J’ai eu la chance d’être l’un des conférenciers invités du cinquième épisode de la série de webinaires « Close the Content Loop » de Quark intitulée : « The Mindset Shift : Are You Creating Legal Documents or Legal Content ? », où nous avons discuté des défis auxquels les organisations sont confrontées lorsqu’elles produire du contenu légal. Il y a beaucoup de paperasserie associée au contenu légal avec une myriade d’exigences de conformité qui varient selon l’industrie et la géographie. Alors, comment créer un contenu légal conforme qui prend en charge une approche de diffusion omnicanal, ce qui signifie qu’il peut être créé une seule fois et publié n’importe où et sur n’importe quel appareil ?
Les informations réglementaires et statutaires sont créées et diffusées comme des instruments juridiques ayant pleine force de loi. Ces éléments fondamentaux sont ancrés dans la tradition juridique qui varie selon la juridiction, mais qui entre parfois en conflit avec les pratiques modernes telles que la livraison numérique.
Une bonne façon de penser à la résolution de ces problèmes pour l’espace juridique est de considérer que les informations juridiques doivent être créées sous forme de contenu et non de documents. La distinction est subtile mais très importante. C’est un changement de mentalité.
La transformation numérique est le catalyseur de ce changement de mentalité, car les organisations doivent suivre le rythme de la préférence actuelle pour la consommation de contenu par les parties prenantes. Le numérique est devenu le principal canal de sortie, dépassant la consommation d’imprimés.
Défis de la production numérique auxquels sont confrontés les praticiens du droit
Développer du contenu pour les sorties numériques peut être assez difficile pour les praticiens du droit. Premièrement, il existe une sélection limitée d’outils et de technologies capables de répondre à ces nouvelles exigences en matière de contenu numérique. Les petites équipes peuvent se débrouiller avec les technologies de bureau, mais cette approche ne peut pas s’adapter à la croissance.
Deuxièmement, les applications et les processus opérationnels doivent respecter les traditions et les contraintes propres à chaque juridiction. Cette adaptation des logiciels aux pratiques commerciales est à l’opposé de ce que la plupart des éditeurs de logiciels recommanderaient. Il est généralement plus rentable d’ajuster les processus métier en fonction du produit logiciel.
Troisièmement, et je considère que c’est le pire des cas, les organisations assemblent leurs propres systèmes maison, ce qui entraîne des projets de mise en œuvre longs et coûteux et une lourde charge de support et de maintenance. La possibilité de s’étendre à de nouveaux canaux de distribution dans le cadre d’un budget restrictif ralentit le processus d’évolution et peut stopper rapidement les progrès.
En fin de compte, il est souvent extrêmement difficile de modifier les processus juridiques ou réglementaires établis pour s’adapter à un nouveau système.
Débarrassez-vous de l’ancienne méthode, place à la nouvelle
Pour réussir à respecter la conformité réglementaire du contenu, vos contributeurs de contenu ne peuvent pas avoir leur propre façon de travailler. J’ai rencontré des organisations où les avocats, les rédacteurs et le personnel administratif travaillent dans la version de bureau non structurée et monolithique de Microsoft Word. Microsoft Word est le logiciel de documentation le plus courant et le plus familier, mais son utilisation pour créer du contenu plat plutôt que des modules de contenu réutilisables en composants est la racine du problème. Office 365 a fait des progrès significatifs, mais si toute votre équipe ne travaille pas sur le même document en ligne, cela a un impact sur la collaboration et l’efficacité de l’équipe.
D’autres problèmes problématiques que j’ai constatés sont le manque de normalisation et les personnes travaillant de manière autonome, ce qui présente d’énormes défis lors de la création de documents professionnels de qualité à grande échelle. Et le plus souvent, le document ne respecte pas les directives de l’entreprise et est parsemé de nombreuses erreurs de formatage et de style.
Ce processus limite la possibilité d’automatiser les documents non structurés car ils ne sont pas composés ou enrichis de métadonnées XML, ce qui rend difficile la gestion et la recherche d’un glossaire précis et à jour de définitions ou de termes juridiques, sans parler de la possibilité de publier dans un format numérique. format.
Nous avons rencontré certains clients qui utilisaient d’anciens outils de bureau XML ou de contenu structuré, mais ceux-ci sont souvent entièrement personnalisés, compliqués à apprendre et à utiliser, et difficiles à prendre en charge et à entretenir.
