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by Emerson Welch  |  Aprile 28, 2022

Come scegliere una piattaforma di automazione dei contenuti

Content Automation

Quattro fattori per trovare la soluzione migliore per automatizzare i vostri contenuti

Si parla molto del ruolo strategico dei contenuti, di come guidino la trasformazione digitale, la soddisfazione dei clienti e i ricavi e del perché sia importante assicurarsi che siano conformi ai requisiti aziendali e di settore. Le aziende che producono un grande volume di contenuti in una varietà di formati – stampa, web, mobile e altro ancora – devono inevitabilmente confrontarsi con la complessità e i costi.

Ma l’automazione dei flussi di lavoro, l’acquisizione di informazioni e la chiusura del ciclo di vita dei contenuti sono la chiave per affrontare queste sfide. L’automazione dei contenuti aumenta anche la velocità dei contenuti, consentendo di creare una quantità maggiore di contenuti giusti per i pubblici giusti e di distribuirli attraverso i canali giusti al momento giusto.

La creazione, la revisione, l’assemblaggio, la pubblicazione e l’analisi dei contenuti aziendali sono fasi fondamentali del ciclo di vita dei contenuti. E ogni reparto della vostra organizzazione, dal marketing alla contabilità, all’ufficio legale e altro ancora, è probabilmente coinvolto in una fase o nell’altra. Ecco perché la valutazione di una piattaforma di automazione dei contenuti dovrebbe essere affrontata come un mezzo per stabilire una pipeline di contenuti accurata ed efficiente, che costituisca un’unica fonte di verità.

Ma come si sceglie una piattaforma di automazione dei contenuti? Le operazioni aziendali, i clienti e, in ultima analisi, il marchio dipendono dalla scelta giusta. Ecco i quattro fattori principali da considerare nel processo di valutazione.

Non contare su soluzioni puntuali

La scelta di una soluzione di automazione dei contenuti in grado di generare valore per l’azienda, ridurre i costi e semplificare la vita dei colleghi inizia con la comprensione della differenza tra una soluzione puntuale e una piattaforma. Una soluzione puntuale può essere rappresentata graficamente da un punto, e un punto è eccezionalmente bravo in una cosa: terminare una frase. Allo stesso modo, un’applicazione a punti è molto brava in una sola attività del ciclo di vita dei contenuti.

Prendiamo ad esempio l’authoring. Le applicazioni di elaborazione testi sono ottime per aiutare gli scrittori a creare contenuti. Ma non sono all’altezza di altre attività legate ai contenuti e spesso lavorano in modo isolato. Anche le necessità fondamentali per la creazione di contenuti, come la collaborazione e la gestione dei flussi di lavoro e delle approvazioni, non trovano una soluzione adeguata.

Questo è un problema per le aziende con processi di authoring di media o alta complessità. Un buon esempio è la creazione di una SOP (procedura operativa standard) bancaria. Le severe normative governative e aziendali, le politiche e le procedure richiedono il contributo di esperti di revisione, rischio e legali. Una soluzione puntuale non dispone delle funzionalità necessarie per gestire il processo di creazione e revisione, il che comporta diversi problemi, tra cui errori nel processo, vantaggi per gli utenti limitati al solo livello di reparto, processi di revisione soggetti a errori, incoerenze di strumenti e modelli e un ulteriore carico di lavoro per i team IT che devono contribuire all’implementazione, alla manutenzione e alla risoluzione dei problemi di un’applicazione unica e scollegata.

Rispetto al periodo della soluzione puntuale, una piattaforma può essere rappresentata graficamente da un rettangolo, che supporta l’intera struttura in tutte le sue dimensioni. In quanto tale, una piattaforma può supportare

più dipartimenti dell’azienda. Risiede su un’infrastruttura IT comune, idealmente basata su SaaS, che ne facilita l’implementazione, la manutenzione e l’aggiornamento. Inoltre, si integra con set di dati fondamentali prontamente disponibili per favorire la collaborazione tra gli utenti autorizzati di tutta l’azienda.

