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by Emerson Welch  |  septembre 1, 2022

Flux de travail automatisés dans la collaboration de contenu

Modular content

Un facilitateur de la gestion réussie du cycle de vie du contenu

Notre deuxième épisode de la série de webinaires « Close the Content Loop » de Quark Les flux de travail automatisés améliorent-ils la collaboration de contenu ? a discuté de la valeur des flux de travail automatisés et du rôle qu’ils jouent dans l’amélioration de la collaboration sur le contenu dans toute l’entreprise. Ce sujet faisait suite à la discussion de notre premier épisode sur le contenu modulaire et, en tant que tel, renforce le fait que les organisations doivent prendre en compte de nombreux aspects lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre une stratégie de gestion de contenu réussie.

Voyons donc comment l’automatisation des flux de travail contribue au succès de la gestion du contenu tout au long de son cycle de vie. Une chose que nous avons apprise ici chez Quark grâce à l’expérience du marché est que la plupart des organisations n’ont pas de flux de travail spécifiques définis pour réviser et approuver leur contenu. Fait intéressant, même certaines des plus grandes entreprises du monde ne disposent d’aucun outil de workflow de collaboration.

Cependant, de nombreuses organisations ne pratiquent pas un processus 100 % manuel et ont automatisé des parties de l’écosystème de contenu avec des systèmes intégrés de gestion de contenu ou de gestion du travail. Pourtant, pour réussir, les organisations ne peuvent pas adopter une approche « choisir et choisir » en matière d’automatisation. Ils doivent adopter une stratégie d’automatisation du flux de travail de bout en bout.

Le facteur maturité

De nombreuses organisations se situent à différents stades du spectre de maturité de la gestion de contenu.

Les organisations ont déclaré que leur infrastructure de contenu manque de maturité parce que leurs employés affirment qu’un nouveau système de flux de travail aura un impact sur leur productivité, les ralentira ou créera des étapes inutiles. C’est le contraire et les organisations doivent éduquer tous les employés sur la façon dont l’automatisation améliore considérablement la productivité, élimine les redondances sujettes aux erreurs et les processus manuels chronophages. L’automatisation des flux de travail joue en particulier un rôle énorme dans la rationalisation des processus d’examen et d’approbation et dans la prise en charge du contrôle des versions, et donne plus de temps aux PME et aux autres personnes impliquées dans l’équipe du cycle de vie du contenu pour se concentrer sur les opportunités stratégiques.

Tout doute quant à la valeur de l’automatisation est souvent réfuté lorsque les organisations voient des flux de travail automatisés en action, car les flux de travail présentent des avantages à tous les niveaux de maturité du contenu, en particulier lors de la publication sur plusieurs canaux de sortie.

Pourquoi automatiser les workflows de contenu ?

Les raisons d’automatiser n’ont pas besoin d’être complexes. Par exemple, un flux de travail Web simple pour l’examen et l’approbation du contenu avec seulement quelques statuts automatisés améliore le contrôle qualité dès le départ.

Les flux de travail centralisés sur le Web facilitent la connexion d’individus ou de groupes d’utilisateurs au même flux de travail à partir d’un seul endroit, éliminant ainsi les problèmes de fragmentation qui surviennent avec un processus manuel. Plusieurs parties prenantes bénéficient d’un accès simultané et peuvent facilement faire des commentaires, des modifications, des demandes de modification et des actifs de remplacement à partir d’un seul volet de vue centralisé. Il est important de noter qu’un flux de travail centralisé et automatisé permet de garantir que la gestion des risques critiques, la conformité ou les informations sur les droits d’auteur et l’image de marque sont appliquées avec précision, sont étiquetées pour documenter les versions dans le cadre d’un historique des versions et sont facilement accessibles. Ceci est particulièrement utile pour les audits, car la journalisation des audits dans l’historique des versions est essentielle et peut être un échec pour une entreprise dans un secteur hautement réglementé.

Augmentez la productivité de l’équipe et optimisez les ressources avec les statuts

Les statuts, ou étapes, dans les flux de travail de contenu sont les tâches intermédiaires effectuées par les utilisateurs au cours d’un cycle de vie de flux de travail où l’action se produit par les utilisateurs. Ces tâches peuvent être simples ou rigoureuses, mais l’utilisateur ou les utilisateurs agiront en tant que mécanisme pour modifier le contenu d’une manière ou d’une autre afin de le préparer au prochain statut du cycle de vie du flux de travail.

