La gestione dei contenuti aziendali è diventata complicata, ingombrante e costosa, soprattutto per i documenti complessi e di grandi dimensioni con argomenti regolamentati a livello governativo o aziendale. Nei “bei tempi andati”, i documenti monolitici venivano creati, stampati e spediti tramite un canale fisico e, sebbene questa procedura fosse lenta, soggetta a errori e poco sicura, il processo era unico e lineare e in genere richiedeva aggiornamenti limitati.
Oggi la storia è diversa. I contenuti devono essere consegnati in modo sicuro attraverso molteplici canali, sia fisici che virtuali, tra cui pagine web, flussi di chat e messaggi SMS (per citarne alcuni) oltre alla stampa. Per i destinatari, le aspettative di informazioni tempestive (o addirittura immediate) e accurate sono aumentate in modo significativo. E il ritmo del business continua ad accelerare, il che significa che le organizzazioni devono essere agili – e intelligenti – per tenere il passo e rimanere competitive.
Il processo di creazione e distribuzione dei contenuti si è trasformato. Non è più lineare, in quanto le risorse devono continuamente incorporare gli aggiornamenti richiesti dall’azienda, dagli enti normativi o persino dai consumatori dei contenuti. Probabilmente coinvolge più persone distribuite funzionalmente e/o geograficamente. L’era del documento monolitico è finita.
Recente IDC La ricerca mostra che, in un’organizzazione tipica, 142 persone creano o modificano i contenuti direttamente dal sistema di gestione dei contenuti dell’organizzazione e si prevede che questo numero aumenti del 23% nei prossimi due anni (IDC’s CMS Technology and Use Cases Survey, giugno 2021, N =540). In media, ognuno di questi individui trascorre 26 ore alla settimana per creare e/o modificare i contenuti.
Naturalmente, ciò significa che anche le sfide relative ai contenuti che le organizzazioni devono affrontare sono cresciute in modo esponenziale. Le sfide principali includono tenere il passo con la domanda di creare nuove risorse di contenuto, capire quali di queste risorse risuonano con il pubblico, creare e gestire metadati e velocizzare la pubblicazione, per non parlare dei costi!
D. Quali delle seguenti sono le 3 principali sfide relative ai contenuti per la tua organizzazione?
Fonte: IDC, Indagine sulla tecnologia CMS e sui casi d’uso, giugno 2021, N =540
Queste sfide diventano ancora più problematiche per i documenti aziendali grandi e complessi con contenuti regolamentati dal governo o dalle aziende e/o contenuti che hanno componenti riutilizzabili, che devono essere tutti mantenuti aggiornati. Si pensi a un manuale di addestramento per un pilota di linea, a una procedura operativa standard per stabilire l’identità del cliente in una banca o alla documentazione richiesta per introdurre un nuovo farmaco sul mercato. Anche nei casi d’uso più semplici, è spesso un imperativo per un’azienda gestire efficacemente il proprio marchio su più risorse e più canali di distribuzione. I contenuti devono raggiungere clienti, partner e dipendenti nel formato giusto, al momento giusto e nel posto giusto in base ai requisiti aziendali e di settore specifici. Quindi, alla luce di tutto ciò, cosa deve fare un’organizzazione?
La giusta soluzione di gestione dei contenuti può ridurre drasticamente l’impatto di queste sfide. Tale soluzione deve fornire servizi per l’intero ciclo di vita dei contenuti, deve essere accessibile a tutti gli individui che partecipano a tale ciclo di vita e deve essere sicura. Ad alto livello, la soluzione di gestione dei contenuti deve supportare:
- Creazione di contenuti, inclusi creazione e progettazione
- Gestione dei componenti del contenuto, inclusa la gestione dei metadati, che consente un facile accesso, aggiornamento e riutilizzo
- Collaborazione, incluso il routing per la revisione, le modifiche e l’approvazione
- Pubblicazione su più canali di distribuzione
- Analisi su coinvolgimento e utilizzo
Nella nostra ricerca, le organizzazioni che hanno adottato una moderna soluzione di gestione dei contenuti hanno riscontrato una serie di vantaggi, tra cui una migliore reattività, una maggiore esperienza di clienti e dipendenti e un rischio aziendale ridotto.
D. Quali dei seguenti sono i 3 principali vantaggi aziendali che la tua organizzazione ha ottenuto adottando un CMS?
Snostro sito: IDC, Indagine sulla tecnologia CMS e sui casi d’uso, giugno 2021, N =540
Quando valuti una soluzione di gestione dei contenuti “intelligente”, poniti le seguenti domande:
- Quali contenuti sta creando la tua organizzazione e per quale scopo? Quanto di quel contenuto è ridondante (o peggio, incontrollato)? Quali contenuti possono essere (o dovrebbero essere) riutilizzati?
- Chi sta producendo, rivedendo, approvando e consegnando il contenuto? In altre parole, chi partecipa al ciclo di vita dei contenuti?
- Chi lo consuma e quando? Contenuti simili vengono consumati in varie fasi del rapporto dei lettori con la tua organizzazione?
- Quali formati sono richiesti per la creazione e la consegna?
- Quali integrazioni sono necessarie con altri sistemi aziendali per automatizzare e trasformare veramente i tuoi processi documentali?
- Come misuri l’utilizzo e il coinvolgimento? Hai stabilito un ciclo di feedback?
Una volta che avrai risposto a queste domande, dovrai trovare il fornitore e la soluzione che meglio soddisfano le tue esigenze. Data la sua lunga eredità incentrata sui contenuti, IDC ritiene che Quark e il suo end-to-end content automation solution dovrebbe essere tenuto in attenta considerazione. Anche se forse meglio conosciuta per le sue pionieristiche soluzioni di progettazione grafica, l’azienda offre oggi una piattaforma flessibile e aperta di strumenti per la gestione del ciclo di vita dei contenuti a ciclo chiuso, particolarmente adatta per documenti aziendali complessi forniti tramite più canali.
Nell’odierno mondo digitale, è il momento di creare una strategia intelligente per i contenuti!
Holly Muscolino è Research Vice President, Content Strategies and the Future of Work di IDC, responsabile della ricerca relativa all’innovazione e alla trasformazione delle soluzioni di contenuto, tra cui l’elaborazione intelligente dei documenti, l’esignature e altri servizi di workflow dei contenuti. L’attività principale di Muscolino comprende anche la trasformazione del lavoro e il ruolo della tecnologia nel guidare il futuro del lavoro.