L’aspetto più importante di una piattaforma di automazione dei contenuti è che sia progettata con l’obiettivo finale in mente: fornire contenuti di valore in modo efficiente al pubblico di destinazione, dove questo si impegna maggiormente. Pertanto, deve incorporare tecnologie, applicazioni e interfacce per supportare ogni fase del processo dei contenuti, dalla creazione alla pubblicazione e distribuzione omnichannel.

Supportare gli investimenti tecnologici esistenti

Il processo di produzione dei contenuti aziendali è complesso perché coinvolge più reparti, utenti, tipi di contenuti, tipi di file, processi di collaborazione, consumatori di contenuti e dispositivi di consumo dei contenuti. Ma non tutte le complessità sono uguali. Le esigenze di una boutique di blogging variano considerevolmente da quelle di una banca Fortune 500. Nel valutare le opzioni, considerate non solo il tipo di soluzione di automazione dei contenuti di cui avete bisogno, ma anche la sua compatibilità con l’infrastruttura IT esistente.

Una buona “integrazione” si riduce a tre capacità chiave: scalabilità, estensibilità e sicurezza.

Una soluzione di automazione dei contenuti deve essere scalabile per supportare più utenti in più sedi, per produrre più contenuti, documenti e tipi di documenti e per supportare canali di distribuzione in crescita. Chiedetevi: Quanto è facile estendere la soluzione ad altri reparti? Con quale facilità l’IT può implementare la soluzione per soddisfare le esigenze degli utenti di tutte le sedi?

La soluzione deve integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti, non deve creare problemi. Quanto è importante per voi estrarre e integrare i contenuti e i dati dai sistemi esistenti nei contenuti che volete pubblicare? Una società di brokeraggio, ad esempio, deve essere in grado di estrarre da un database un grafico della performance azionaria media mobile di 12 mesi e pubblicarlo sul browser web di un potenziale investitore. Nel valutare l’estensibilità della tecnologia, accertatevi che l’architettura dell’applicazione e le interfacce di programmazione supportino linguaggi e metodi di programmazione moderni, come i servizi web RESTful, utilizzati per creare le più comunemente chiamate API. Inoltre, fate un elenco dei sistemi e dei database con cui i vostri processi di contenuto entrano in contatto. Maggiore è il numero di punti di contatto con i dati, maggiore sarà il valore di una soluzione estensibile per la vostra azienda.

Dovrebbe essere facile configurare la soluzione di automazione dei contenuti in modo che funzioni con i sistemi di sicurezza esistenti. È dotata di un sistema di sicurezza proprietario? Se è così, significa che il sistema è difficile da mantenere, non standard o scarsamente integrato. Trovate una soluzione che permetta alla vostra azienda di controllare le misure di sicurezza in tutta l’azienda, come l’autenticazione single sign-on (SSO), l’accesso degli utenti e i diritti di autorizzazione a documenti specifici. La flessibilità e la configurabilità delle impostazioni di sicurezza della soluzione di automazione dei contenuti dovrebbe essere un requisito fondamentale per le aziende che operano in settori altamente regolamentati. È buona norma stilare un elenco dei mandati normativi e delle politiche sulla privacy che l’azienda deve seguire, in modo da poter comprendere meglio i requisiti di sicurezza dell’organizzazione.

Valutare i modelli di implementazione

Decidere come distribuire la soluzione di automazione dei contenuti è importante quanto scegliere quale implementare. La modalità di distribuzione – offsite o onsite – influisce sui seguenti aspetti

  • Costo totale di proprietà della soluzione editoriale (acquisto iniziale, implementazione e manutenzione)
  • Esigenze di personale esperto in ambito IT e requisiti complessivi di personale all’interno dell’organizzazione
  • .
  • Problemi di approvvigionamento dell’infrastruttura, come il tempo di implementazione, lo spazio, il costo per unità di storage e la capacità dell’unità di elaborazione centrale (CPU)
  • .
  • Capacità di continuità operativa e di disaster recovery
  • .
  • Sicurezza, non solo della soluzione editoriale ma anche dell’infrastruttura che la sostiene
  • .

