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by Emerson Welch  |  abril 28, 2022

Cómo elegir una plataforma de automatización de contenidos

Content Automation

Cuatro factores para encontrar la mejor solución para automatizar su contenido

Hablamos mucho sobre el rol estratégico del contenido, cómo impulsa la transformación digital, la satisfacción del cliente y los ingresos, y por qué es importante garantizar que cumpla con los requisitos corporativos y de la industria. Las empresas que producen un gran volumen de contenido en una variedad de formatos (impreso, web, móvil y más) inevitablemente enfrentan complejidad y costos.

Pero la automatización de los flujos de trabajo, la captura de inteligencia y el cierre del ciclo de vida de su contenido son la clave para abordar estos desafíos. La automatización de contenido también aumenta la velocidad de su contenido, lo que le permite crear más contenido adecuado para las audiencias adecuadas y entregarlo a través de los canales correctos en los momentos correctos.

La creación, revisión, montaje, publicación y análisis del contenido de tu empresa son etapas fundamentales del ciclo de vida del contenido. Y todos los departamentos dentro de su organización, desde marketing hasta contabilidad, legal y más, probablemente estén involucrados en una etapa u otra. Es por eso que la evaluación de una plataforma de automatización de contenido debe abordarse como un medio para establecer una canalización de contenido precisa y eficiente, una que sea una única fuente de verdad.

Pero, ¿cómo elige una plataforma de automatización de contenido? Sus operaciones comerciales, sus clientes y, en última instancia, su marca dependen de que tome la decisión correcta. Estos son los cuatro factores principales a considerar en su proceso de evaluación.

No cuente con soluciones puntuales

La selección de una solución de automatización de contenido que genere valor comercial, reduzca costos y facilite la vida de sus colegas comienza por comprender la diferencia entre una solución puntual y una plataforma. Una solución puntual puede representarse gráficamente mediante un punto, y un punto es excepcionalmente bueno en una cosa: terminar una oración. Del mismo modo, una aplicación puntual es muy buena en una actividad dentro del ciclo de vida del contenido.

Tome la autoría, por ejemplo. Las aplicaciones de procesamiento de textos son buenas para ayudar a los escritores a crear contenido. Pero son mediocres en otras acciones relacionadas con el contenido y, a menudo, funcionan de forma aislada. Incluso las necesidades básicas de creación de contenido, como la colaboración y la gestión de flujos de trabajo y aprobaciones, eluden una solución puntual.

Esto es problemático para las empresas con procesos de creación de mediana a alta complejidad. Un buen ejemplo de esto es la creación de un SOP (procedimiento operativo estándar) del banco. Las estrictas normas, políticas y procedimientos gubernamentales y corporativos requieren el aporte de expertos en auditoría, riesgos y legales. Una solución puntual no tiene las funciones para administrar el proceso de creación y revisión, lo que genera varios desafíos, incluidos pasos en falso en el proceso, beneficios limitados para el usuario solo a nivel de departamento y procesos de revisión propensos a errores, inconsistencias de herramientas y plantillas, y agregados. presión sobre los equipos de TI para ayudar a implementar, mantener y solucionar problemas de la aplicación desconectada y única.

En comparación con el período de la solución puntual, una plataforma se puede representar gráficamente mediante un rectángulo, y un rectángulo soporta toda la estructura en todas sus dimensiones. Como tal, una plataforma puede soportar

varios departamentos de la empresa. Reside en una infraestructura de TI común, idealmente basada en SaaS, lo que facilita su implementación, mantenimiento y actualización. También se integra con conjuntos de datos centrales que están fácilmente disponibles para fomentar la colaboración entre usuarios autorizados en toda la empresa.

El aspecto más importante de una plataforma de automatización de contenido es que está diseñada con el objetivo final en mente: entregar contenido valioso de manera eficiente a las audiencias objetivo donde más interactúan con él. Por lo tanto, debe incorporar tecnologías, aplicaciones e interfaces para respaldar cada etapa del proceso de contenido, desde la creación hasta la publicación y distribución omnicanal.

Apoyar las inversiones tecnológicas existentes

El proceso de producción de contenido empresarial es complejo porque involucra varios departamentos, usuarios, tipos de contenido, tipos de archivos, procesos de colaboración, consumidores de contenido y dispositivos de consumo de contenido. Pero no todas las complejidades son iguales. Las necesidades de una firma boutique de blogs varían considerablemente de las de un banco Fortune 500. A medida que evalúe las opciones, considere no solo el tipo de solución de automatización de contenido que necesita, sino también qué tan bien encaja con su infraestructura de TI existente.

Una buena «malla» se reduce a tres capacidades clave: escalabilidad, extensibilidad y seguridad.

Una solución de automatización de contenido debe escalar para admitir más usuarios en más ubicaciones para producir más contenido, documentos y tipos de documentos y admitir canales de distribución en crecimiento. Pregúntese: ¿Qué tan fácil es implementar la solución en otros departamentos? ¿Con qué facilidad TI puede implementar la solución para satisfacer las necesidades de los usuarios en todas las ubicaciones?

