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by Emerson Welch  |  Settembre 1, 2022

Flussi di lavoro automatizzati nella collaborazione sui contenuti

Modular content

Un fattore abilitante per una gestione del ciclo di vita dei contenuti di successo

Il nostro secondo episodio della serie di webinar “Close the Content Loop” di Quark I flussi di lavoro automatizzati migliorano la collaborazione sui contenuti? ha discusso il valore dei flussi di lavoro automatizzati e il ruolo che svolgono nel promuovere la collaborazione sui contenuti all’interno dell’azienda. Questo argomento ha fatto seguito alla discussione del nostro primo episodio sui contenuti modulari e, come tale, sottolinea che ci sono molti aspetti a cui le organizzazioni devono pensare quando si tratta di implementare una strategia di gestione dei contenuti di successo.

Analizziamo quindi in che modo l’automazione dei flussi di lavoro contribuisce al successo della gestione dei contenuti dell’intero ciclo di vita. Una cosa che abbiamo imparato qui a Quark dall’esperienza di mercato è che la maggior parte delle organizzazioni non ha flussi di lavoro specifici definiti per la revisione e l’approvazione dei propri contenuti. È interessante notare che anche alcune delle più grandi aziende del mondo non dispongono di uno strumento di collaborazione per il flusso di lavoro di alcun tipo.

Tuttavia, molte organizzazioni non praticano un processo manuale al 100% e dispongono di parti automatizzate dell’ecosistema dei contenuti con sistemi di gestione dei contenuti o di gestione del lavoro integrati. Tuttavia, per avere successo, le organizzazioni non possono adottare un approccio “scegli e scegli” all’automazione. Devono adottare una strategia di automazione del flusso di lavoro end-to-end.

Il fattore di maturità

Molte organizzazioni si trovano in punti diversi nello spettro della maturità della gestione dei contenuti.

Le organizzazioni hanno affermato che la loro infrastruttura di contenuti manca di maturità perché i loro dipendenti sostengono che un nuovo sistema di flusso di lavoro avrà un impatto sulla loro produttività, li rallenterà o creerà passaggi non necessari. È il contrario e le organizzazioni devono educare tutti i dipendenti su come l’automazione migliora notevolmente la produttività, elimina ridondanze soggette a errori e processi manuali che richiedono tempo. In particolare, l’automazione del flusso di lavoro svolge un ruolo enorme nello snellimento dei processi di revisione e approvazione e nel supporto del controllo delle versioni e concede più tempo alle PMI e ad altri soggetti coinvolti nel team del ciclo di vita dei contenuti per concentrarsi su opportunità strategiche.

Qualsiasi dubbio sul valore dell’automazione viene spesso smentito quando le organizzazioni vedono i flussi di lavoro automatizzati in azione poiché vi sono vantaggi per i flussi di lavoro a tutti i livelli di maturità dei contenuti, in particolare quando si pubblica su più di un canale di output.

Perché automatizzare i flussi di lavoro dei contenuti?

I motivi per automatizzare non devono essere complessi. Ad esempio, un semplice flusso di lavoro basato sul Web per la revisione e l’approvazione dei contenuti con pochi stati automatizzati migliora il controllo della qualità fin dall’inizio.

I flussi di lavoro centralizzati sul Web semplificano la connessione di individui o gruppi di utenti nello stesso flusso di lavoro da un’unica posizione, eliminando i problemi di frammentazione che sorgono con un processo manuale. Più parti interessate ottengono l’accesso simultaneo e possono facilmente apportare commenti, modifiche, richieste di modifica e risorse sostitutive da un unico riquadro di visualizzazione centralizzato. È importante sottolineare che un flusso di lavoro centralizzato e automatizzato aiuta a garantire che la gestione dei rischi critici, la conformità o le informazioni sul copyright aziendale e il marchio siano applicate con precisione, siano contrassegnate per documentare le versioni come parte di una cronologia delle versioni e siano facilmente accessibili. Ciò è particolarmente prezioso per gli audit poiché la registrazione degli audit nella cronologia delle versioni è fondamentale e può rappresentare una rovina per un’azienda in un settore altamente regolamentato.

