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by Emerson Welch  |  août 10, 2023

Comment gérer les versions de documents et améliorer la collaboration grâce à l’automatisation du contenu ?

Content Automation

Saviez-vous que l’entreprise moyenne à laquelle nous nous adressons produit 5 à 10 versions de documents avant d’arriver à la version finale à publier ? La gestion de plusieurs versions de documents peut constituer un défi, entraînant des cycles de révision et des processus d’approbation prolongés, ce qui provoque des retards inutiles dans la publication du contenu. En l’absence d’un système fiable de contrôle des versions de documents, les doubles emplois, les ruptures de collaboration et les erreurs de publication sont fréquents.

Cependant, l’automatisation moderne du contenu offre une solution mesurable en condensant les cycles de révision des versions des documents, qui ne durent plus que plusieurs jours. Pour ce faire, la collecte, le retour d’information et le contrôle des versions sont centralisés au sein d’une plateforme conviviale, basée sur le web ou sur Microsoft Word.

Contenu intelligent

Nous explorons ici l’impact profond des flux de travail d’automatisation du contenu sur le contrôle des versions des documents et la collaboration avec les parties prenantes, et comment cette transformation peut stimuler la productivité et l’efficacité, tout en garantissant la conformité aux réglementations.

Automatisation du contenu pour le contrôle de la version des documents

Le contrôle des versions des documents est essentiel pour une gestion optimale du flux de travail, et les plateformes d’automatisation du contenu jouent un rôle important dans la rationalisation des processus de révision et d’approbation. Grâce à l’accès à l’historique des versions et aux pistes d’audit, vous pouvez facilement revisiter les versions précédentes et comparer les modifications à l’aide de la simple vue « Suivi des modifications », qui vous permet de voir qui a apporté des modifications spécifiques et où.

Le nommage automatique est une autre caractéristique essentielle du contrôle des versions des documents. Les versions des documents sont générées automatiquement avec des noms appropriés basés sur le type de document, l’étape actuelle du flux de travail (par exemple, brouillon, mineur ou majeur) et le numéro de version ou la référence, ce qui élimine toute ambiguïté et garantit la cohérence. Cette approche itérative favorise l’adaptabilité et l’innovation, en optimisant le contenu pour répondre à des besoins en constante évolution.

En outre, l’automatisation du contenu permet de stocker l’ensemble du contenu et des versions dans un référentiel de contenu centralisé, basé sur le cloud, connu sous le nom de système de gestion du contenu des composants (CCMS)Le contenu est ainsi plus facile à rechercher, à récupérer et même à réutiliser.Et comme ces composants sont étiquetés avec des métadonnées XML lorsqu’ils sont créés par les auteurs dans leurs outils Microsoft Word ou leur navigateur Web, les révisions sont facilement tracées et circulent sans effort entre les parties prenantes.

Automatisation du contenu pour la collaboration

Les flux de travail automatisés jouent un rôle essentiel dans la rationalisation des processus de révision et d’approbation, libérant les experts en la matière et les équipes chargées du cycle de vie du contenu pour qu’ils se concentrent sur les opportunités stratégiques. La collaboration en matière de contenu transcende les frontières géographiques et les fuseaux horaires, ce qui permet un retour d’information et une communication en temps réel. Ce niveau de collaboration favorise un environnement de travail cohésif et un contrôle efficace des versions des documents, où les idées sont échangées, les améliorations suggérées et les problèmes rapidement résolus.

Les plates-formes d’automatisation du contenu intègrent une fonction de « comparaison de documents » qui permet aux acteurs du secteur d’accéder simultanément au contenu et de voir les ajouts, les suppressions ou les modifications introduits par leurs collaborateurs. En verrouillant des sections et des composants spécifiques, seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder, ce qui garantit une protection optimale des zones cruciales.

Content Automation

Avec le branchement de versions, des lignes distinctes de versions sont branchées avec leurs processus de révision et d’approbation. Cela permet à votre équipe d’explorer différentes voies de développement de contenu sans affecter la version principale. Les parties prenantes peuvent travailler en parallèle, apporter des modifications et des mises à jour de manière indépendante sans perturber la ligne principale du flux de contenu, ce qui est essentiel pour les nouvelles modifications réglementaires ou lorsqu’une variation régionale est nécessaire.