Debe integrarse a la perfección con los sistemas existentes, no interrumpirlos. ¿Qué tan importante es para usted extraer e integrar contenido y datos de sus sistemas existentes en el contenido que desea publicar? Una firma de corretaje, por ejemplo, debe ser capaz de obtener un gráfico de rendimiento promedio de acciones de 12 meses de una base de datos y publicarlo en el navegador web de un inversor potencial. Al evaluar la extensibilidad de la tecnología, asegúrese de que la arquitectura de la aplicación y las interfaces de programación admitan métodos y lenguajes de programación modernos, como los servicios web RESTful que se utilizan para crear las API más comúnmente denominadas. Además, haga una lista de los sistemas y bases de datos que tocan sus procesos de contenido. Cuanto mayor sea el número de puntos de contacto de datos, más valiosa será una solución extensible para su empresa.

Debería ser fácil configurar su solución de automatización de contenido para que funcione con sus sistemas de seguridad existentes. ¿Viene con su propio sistema de seguridad patentado? Si es así, esto implica que el sistema es difícil de mantener, no estándar o mal integrado. Encuentre una solución que le permita a su empresa controlar las medidas de seguridad en toda la empresa, como la autenticación de inicio de sesión único (SSO), el acceso de usuarios y los derechos de permiso para documentos específicos. La flexibilidad y capacidad de configuración de la configuración de seguridad de su solución de automatización de contenido debe ser un requisito fundamental para las empresas que operan en industrias altamente reguladas. Es una buena regla general hacer una lista de los mandatos normativos y las políticas de privacidad que su empresa debe seguir para que pueda comprender mejor los requisitos de seguridad de su organización.

Evaluar modelos de implementación

Decidir cómo implementar su solución de automatización de contenido es tan importante como elegir cuál implementar. La forma en que implementa, fuera del sitio o dentro del sitio, afecta lo siguiente

  • Costo total de propiedad de su solución de publicación (compra inicial, implementación y mantenimiento)
  • Necesidades de personal especializado en TI empresarial, así como requisitos generales de personal dentro de la organización
  • Problemas de adquisición de infraestructura, como el tiempo de implementación, el espacio de las instalaciones, el costo por unidad de almacenamiento y la capacidad de la unidad central de procesamiento (CPU)
  • Capacidades de continuidad empresarial y recuperación ante desastres
  • Seguridad: no solo de su solución de publicación, sino también de la infraestructura que la sustenta

En un modelo de implementación fuera del sitio, la plataforma de automatización de contenido está alojada por un proveedor de servicios que cobra una tarifa mensual o anual de software como servicio (SaaS) para ejecutar su plataforma de automatización de contenido. El proveedor administra todo, desde la capacidad de almacenamiento, la informática, asegurando el tiempo de actividad para protegerse contra interrupciones y manteniendo la conectividad de alta velocidad para los empleados dispersos por todo el mundo y la provisión para el crecimiento. La diligencia debida debe revelar si los sistemas de los posibles proveedores no cumplen con los estándares de cumplimiento normativo y/o si sus medidas de seguridad son lo suficientemente sólidas para satisfacer las necesidades de la organización.

Aunque algunas organizaciones pueden preferir la seguridad y el control de hospedar su software ellas mismas, un modelo de implementación en el sitio que se instala, opera y administra en las instalaciones puede ser mucho más costoso, a la luz de las inversiones en infraestructura de TI necesarias para respaldarlo y mantenerlo. También puede agotar el ancho de banda de los equipos de TI desde el punto de vista de la gestión. Los ecosistemas de software se están volviendo cada vez más integrados, e incluso las empresas tradicionalmente introvertidas están adoptando los beneficios de extensibilidad del uso de la nube.

Entonces, ¿qué modelo es mejor para ti? Los beneficios de una implementación basada en SaaS pueden ser sustanciales, y muchos sistemas, como las aplicaciones comerciales relacionadas con el marketing, se han trasladado casi exclusivamente a implementaciones fuera del sitio. Si bien algunas industrias reguladas, como los servicios financieros, aún pueden tener preocupaciones de seguridad sobre el alojamiento de terceros, esta mentalidad está cambiando debido a las opciones de nube privada ahora disponibles. Vale la pena considerar subirse al carro de SaaS.

Seleccione el socio adecuado para evitar fallas

Adoptar una plataforma de automatización de contenido empresarial requiere una cuidadosa consideración. Al seleccionar un proveedor, no desea solo un proveedor, sino un socio colaborador que consulte con usted para optimizar el valor y el uso del sistema que están vendiendo. Desea que inviertan en su éxito, para ayudarlo a alcanzar sus objetivos organizacionales.

Para determinar la diferencia entre un proveedor puntual y un socio de plataforma confiable, haga las siguientes preguntas:

  • ¿Tienen experiencia en el dominio de automatización de contenido?
  • ¿Es un proveedor experimentado con antecedentes comprobados y referencias?
  • ¿Pueden admitir la creación y publicación de contenido omnicanal reutilizable en varios idiomas?
  • ¿Ofrecen una solución de automatización de contenido extensible, integral y completa que le permitirá modernizar y escalar su ecosistema de contenido?
  • ¿Son propietarios y están comprometidos con la innovación continua en toda su cartera de tecnología?

Quark conoce el contenido y sabe cómo hacer que su contenido funcione de la forma en que su negocio lo necesita. Con Quark Publishing Platform (QPP) NextGen,marcamos todas las casillas anteriores para proporcionar un enfoque de circuito cerrado para la gestión del ciclo de vida del contenido. Podemos ayudarlo a automatizar todos los procesos asociados, desde la creación de contenido hasta el consumo, para mejorar la efectividad y el ROI de su estrategia de contenido empresarial.

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