Aumenta la produttività del team e ottimizza le risorse con gli stati

Gli stati, o fasi, nei flussi di lavoro dei contenuti sono le attività intermedie eseguite dagli utenti durante un ciclo di vita del flusso di lavoro in cui l’azione si verifica da parte degli utenti. Queste attività possono essere semplici o rigorose, ma l’utente o gli utenti fungeranno da meccanismo per modificare il contenuto in alcune questioni per prepararlo allo stato successivo nel ciclo di vita del flusso di lavoro.

Ad esempio, Quark Publishing Platformconsente alle organizzazioni di scegliere tra esempi di flussi di lavoro o creare un flusso di lavoro personalizzato. Sono disponibili diverse opzioni per controllare il comportamento del flusso di lavoro, incluso l’uso del redlining durante lo stato, che è la capacità di tenere traccia delle modifiche apportate dagli utenti al contenuto. Il contenuto può anche essere elaborato tramite flussi di lavoro a livello di documento completo oa livello di “componente”. Il livello di componente consente la revisione e l’approvazione del contenuto a livello modulare, dando alle organizzazioni la certezza che solo il contenuto approvato verrà riutilizzato. Inoltre, gli stati danno chiarezza e assicurano responsabilità con responsabilità basate sui ruoli che accelerano il time-to-market.

Spostare le revisioni dei contenuti attraverso gli stati elimina anche i colli di bottiglia e riduce il tempo necessario agli utenti per completare le attività. Il contenuto può essere assegnato per le revisioni e gli utenti possono aggiungere tag di metadati al contenuto per gli aggiornamenti per qualsiasi stato. Ciò consente di acquisire le metriche durante le fasi del flusso di lavoro per l’analisi e il reporting, semplificando il ciclo di vita della revisione e creando un percorso verificabile che semplifica l’esperienza di collaborazione per autori di contenuti, collaboratori e parti interessate.

Controllo della versione

La cronologia e il confronto delle versioni sono fondamentali per una gestione ottimale del flusso di lavoro. In particolare quando si tratta di scopi di audit, la giustificazione delle modifiche e la possibilità di ripristinare le versioni precedenti sono obbligatorie per la governance e la gestione del rischio. È importante avere un facile accesso a qualsiasi versione di un documento, non solo l’invio del contenuto originale, ma anche informazioni su un utente specifico che ha apportato modifiche e la data e l’ora di tali modifiche in un dato momento. E la flessibilità di confrontare la versione con qualsiasi altra versione o ripristinare l’intero set di contenuti per quella versione, che crea anche una nuova voce nel registro cronologico.

Flussi di lavoro automatizzati in azione

Un ente governativo sfrutta QPP per automatizzare i propri processi di revisione e condivisione delle conoscenze per prendere decisioni governative critiche. Prima di automatizzare i processi digitali, tutta la documentazione era cartacea e distribuita manualmente. Ha reso la collaborazione estremamente dispendiosa in termini di tempo, ritardando l’adozione di decisioni a livello nazionale e mantenendo un elevato livello di rischio per la sicurezza a causa della natura incentrata sulla stampa delle loro operazioni.

Ora, con i flussi di lavoro e i processi automatizzati, possono pubblicare contenuti in modo istantaneo, personalizzato e dinamico, flessibili per soddisfare i ruoli e le responsabilità dei diversi utenti.

Ciò ha fornito un modo più efficiente, digital-first per creare, distribuire e gestire le informazioni sensibili del gabinetto e documentare tutti i commenti e i feedback durante l’intero processo.

L’automazione dei flussi di lavoro è fondamentale per trasformare con successo le tue strategie di gestione dei contenuti. Collega tutte le parti interessate ai contenuti con un’unica fonte di verità, creando trasparenza nel tracciare l’avanzamento e le scadenze dei contenuti con la massima accuratezza, fornendo stati personalizzabili e salvaguardando un audit trail accurato che è fondamentale per il controllo della versione di successo, in particolare in ambienti altamente regolamentati industrie.

La nuova versione di Quark Publishing Platform (QPP) NexGen ti porta sulla strada del successo nell’automazione dei contenuti.

Vedi tu stesso. Richiedi una demo di QPP NextGen.

Non dimenticare di segnare i tuoi calendari per il nostro prossimo episodio della serie “Close the Content Loop” il 28 settembre alle 12:00 ET, che si concentrerà sul problema critico di come le aziende di scienze biologiche mantengono i propri contenuti conformi a un’estrema pressione normativa.

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