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by gareth oakes  |  diciembre 15, 2022

Superar la burocracia: crear contenido legal omnicanal y compatible

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Tuve la suerte de ser orador invitado en el quinto episodio de la serie de seminarios web «Close the Content Loop» de Quark titulada: ‘El cambio de mentalidad: ¿Está creando documentos legales o contenido legal?’, donde discutimos los desafíos que enfrentan las organizaciones cuando producción de contenido legal. Hay muchos trámites burocráticos asociados con el contenido legal con innumerables requisitos de cumplimiento que varían según la industria y la geografía. Entonces, ¿cómo se crea contenido legal compatible que admita un enfoque de entrega omnicanal, lo que significa que se puede crear una vez y publicar en cualquier lugar y en cualquier dispositivo?

La información reglamentaria y estatutaria se crea y distribuye como instrumentos jurídicos con plena fuerza de ley. Estos elementos fundamentales están arraigados en la tradición legal que varía según la jurisdicción, pero que a veces entra en conflicto con las prácticas modernas, como la entrega digital.

Una buena manera de pensar en resolver estos problemas para el espacio legal es considerar que la información legal debe crearse como contenido y no como documentos. La distinción es sutil pero muy importante. Es un cambio de mentalidad.

La transformación digital es el catalizador de este cambio de mentalidad, ya que las organizaciones deben seguir el ritmo de la preferencia actual de consumo de contenido por parte de las partes interesadas. Lo digital se ha convertido en el principal canal de salida, superando el consumo de impresión.

Desafíos de la producción digital que enfrentan los profesionales del derecho

El desarrollo de contenido para productos digitales puede ser bastante difícil para los profesionales del derecho. Primero, hay una selección limitada de herramientas y tecnologías capaces de soportar estos nuevos requisitos de contenido digital. Los equipos pequeños pueden funcionar con tecnologías en la oficina, pero este enfoque no puede escalar para crecer.

En segundo lugar, las aplicaciones y los procesos comerciales deben adherirse a las tradiciones y restricciones que son exclusivas de cada jurisdicción. Esta adaptación del software a la práctica empresarial es lo contrario de lo que recomendarían la mayoría de las empresas de software. Por lo general, es más rentable ajustar los procesos comerciales para que se adapten al producto de software.

En tercer lugar, y lo veo como el peor de los casos, las organizaciones unen sus propios sistemas locales, lo que genera proyectos de implementación prolongados y costosos y una gran carga de soporte y mantenimiento. La capacidad de expandirse a nuevos canales de entrega dentro de un presupuesto restrictivo ralentiza el proceso de evolución y puede detener el progreso rápidamente.

La conclusión es que a menudo es extremadamente difícil cambiar los procesos legales o regulatorios establecidos para adaptarse a un nuevo sistema.

Fuera lo viejo, dentro lo nuevo

Para cumplir con éxito el cumplimiento normativo de contenido, sus colaboradores de contenido no pueden tener su propia forma de trabajar. Me he encontrado con organizaciones en las que los abogados, los redactores y el personal administrativo trabajan en la versión de escritorio monolítica y sin estructura de Microsoft Word. Microsoft Word es el software de documentación más común y familiar, pero usarlo para crear contenido plano en lugar de módulos de contenido reutilizables y divididos en componentes es la raíz del problema. Office 365 ha logrado avances significativos, pero si todo su equipo no está trabajando en el mismo documento en línea, esto afecta la colaboración y la eficiencia del equipo.

Otros problemas problemáticos que he visto son la falta de estandarización y las personas que trabajan de forma autónoma, lo que presenta enormes desafíos al crear documentos profesionales y de calidad a escala. Y la mayoría de las veces, el documento no es compatible con las pautas corporativas y está salpicado de numerosos errores de formato y estilo.

Este proceso limita el potencial para automatizar documentos no estructurados, ya que no están divididos en componentes ni enriquecidos con metadatos XML, lo que dificulta la gestión y la búsqueda de un glosario preciso y actualizado de definiciones o términos legales, y mucho menos tener la capacidad de publicar en un formato digital. formato.

Nos hemos encontrado con algunos clientes que usan XML de escritorio antiguo o herramientas de contenido estructurado, pero a menudo son completamente personalizadas, complicadas de aprender y usar, y difíciles de soportar y mantener.