Les flux de travail de validation et de collaboration en ligne, qui utilisent des statuts et des notifications personnalisables, permettent aux équipes de suivre sans effort les progrès réalisés, de rester informées des échéances imminentes et de bénéficier d’un processus de création de contenu automatisé et bien rationalisé qui stimule la productivité et la synergie, tout en garantissant le respect des normes du secteur.

Maintenir la conformité réglementaire entre les différentes versions

Dans les secteurs hautement réglementés tels que les sciences de la vie et les technologies médicales, le contrôle des versions des documents est essentiel pour assurer la conformité réglementaire.Le non-respect des réglementations industrielles peut entraîner de lourdes amendes et des conséquences juridiques. Les logiciels d’automatisation du contenu peuvent vous aider en donnant la priorité à la gestion des risques, à la conformité et à la cohérence de l’image de marque de toute la documentation.

Prendre l’étiquetage des produits pharmaceutiquespar exemple. La création ou la modification du contenu de l’étiquette d’un seul produit peut prendre plus de 12 mois et faire l’objet d’un nombre incalculable de révisions et d’approbations. Le contenu doit être conforme aux exigences réglementaires afin d’obtenir l’autorisation de distribuer le produit au grand public. Chaque étiquette peut faire l’objet de multiples révisions internes, ainsi que de révisions externes avec les autorités sanitaires, avant que la version finale ne soit approuvée. Au fur et à mesure que des événements sanitaires indésirables sont enregistrés et que de nouvelles informations sont obtenues, ces étiquettes et les documents réglementaires associés sont constamment mis à jour, produisant encore plus de versions de documents, souvent sans un système efficace d’organisation et de collaboration.

Les plateformes d’automatisation du contenu conservent une piste d’audit complète, garantissant une visibilité totale sur les modifications apportées à un document ou à un composant de contenu, y compris les détails précis de qui, quoi, quand et où. Ils remplacent la méthode risquée de partage des documents critiques d’étiquetage par courrier électronique, qui amplifie le contrôle des versions et l’échec de la conformité réglementaire, en raison de son processus décentralisé et déconnecté. L’utilisation d’une technologie de contenu appropriée permet aux industries hautement réglementées de maîtriser le contrôle des versions et d’améliorer la collaboration en matière de contenu afin de maintenir la conformité.

Avantages pour le contrôle des versions de documents et la collaboration

En résumé, en adoptant des flux de travail automatisés via des plateformes telles que Quark Publishing Platform NextGen et ComplianceAuthor™, votre entreprise peut expérimenter : :

  • Amélioration de la collaboration : La collaboration transparente entre les membres de l’équipe favorise le retour d’information et la communication en temps réel, ce qui favorise la cohésion de l’environnement de travail.
  • Traçabilité améliorée : L’accès à l’historique et à la comparaison des versions facilite le suivi des modifications, ce qui permet de réaliser des audits efficaces et de gérer les risques.
  • Conformité réglementaire : Les flux de travail axés sur la conformité garantissent le respect des normes industrielles, préservant ainsi la réputation de l’organisation et évitant les pénalités.
  • Réutilisation efficace du contenu : La révision et l’approbation au niveau des composants permettent de réutiliser le contenu en toute sécurité, en maintenant la cohérence et l’exactitude des documents.
  • Réduction des cycles de révision : Les flux de travail automatisés raccourcissent les cycles de révision, minimisent les retards et améliorent l’efficacité du développement de contenu.
Content Automation

Ces technologies innovantes de contrôle des versions de documents et de collaboration permettent à votre organisation de protéger sa réputation, de maintenir la continuité de ses activités et de se conformer à ses obligations légales, tout en favorisant une collaboration et une création de contenu efficaces.

Si vous souhaitez savoir comment il peut vous apporter de la valeur, voici un exemple concret de client qui montre comment une gestion efficace du contrôle des versions a transformé le flux de travail du contenu.

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