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by Emerson Welch  |  Giugno 2, 2022

I 7 cambiamenti di paradigma nell’Enterprise Content Publishing

Content Design

In che modo questi cambiamenti indicano l’adozione dell’automazione dei contenuti

Due invenzioni hanno cambiato drasticamente il modo in cui la società comunica e condivide le informazioni: la stampa e Internet, e continuano a influenzare la nostra vita personale e professionale. La nostra esigenza di contenuti non solo ha dato vita al Wall Street Journal online e a Netflix, ma ha anche cambiato il modo in cui banche, aziende farmaceutiche e case automobilistiche pubblicano i loro contenuti, come dichiarazioni, etichette dei prodotti e manuali utente.

La pubblicazione di contenuti aziendali continua ad evolversi, quindi mi piacerebbe discutere i principali cambiamenti di paradigma che influenzano quali contenuti si incontrano e come e quando vengono consumati. I responsabili della creazione, gestione e pubblicazione di contenuti aziendali nelle sue varie forme potrebbero voler considerare il potenziale vantaggio di questi cambiamenti. Ti aiuteranno a migliorare il tuo lavoro e a garantire che finisca nel formato giusto, consegnato alle persone giuste tramite il canale giusto al momento giusto.

Esaminiamo quindi i sette cambiamenti di paradigma nella pubblicazione di contenuti aziendali:

1. Dalla stampa al digitale: i processi e i sistemi della maggior parte delle organizzazioni sono orientati alla creazione e alla distribuzione di documenti stampati. La trasformazione digitale richiede che le imprese adottino processi, regole aziendali e soluzioni specificamente progettate per un ecosistema digitale e una strategia digital-first o, in molti casi, anche una strategia mobile-first. L’automazione dei contenuti è il ponte verso questa transizione e ti aiuterà a informare, coinvolgere e creare fiducia tra le parti interessate interne ed esterne.

2. Da “Ciò che vedi è ciò che ottieni” (WYSIWYG) a “Ciò che vedi è ciò che intendi” (WYSIWYM): Uno svantaggio considerevole del WYSIWYG è che grava sui creatori di contenuti il dovere banale e di basso valore di contenuti di formattazione. Quindi in una società finanziaria, ad esempio, gli analisti ben pagati trascorrono un bel po’ di tempo armeggiando frustrati con caratteri ed elementi di design. Invece, questi analisti dovrebbero concentrarsi sulla creazione di contenuti di alto valore. Con l’automazione dei contenuti, creano contenuti modulari che possono essere assemblati e riutilizzati in vari modelli di documenti, a seconda del pubblico e dello scopo. La tecnologia di automazione dei contenuti riduce la complessità e consente agli esperti in materia e ai progettisti di concentrarsi sulle rispettive responsabilità principali.

3. Dai documenti monolitici ai componenti di contenuto strutturato: i tradizionali processi di creazione di contenuti raccolgono lunghi blocchi statici di contenuto in un documento. Quando una parte di quel contenuto è necessaria altrove, gli autori devono cercarla e poi copiarla e incollarla nel nuovo documento. Questo approccio richiede tempo, è soggetto a errori e rischioso perché l’autore non sa se il contenuto è attuale o conforme e la personalizzazione è difficile. L’automazione dei contenuti semplifica la creazione di componenti di contenuto contrassegnati con metadati XML e conservati in un repository centrale (CCMS) per il controllo della versione. Quando gli autori hanno bisogno di un contenuto specifico, possono cercarlo facilmente utilizzando il tag per inserire il modulo di contenuto aggiornato e controllato dalla conformità. I componenti di contenuto strutturato migliorano notevolmente l’efficienza dell’autore e riducono il rischio di pubblicare materiale obsoleto. I componenti di contenuto supportano anche la pubblicazione omnicanale, creando un modulo di contenuto unico e semplice da personalizzare, regionalizzare e distribuire su stampa, Web, dispositivi mobili e altro ancora.