In un modello di distribuzione off-site, la piattaforma di automazione dei contenuti è ospitata da un fornitore di servizi che addebita un canone mensile o annuale di software-as-a-service (SaaS) per gestire la piattaforma di automazione dei contenuti. Il fornitore gestisce tutto, dalla capacità di archiviazione all’elaborazione, dalla garanzia del tempo di attività alla protezione contro le interruzioni, fino al mantenimento della connettività ad alta velocità per i dipendenti sparsi in tutto il mondo e alla predisposizione per la crescita. La due diligence dovrebbe rivelare se i sistemi dei potenziali fornitori non soddisfano gli standard di conformità alle normative e/o se le loro misure di sicurezza sono sufficientemente solide per supportare le esigenze dell’organizzazione.

Sebbene alcune organizzazioni possano preferire la sicurezza e il controllo dell’hosting del proprio software, un modello di distribuzione on-site che viene installato, gestito e operato in loco può essere molto più costoso, alla luce degli investimenti necessari nell’infrastruttura IT per supportarlo e mantenerlo. Inoltre, dal punto di vista della gestione, può esaurire la larghezza di banda dei team IT. Gli ecosistemi software stanno diventando sempre più integrati e anche le aziende tradizionalmente introverse stanno abbracciando i vantaggi dell’estensibilità del cloud.

Qual è il modello migliore per voi? I vantaggi di una distribuzione basata su SaaS possono essere sostanziali e molti sistemi, come le applicazioni aziendali legate al marketing, si sono spostati quasi esclusivamente su distribuzioni off-site. Sebbene alcuni settori regolamentati, come quello dei servizi finanziari, possano ancora nutrire dubbi sulla sicurezza dell’hosting di terze parti, questa mentalità sta cambiando grazie alle opzioni di cloud privato ora disponibili. Salire sul carro del SaaS vale la pena di essere preso in considerazione.

Selezionare il partner giusto per evitare il fallimento

L’adozione di una piattaforma di automazione dei contenuti aziendali richiede un’attenta valutazione. Quando si sceglie un fornitore, non si vuole un semplice fornitore, ma piuttosto un partner collaborativo che si consulti con voi per ottimizzare il valore e l’uso del sistema che vi sta vendendo. Volete che investano nel vostro successo, per aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi organizzativi.

Per determinare la differenza tra un fornitore di punti e un partner di piattaforma affidabile, ponete le seguenti domande:

  • Hanno competenze nel settore dell’automazione dei contenuti?
  • Si tratta di un fornitore esperto con un curriculum e referenze comprovate?
  • Possono supportare la creazione e la pubblicazione di contenuti riutilizzabili e omnicanale in più lingue?
  • Offrono una soluzione di automazione dei contenuti completa, end-to-end ed estensibile che vi permetterà di modernizzare e scalare il vostro ecosistema di contenuti?
  • Possiedono e si impegnano a innovare continuamente il loro portafoglio tecnologico?

Quark conosce i contenuti e sa come farli funzionare nel modo in cui la vostra azienda ha bisogno. Con Quark Publishing Platform (QPP) NextGen, controlliamo tutte le caselle di cui sopra per fornire un approccio a ciclo chiuso alla gestione del ciclo di vita dei contenuti. Possiamo aiutarvi ad automatizzare tutti i processi associati, dalla creazione al consumo dei contenuti, per migliorare l’efficacia e il ROI della vostra strategia di contenuti aziendali.

Guardate voi stessi. Richiedete una demo di QPP NextGen.

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