La creación de contenido legal viene con estructuras complejas que se usan de manera inconsistente, como partes, capítulos, divisiones, subdivisiones y más, lo que dificulta garantizar que todos los creadores de documentos se adhieran a una estructura común. Añádase a esto que las herramientas de procesamiento de textos dificultan la compatibilidad con la numeración legal que debe ser precisa y las sangrías que tienen un significado muy específico. La mayoría de los textos legales hacen un uso intensivo de términos definidos que a menudo se almacenan en varios glosarios, lo que resulta en un proceso lento para administrar con precisión y saber que se usan y diseñan de manera consistente.

Las prácticas de referencias cruzadas internas y externas también son un desafío. Cuando se hace manualmente, por ejemplo, un elemento puede cambiarse durante el proceso de redacción, pero cuando se publica puede hacer referencia inadvertidamente a algo que ha cambiado o que ya no existe. Las enmiendas a los documentos legales agregan complejidad adicional e implican un tedioso proceso de análisis de hojas de cálculo, modificación del lenguaje y adopción de un enfoque de «copiar y pegar» para la consolidación. Pocas jurisdicciones cuentan con un sistema inteligente que pueda gestionar con precisión el proceso de enmiendas.

La publicación de contenido omnicanal es clave para abordar estos desafíos en el sector legal. Permite la creación de una experiencia dinámica y alineada en todas las partes de una organización, eliminando los silos de comunicación y contenido propensos a errores que pueden resultar en la entrega de contenido desactualizado, inexacto y no compatible a las partes interesadas. Es compatible con sus estrategias digitales, de modo que los usuarios de información legal y reglamentaria reciban este contenido, a menudo técnico, complejo y con muchas referencias, en el formato correcto a través de su dispositivo preferido para un consumo óptimo.

Transición exitosa de la creación de documentos a la creación de contenido con QPP

Una agencia del gobierno australiano en el ámbito regulatorio publica grandes volúmenes de documentos complejos de consulta y política que implican la gestión de un gran conjunto de normas legales, borradores de enmiendas a las reglas Y debe consolidar estas enmiendas con mucha regularidad.

La organización había alcanzado los límites de la autoría no estructurada y migró a una solución de documentos XML. Sin embargo, esto planteó un desafío para hacer frente a las necesidades de su negocio y las demandas de las partes interesadas. Después de analizar su entorno de publicación actual, decidieron implementar una solución Quark Publishing Platform puramente basada en la web, ya que admitía la colaboración en tiempo real y, lo más importante, el contenido estructurado compatible.

Ahora tienen un entorno de publicación moderno y eficiente que permite a los usuarios comerciales colaborar de manera efectiva y producir publicaciones de alta calidad con una capacitación y soporte mínimos. Los autores pueden crear documentos legales y de políticas en un entorno de creación estructurado, sin etiquetas y súper fácil de usar que respalda a los expertos legales y de políticas en equipos grandes sin necesidad de capacitación de creación estructurada. El sistema está configurado con potentes plantillas que contienen un conjunto completo de funciones de publicación profesional para satisfacer sus complejas políticas y necesidades de contenido legal, incluida la compatibilidad con numeración y referencias legales, enmiendas y consolidaciones, ecuaciones, tablas, texto en recuadros, contenido rotado y seguimiento de cambios. .

El seguimiento inteligente de versiones, el flujo de trabajo automatizado y las herramientas dedicadas de revisión y aprobación basadas en la web son la base y el repositorio central de contenido puede administrar cientos o miles de páginas y admitir la publicación omnicanal de gran volumen para imprimir, PDF, Word y la web.

El contenido legal es complejo y, como editor de información legal, usted desempeña un papel fundamental en una «cadena de suministro de información» muy importante. Para eliminar las complejidades de la creación de contenido legal, se requiere un cambio de mentalidad. Reconocer el valor del contenido en lugar de los documentos liberará su potencial para prestar servicio a sus socios, clientes y todos los usuarios intermedios. Este cambio fundamental en el proceso de pensamiento lo guiará en la búsqueda de soluciones para simplificar el proceso de creación, revisión y actualización de información a través de la automatización, agilizar el proceso de colaboración y, lo que es más importante, mejorar su proceso de entrega de contenido para la era digital actual.

< p> Me emocionó ser parte de esta discusión y sacar a la luz las complejidades asociadas con la creación y entrega de contenido legal. En GPSL, brindamos soluciones de contenido estructurado en una variedad de industrias, incluidas las editoriales legislativas, regulatorias y gubernamentales. Durante más de 15 años, hemos brindado consultoría y software para ayudar a resolver los problemas de contenido más desafiantes para organizaciones en cuatro continentes y siete países.

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