Par exemple, Quark Publishing Platform permet aux organisations de choisir parmi des exemples de flux de travail ou de créer un flux de travail personnalisé. Il existe plusieurs options pour contrôler le comportement du flux de travail, notamment l’utilisation d’une ligne rouge pendant le statut, qui est la possibilité de suivre les modifications apportées par les utilisateurs au contenu. Le contenu peut également être traité via des flux de travail au niveau du document complet ou au niveau du « composant ». Le niveau des composants permet de réviser et d’approuver le contenu au niveau modulaire, donnant aux organisations l’assurance que seul le contenu approuvé est réutilisé. De plus, les statuts donnent de la clarté et garantissent la responsabilité avec une responsabilité basée sur les rôles qui accélère le délai de mise sur le marché.

Le déplacement des révisions de contenu à travers les statuts élimine également les goulots d’étranglement et réduit le temps dont disposent les utilisateurs pour effectuer les tâches. Le contenu peut être attribué pour révision et les utilisateurs peuvent ajouter des balises de métadonnées au contenu pour les mises à jour de n’importe quel statut. Cela permet de capturer des métriques pendant les étapes du flux de travail pour l’analyse et la création de rapports, ce qui rationalise le cycle de vie de la révision et crée une piste auditable qui simplifie l’expérience de collaboration pour les auteurs de contenu, les collaborateurs et les parties prenantes.

Contrôle des versions

L’historique et la comparaison des versions sont essentiels pour une gestion optimale du flux de travail. En particulier lorsqu’il s’agit d’audit, la justification des modifications et la possibilité de revenir aux versions précédentes sont obligatoires pour la gouvernance et la gestion des risques. Il est important d’avoir un accès facile à n’importe quelle version d’un document, non seulement la soumission de contenu d’origine, mais également un aperçu d’un utilisateur spécifique qui a apporté des modifications, ainsi que la date et l’heure de ces modifications à un moment donné. Et la possibilité de comparer la version à n’importe quelle autre version ou de revenir à l’ensemble du contenu de cette version, ce qui crée également une nouvelle entrée dans le journal d’historique.

Flux de travail automatisés en action

Une entité gouvernementale utilise le QPP pour automatiser ses processus d’examen et de partage des connaissances afin de prendre des décisions gouvernementales critiques. Avant d’automatiser leurs processus numériques, toute la documentation était sur papier et distribuée manuellement. Cela a rendu la collaboration extrêmement chronophage, retardant la prise de décisions nationales et maintenant un niveau élevé de risque de sécurité en raison de la nature prioritaire de leurs opérations.

Désormais, avec leurs flux de travail et leurs processus automatisés, ils peuvent effectuer une publication instantanée, personnalisée et dynamique de contenu flexible pour répondre aux différents rôles et responsabilités des utilisateurs.

Cela a fourni un moyen plus efficace, numérique d’abord pour créer, distribuer et gérer les informations sensibles du cabinet et documenter tous les commentaires et commentaires tout au long du processus.

L’automatisation des flux de travail est essentielle pour transformer avec succès vos stratégies de gestion de contenu. Il connecte toutes les parties prenantes du contenu avec une seule source de vérité, créant une transparence dans le suivi de la progression et des délais du contenu avec une précision totale – fournissant des statuts personnalisables et protégeant une piste d’audit précise qui est essentielle pour un contrôle de version réussi, en particulier dans les environnements hautement réglementés. industries.

La nouvelle version de Quark Publishing Platform (QPP) NexGen vous met sur la voie du succès de l’automatisation du contenu.

Voyez par vous-même. Demandez une démo de QPP NextGen.

N’oubliez pas de marquer vos calendriers pour notre prochain épisode de la série « Fermer la boucle de contenu » le 28 septembre à 12 h HE, qui se concentrera sur la question cruciale de savoir comment les entreprises des sciences de la vie maintiennent leur contenu conforme sous une pression réglementaire extrême.

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