La création de contenu juridique s’accompagne de structures complexes en place qui sont utilisées de manière incohérente, telles que des parties, des chapitres, des divisions, des subdivisions, etc., ce qui rend difficile de s’assurer que tous les créateurs de documents adhèrent à une structure commune. Ajoutez à cela les outils de traitement de texte qui rendent difficile la prise en charge d’une numérotation légale qui doit être précise et d’indentations qui ont une signification très précise. La plupart des textes juridiques font un usage intensif de termes définis qui sont souvent stockés dans plusieurs glossaires, ce qui entraîne un processus fastidieux pour gérer avec précision et savoir qu’ils sont utilisés et stylisés de manière cohérente.
Les pratiques de références croisées internes et externes sont également difficiles. Lorsqu’il est fait manuellement, par exemple, un élément peut être modifié pendant le processus de rédaction, mais lorsqu’il est publié, il peut faire référence par inadvertance à quelque chose qui a changé ou qui n’existe plus. Les modifications apportées aux documents juridiques ajoutent une complexité supplémentaire et impliquent un processus fastidieux d’analyse des feuilles de calcul, de modification du langage et d’adoption d’une approche « copier-coller » pour la consolidation. Peu de juridictions disposent d’un système intelligent capable de gérer avec précision le processus de modification.
La publication de contenu omnicanal est essentielle pour relever ces défis dans le secteur juridique. Il permet la création d’une expérience dynamique et alignée dans toutes les parties d’une organisation, éliminant les silos de communication et de contenu sujets aux erreurs qui peuvent entraîner la livraison de contenu obsolète, inexact et non conforme aux parties prenantes. Il accompagne vos stratégies digitales, afin que les utilisateurs d’informations légales et réglementaires reçoivent ces contenus souvent techniques, complexes et très référencés au bon format via leur appareil préféré pour une consommation optimale.
Transition réussie de la création de documents à la création de contenu avec QPP
Une agence gouvernementale australienne dans le domaine de la réglementation publie de grands volumes de documents de consultation et de politique complexes qui impliquent la gestion d’un grand nombre de règles juridiques, des projets d’amendements aux règles ET doivent consolider ces amendements de manière très régulière.
L’organisation avait atteint les limites de la création non structurée et migré vers une solution de document XML. Cependant, cela posait un défi pour faire face aux besoins de leur entreprise et aux demandes des parties prenantes. Après avoir analysé leur environnement de publication actuel, ils ont décidé de déployer une solution Quark Publishing Platform entièrement basée sur le Web, car elle prenait en charge la collaboration en temps réel et, surtout, le contenu structuré.
Ils disposent désormais d’un environnement de publication moderne et efficace qui permet aux utilisateurs professionnels de collaborer efficacement et de produire des publications de haute qualité avec un minimum de formation et d’assistance. Les auteurs peuvent créer des documents politiques et juridiques dans un environnement de création structuré, sans balises et très facile à utiliser, qui prend en charge les experts politiques et juridiques au sein de grandes équipes sans formation de création structurée requise. Le système est configuré avec des modèles puissants contenant un ensemble complet de fonctionnalités de publication professionnelles pour répondre à leurs besoins complexes en matière de politique et de contenu juridique, y compris la prise en charge de la numérotation et du référencement légaux, des modifications et des consolidations, des équations, des tableaux, du texte encadré, du contenu pivoté et du suivi des modifications. .
Le suivi intelligent des versions, le flux de travail automatisé et les outils de révision et d’approbation Web dédiés sont à la base et le référentiel central de contenu peut gérer des centaines ou des milliers de pages et prendre en charge la publication omnicanale à volume élevé vers l’impression, le PDF, Word et le Web.
Le contenu juridique est complexe et, en tant qu’éditeur d’informations juridiques, vous jouez un rôle essentiel dans une « chaîne d’approvisionnement de l’information » très importante. Pour éliminer les complexités de la création de contenu juridique, un changement de mentalité est nécessaire. Reconnaître la valeur du contenu plutôt que des documents libérera votre potentiel pour servir vos partenaires, clients et tous les utilisateurs en aval. Ce changement fondamental dans le processus de réflexion vous guidera dans la recherche de solutions pour simplifier le processus de création, de révision et de mise à jour des informations grâce à l’automatisation, rationaliser le processus de collaboration et, surtout, améliorer votre processus de diffusion de contenu à l’ère numérique d’aujourd’hui.
< p> J’étais ravi de faire partie de cette discussion et de mettre en lumière les complexités associées à la création et à la livraison de contenu légal. À GPSL, nous fournissons des solutions de contenu structuré à travers une gamme d’industries, y compris les éditeurs législatifs, réglementaires et gouvernementaux. Depuis plus de 15 ans, nous fournissons des conseils et des logiciels pour aider à résoudre les problèmes de contenu les plus difficiles pour les organisations sur quatre continents et sept pays.