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by gareth oakes  |  Dicembre 15, 2022

Superare la burocrazia: creare contenuti legali conformi e omnicanale

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Ho avuto la fortuna di essere un relatore ospite del quinto episodio della serie di webinar “Close the Content Loop” di Quark intitolata: “Il cambiamento di mentalità: stai creando documenti legali o contenuti legali?”, dove abbiamo discusso delle sfide che le organizzazioni devono affrontare quando produzione di contenuti legali. C’è molta burocrazia associata ai contenuti legali con una miriade di requisiti di conformità che variano in base al settore e all’area geografica. Quindi, come si creano contenuti legali conformi che supportano un approccio di consegna omnicanale, il che significa che possono essere creati una volta e pubblicati ovunque e su qualsiasi dispositivo?

Le informazioni normative e statutarie sono create e distribuite come strumenti legali con piena forza di legge. Questi elementi fondamentali sono intrisi della tradizione legale che varia in base alla giurisdizione, ma a volte è in conflitto con pratiche moderne come la consegna digitale.

Un buon modo per pensare a risolvere questi problemi per lo spazio legale è considerare che le informazioni legali dovrebbero essere create come contenuti e non come documenti. La distinzione è sottile ma molto importante. È un cambiamento di mentalità.

La trasformazione digitale è il catalizzatore di questo cambiamento di mentalità, poiché le organizzazioni devono tenere il passo con la preferenza odierna per il consumo di contenuti da parte delle parti interessate. Il digitale è diventato il principale canale di output, superando il consumo di carta stampata.

Le sfide dell’output digitale affrontate dagli operatori del diritto

Lo sviluppo di contenuti per output digitali può essere piuttosto difficile per gli operatori del diritto. In primo luogo, esiste una selezione limitata di strumenti e tecnologie in grado di supportare questi nuovi requisiti di contenuto digitale. I piccoli team possono cavarsela con le tecnologie in ufficio, ma questo approccio non può adattarsi alla crescita.

In secondo luogo, le applicazioni ei processi aziendali devono aderire alle tradizioni e ai vincoli specifici di ciascuna giurisdizione. Questo adattamento del software alla pratica aziendale è l’opposto di ciò che la maggior parte delle società di software raccomanderebbe. Di solito è più conveniente adattare i processi aziendali al prodotto software.

In terzo luogo, e vedo come scenario peggiore, le organizzazioni rattoppano i propri sistemi interni, il che porta a progetti di implementazione lunghi e costosi e un pesante onere di supporto e manutenzione. La capacità di espandersi in nuovi canali di consegna con un budget limitato rallenta il processo di evoluzione e può arrestare rapidamente il progresso.

La linea di fondo è che spesso è estremamente difficile modificare i processi legali o normativi stabiliti per adattarli a un nuovo sistema.

Fuori dal vecchio modo, avanti con il nuovo

Per soddisfare con successo la conformità alle normative sui contenuti, i tuoi contributori di contenuti non possono avere il proprio modo di lavorare. Mi sono imbattuto in organizzazioni in cui avvocati, disegnatori e personale amministrativo lavorano nella versione desktop non strutturata e monolitica di Microsoft Word. Microsoft Word è il software di documentazione più comune e familiare, ma il suo utilizzo per creare contenuto piatto piuttosto che moduli di contenuto riutilizzabili e componibili è la radice del problema. Office 365 ha fatto passi da gigante, ma se l’intero team non sta lavorando allo stesso documento online, ciò influisce sulla collaborazione e sull’efficienza del team.

Altre questioni problematiche che ho riscontrato sono la mancanza di standardizzazione e le persone che lavorano in modo autonomo, il che presenta enormi sfide durante la creazione di documenti professionali e di qualità su larga scala. E il più delle volte il documento non supporta le linee guida aziendali ed è disseminato di numerosi errori di formattazione e di stile.

Questo processo limita la possibilità di automatizzare i documenti non strutturati in quanto non sono componentizzati o arricchiti con metadati XML, rendendo difficile la gestione e la ricerca di glossari accurati e aggiornati di definizioni o termini legali, per non parlare della possibilità di pubblicare in formato digitale formato.

Abbiamo incontrato alcuni clienti che utilizzano vecchi XML desktop o strumenti di contenuto strutturato, ma questi sono spesso completamente personalizzati, complicati da apprendere e utilizzare e difficili da supportare e mantenere.

La creazione di contenuti legali viene fornita con strutture complesse utilizzate in modo incoerente, come parti, capitoli, divisioni, suddivisioni e altro che rendono difficile garantire che tutti i creatori di documenti aderiscano a una struttura comune. Inoltre, gli strumenti di elaborazione testi rendono difficile supportare la numerazione legale che deve essere precisa e i rientri che hanno un significato molto specifico. La maggior parte dei testi legali fa un uso massiccio di termini definiti che sono spesso archiviati in più glossari, il che comporta un processo che richiede tempo per gestire con precisione e sapere che vengono utilizzati e stilizzati in modo coerente.