4. Da un flusso di lavoro di contenuto lineare alla collaborazione sui contenuti: i processi di contenuto tradizionali, incentrati sulla stampa e non strutturati seguono un flusso di lavoro lineare. L’autore A redige un documento e lo invia all’autore B per abbellirlo. Alla fine, la bozza arriva all’ufficio legale, che ritarda il processo mentre aggiungono o rivedono i “caratteri piccoli” richiesti. ‐valore, comunicazioni avanti e indietro. Con l’automazione dei contenuti, è possibile preconfigurare più flussi di lavoro basati sui ruoli in modo che gli autori e tutti i revisori richiesti possano lavorare contemporaneamente sui rispettivi componenti di contenuto. Ad esempio, un analista crea un documento che incorpora un tag di contenuto per un disclaimer legale, mentre l’avvocato aziendale rivede il disclaimer allo stesso tempo, indipendentemente da altri contributori di contenuto. Le revisioni e le approvazioni sono più rapide, aumentando l’efficienza dell’intera fase di creazione dei contenuti per accelerare il time-to-market e promuovere obiettivi di tempistica, creazione di entrate e riduzione dei costi.

5. Da nessuno schema di documento a tassonomia e metadati: la codifica dei contenuti consente alle aziende di fornire contenuti altamente personalizzati e conformi a un pubblico esterno. Anziché creare documenti monolitici una tantum, le aziende possono creare modelli che sfruttano i tag di contenuto e seguono le regole aziendali prescritte. L’automazione consente di generare contenuti al volo per soddisfare gli standard del momento giusto. Non solo questo approccio è altamente efficiente ed economico, ma è anche l’unico approccio che rende possibile la personalizzazione su larga scala.

6. Dalla carta/monitor al Bring Your Own Device (BYOD): la proliferazione dei contenuti digitali ha coinciso con l’adozione diffusa di laptop, smartphone e tablet. La maggior parte dei contenuti digitali viene ora consumata su dispositivi mobili. Allo stesso tempo, la forza lavoro sta diventando sempre più mobile, scegliendo di lavorare da casa e in luoghi diversi dal tradizionale ufficio. Una soluzione di automazione dei contenuti consente l’authoring digitale senza carta e la distribuzione dei contenuti tramite più dispositivi mobili.

7. Dall’editoria multicanale all’editoria omnicanale: il contenuto digitale è decisamente più portabile e adattabile del contenuto cartaceo ed è ora il principale formato di consumo grazie alla sua granularità e scalabilità multi-dispositivo. Per soddisfare le aspettative degli utenti, le aziende hanno bisogno della flessibilità necessaria per fornire contenuti accurati e coerenti attraverso i canali esistenti ed emergenti nel modo più rapido e semplice possibile. L’automazione dei contenuti è un moltiplicatore di forza, che semplifica il tradizionale processo multicanale che richiede uno sforzo uno a uno per creare contenuti per ciascun canale in uno sforzo uno a molti per l’omnicanale, ovvero la possibilità di creare un contenuto una volta e pubblicarlo a tutti i canali contemporaneamente, senza compromettere il formato o il design

Utilizza questi sette cambiamenti di paradigma per guidare la tua valutazione e il tuo investimento in una piattaforma di automazione dei contenuti, adottando un approccio crawl, walk and then run alla sua implementazione. Inizia con un piccolo passo, come implementare un singolo tipo di documento o canale. Impara da eventuali errori, migliora il processo e quindi aggiungi più documenti, utenti, posizioni e canali. Un’implementazione misurata consente alla tua organizzazione di stabilire aspettative realistiche, mantenere l’adesione e il supporto delle parti interessate e aumentare le tue possibilità di realizzare il massimo valore.

Con Quark Publishing Platform (QPP) NextGen, sarai in grado di affrontare tutti e sette i cambiamenti del paradigma dell’editoria aziendale e adottare un approccio a ciclo chiuso alla gestione del ciclo di vita dei contenuti. Dalla creazione dei contenuti al consumo, possiamo aiutarti ad automatizzare tutti i processi associati per migliorare l’efficacia e il ROI dei tuoi contenuti aziendali.

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