvazioni. Il contenuto deve essere conforme ai requisiti normativi per ricevere l’approvazione per la distribuzione del prodotto al pubblico. Ogni etichetta può essere sottoposta a molteplici revisioni interne, oltre che a revisioni esterne con le autorità sanitarie, prima che la versione finale venga approvata. Man mano che si registrano eventi avversi per la salute e si ottengono nuove informazioni, le etichette e i documenti normativi associati vengono costantemente aggiornati, producendo un numero ancora maggiore di versioni di documenti, spesso in assenza di un ottimo sistema di organizzazione e collaborazione.

Le piattaforme di automazione dei contenuti mantengono un audit trail completo, assicurando la piena visibilità delle modifiche apportate a un documento o a un componente di contenuto, compresi i dettagli precisi di chi, cosa, quando e dove. Sostituiscono il metodo rischioso della condivisione di documenti di etichettatura critici via e-mail, che amplifica il controllo delle versioni e il fallimento della conformità normativa, a causa del suo processo decentralizzato e disconnesso. Sfruttando la giusta tecnologia dei contenuti, i settori altamente regolamentati possono mantenere il controllo delle versioni e migliorare la collaborazione sui contenuti per mantenere la conformità.

Vantaggi per il controllo della versione dei documenti e la collaborazione

In sintesi, abbracciando i flussi di lavoro automatizzati attraverso piattaforme come Quark Publishing Platform NextGen e ComplianceAuthor™, la sua azienda può sperimentare::

  • Collaborazione migliorata: La collaborazione senza soluzione di continuità tra i membri del team promuove il feedback e la comunicazione in tempo reale, favorendo un ambiente di lavoro più coeso.
  • Tracciabilità migliorata: L’accesso alla cronologia delle versioni e al confronto permette di tracciare facilmente le modifiche, consentendo audit efficienti e gestione del rischio.
  • Conformità normativa: I flussi di lavoro orientati alla conformità garantiscono l’aderenza agli standard del settore, salvaguardando la reputazione dell’organizzazione ed evitando sanzioni.
  • Riutilizzo efficiente dei contenuti: La revisione e l’approvazione a livello di componente consentono un riutilizzo sicuro dei contenuti, mantenendo la coerenza e l’accuratezza tra i documenti.
  • Riduzione dei cicli di revisione: I flussi di lavoro automatizzati abbreviano i cicli di revisione, riducendo al minimo i ritardi e migliorando l’efficienza dello sviluppo dei contenuti.
Automazione dei contenuti

Queste innovative tecnologie di controllo della versione dei documenti e di collaborazione consentono alla sua organizzazione di proteggere la sua reputazione, di mantenere la continuità aziendale e di rispettare gli obblighi legali, il tutto promuovendo una collaborazione e una creazione di contenuti efficienti.

Se vuole sapere come può fornire valore a lei, ecco un esempio reale di come una gestione efficiente del controllo di versione ha trasformato il flusso di lavoro dei contenuti.

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