Anche le pratiche di riferimento incrociato interne ed esterne sono problematiche. Se fatto manualmente, ad esempio, un elemento potrebbe essere modificato durante il processo di stesura, ma una volta pubblicato potrebbe inavvertitamente fare riferimento a qualcosa che è cambiato o non esiste più. Le modifiche ai documenti legali aggiungono ulteriore complessità e comportano un noioso processo di analisi dei fogli di calcolo, modifica del linguaggio e adozione di un approccio “copia e incolla” per il consolidamento. Poche giurisdizioni dispongono di un sistema intelligente in grado di gestire con precisione il processo di modifica.

La pubblicazione di contenuti omnicanale è la chiave per affrontare queste sfide nel settore legale. Consente la creazione di un’esperienza dinamica e allineata in tutte le parti di un’organizzazione, eliminando i silos di comunicazioni e contenuti soggetti a errori che possono comportare la consegna di contenuti obsoleti, imprecisi e non conformi alle parti interessate. Supporta le tue strategie digitali, in modo che gli utenti di informazioni legali e normative ricevano questi contenuti spesso tecnici, complessi e altamente referenziati nel formato giusto tramite il loro dispositivo preferito per un consumo ottimale.

Transizione riuscita dalla creazione di documenti alla creazione di contenuti con QPP

Un’agenzia governativa australiana nel settore normativo pubblica grandi volumi di consultazioni complesse e documenti politici che comportano la gestione di un’ampia serie di norme legali, bozze di modifiche alle norme E deve consolidare tali modifiche su base molto regolare.

L’organizzazione aveva raggiunto i limiti dell’authoring non strutturato ed era passata a una soluzione per documenti XML. Tuttavia, ciò rappresentava una sfida per far fronte alle esigenze della loro attività e alle richieste delle parti interessate. Dopo aver analizzato il loro attuale ambiente di pubblicazione, hanno deciso di implementare una soluzione Quark Publishing Platform puramente basata sul web in quanto supportava la collaborazione in tempo reale e, soprattutto, supportava i contenuti strutturati.

Ora dispongono di un ambiente di pubblicazione moderno ed efficiente che consente agli utenti aziendali di collaborare in modo efficace e produrre pubblicazioni di alta qualità con formazione e supporto minimi. Gli autori possono creare policy e documenti legali in un ambiente di creazione strutturato, privo di tag e super facile da usare che supporta esperti di policy e legali in team di grandi dimensioni senza che sia richiesta una formazione strutturata sulla creazione. Il sistema è configurato con potenti modelli contenenti un set completo di funzionalità di pubblicazione professionale per soddisfare le loro complesse esigenze in termini di policy e contenuti legali, incluso il supporto per numerazione e riferimenti legali, modifiche e consolidamenti, equazioni, tabelle, testo in box, contenuto ruotato e rilevamento delle modifiche .

Tracciamento intelligente delle versioni, flusso di lavoro automatizzato e strumenti dedicati di revisione e approvazione basati sul Web sono alla base e il repository centrale dei contenuti può gestire centinaia o migliaia di pagine di lunghezza e supportare la pubblicazione omnicanale ad alto volume su stampa, PDF, Word e Web.

Il contenuto legale è complesso e in qualità di editore di informazioni legali stai svolgendo un ruolo fondamentale in una “catena di fornitura di informazioni” molto importante. Per eliminare le complessità della creazione di contenuti legali, è necessario un cambiamento di mentalità. Riconoscere il valore nel contenuto piuttosto che nei documenti libererà il tuo potenziale per servire i tuoi partner, clienti e tutti gli utenti a valle. Questo cambiamento fondamentale nel processo di pensiero ti guiderà nella ricerca delle soluzioni per semplificare il processo di creazione, revisione e aggiornamento delle informazioni attraverso l’automazione, semplificare il processo di collaborazione e, soprattutto, migliorare il processo di distribuzione dei contenuti per l’era digitale di oggi.

< p> Ero entusiasta di far parte di questa discussione e portare alla luce le complessità associate alla creazione e alla consegna di contenuti legali. A GPSL, forniamo soluzioni di contenuti strutturati in una vasta gamma di settori, tra cui editori legislativi, normativi e governativi. Per oltre 15 anni abbiamo fornito consulenza e software per aiutare a risolvere i problemi di contenuto più impegnativi per le organizzazioni in quattro continenti e sette paesi.

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