L’Australian Building Codes Board riduce il calendario di pubblicazione di norme e codici da sei settimane a quattro ore
Gli enti governativi e le aziende di numerosi settori industriali in tutto il mondo devono creare, aggiornare e mantenere standard e codici specifici, come quelli per la qualità, la salute e la sicurezza, che siano anche accessibili alle parti interessate. I processi associati possono essere difficili, dispendiosi in termini di tempo e denaro, per cui l’automazione della produzione, della pubblicazione e della gestione di questi documenti è la chiave della modernizzazione per ottenere maggiore accuratezza, velocità ed efficacia dei costi. Per questi motivi, le organizzazioni stanno implementando sistemi quali Quark Publishing Platform per content automation.
Un esempio è l’Australian Building Codes Board (ABCB), un ente di normazione responsabile della definizione di standard sicuri e sostenibili per gli edifici e i sistemi idraulici del Paese. Questi standard sono pubblicati come National Construction Code (NCC), che deve essere mantenuto, aggiornato e accessibile al pubblico e agli operatori del settore edile. Nel 2015, l’ABCB ha deciso di digitalizzare i tre volumi e le quasi 1.300 pagine dell’NCC.
La pubblicazione dell’NCC sul sito web dell’ABCB comportava la creazione di un PDF, la conversione in HTML da parte di sviluppatori terzi con costi e tempi considerevoli e la successiva importazione dell’HTML nel sistema di gestione dei contenuti del sito web (CMS). L’obiettivo dell’ABCB era quindi quello di migliorare questo processo manuale e “goffo”.
L’authoring strutturato per gli esperti di materia
L’NCC è una raccolta di clausole specifiche, quindi gli esperti di materia dell’ABCB devono poterle aggiungere o aggiornare facilmente all’interno di un formato predeterminato e coerente. Ma piuttosto che doversi concentrare sui tecnicismi della creazione di contenuti strutturati in XML, devono concentrarsi sull’aspetto tecnico del loro lavoro di esperti di edilizia.
Uno strumento di authoring strutturato che consenta di utilizzare il software di elaborazione testi preferito, come Microsoft Word, con la generazione automatica di XML in background, è la chiave per consentire agli autori di creare contenuti strutturati, componenti o modulari come quelli dell’NCC o di altri documenti critici per l’azienda, come …
Quark XML Author consente di utilizzare Microsoft Word per l’authoring strutturato di componenti di contenuto in XML in un ambiente di team con flussi di lavoro automatizzati. Parte di Quark Publishing Platform (QPP) , consente la creazione di Smart Content: componenti riutilizzabili che vengono etichettati direttamente con metadati per facilitare la ricerca e la tracciabilità dell’intero patrimonio di contenuti. Poiché Quark XML Author combina la familiarità e la facilità d’uso di Microsoft Word con l’authoring di contenuti strutturati, può essere distribuito in tutta l’organizzazione per realizzare tutti i vantaggi della pubblicazione dinamica, compresa una maggiore produttività per gli esperti di materia.
Con Quark XML Author, gli autori di ABCB possono semplicemente digitare mentre la codifica XML avviene in background.
L’automazione dei contenuti aumenta la produttività, riduce i costi e altri ROI
Oltre all’authoring strutturato, content automation si tratta di gestire e assemblare i vari componenti di un documento per poi pubblicarlo sui canali desiderati.
Con Quark XML Author e QPP, l’ABCB è in grado di assemblare una nuova edizione dell’NCC in sole quattro ore, di cui tre ore per generarla in formato PDF e un’ora in più per pubblicarla sul sito web dell’NCC.
Automatizzando tutti questi processi, la finestra di pubblicazione dell’NCC, che durava dalle sei alle otto settimane, si è ridotta drasticamente. Inoltre, il lavoro può essere gestito da un solo membro dello staff invece che da tre, e l’ACBC non deve pagare consulenti esterni per convertire il PDF in HTML, perché ottiene un XML “pulito e snello” da Quark che migra direttamente nel CMS.
Oltre alla velocità e alla riduzione dei costi, un altro vantaggio della pubblicazione automatizzata è che il periodo di revisione e commento ufficiale dell’NCC può essere esteso. Il pubblico in generale e le altre parti interessate, come i lavoratori del settore edile, hanno a disposizione altri tre mesi per assimilare in modo approfondito i nuovi codici per l’edilizia e l’idraulica proposti.
L’ACBC ha in mente di trasformare ulteriormente l’NCC, rendendolo ancora più facile da usare, in modo che le parti interessate possano identificare facilmente le clausole più rilevanti per loro grazie all’aggiunta di metadati e metriche di quantificazione. Rendere l’NCC più integrato e interattivo potrebbe non solo modernizzarlo come approccio alla pubblicazione di standard e codici, ma anche rivoluzionare il settore.
Per saperne di più sull’ABCB e sull’uso di Quark XML Author e QPP, scaricate il caso di studio. qui.