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by Emerson Welch  |  April 28, 2022

Wie wählt man eine Plattform zur Inhaltsautomatisierung aus?

Content Automation

Vier Faktoren, um die beste Lösung zur Automatisierung Ihrer Inhalte zu finden

Wir sprechen viel über die strategische Rolle von Inhalten, wie sie die digitale Transformation, Kundenzufriedenheit und Umsatz vorantreiben und warum es wichtig ist, sicherzustellen, dass sie den Unternehmens- und Branchenanforderungen entsprechen. Unternehmen, die eine große Menge an Inhalten in verschiedenen Formaten produzieren – Print, Web, Mobil und mehr – sind zwangsläufig mit Komplexität und Kosten konfrontiert.

Der Schlüssel zur Bewältigung dieser Herausforderungen liegt jedoch in der Automatisierung von Arbeitsabläufen, der Erfassung von Informationen und der Schließung des Kreislaufs Ihres Content-Lebenszyklus. Die Automatisierung von Inhalten erhöht außerdem die Geschwindigkeit Ihrer Inhalte, sodass Sie mehr der richtigen Inhalte für die richtigen Zielgruppen erstellen und diese zur richtigen Zeit über die richtigen Kanäle bereitstellen können.

Die Erstellung, Überprüfung, Zusammenstellung, Veröffentlichung und Analyse der Inhalte Ihres Unternehmens sind grundlegende Phasen des Content-Lebenszyklus. Und jede Abteilung in Ihrem Unternehmen – vom Marketing über die Buchhaltung bis hin zur Rechtsabteilung und mehr – ist wahrscheinlich in der einen oder anderen Phase involviert. Aus diesem Grund sollte die Evaluierung einer Content-Automatisierungsplattform als Mittel zum Aufbau einer genauen und effizienten Content-Pipeline betrachtet werden, die eine einzige Quelle der Wahrheit darstellt.

Aber wie wählt man eine Content-Automatisierungsplattform aus? Ihr Geschäftsbetrieb, Ihre Kunden und letztendlich Ihre Marke hängen davon ab, dass Sie die richtige Wahl treffen. Hier sind die vier wichtigsten Faktoren, die Sie bei Ihrem Bewertungsprozess berücksichtigen sollten.

Verlassen Sie sich nicht auf Punktlösungen

Die Auswahl einer Content-Automatisierungslösung, die den Geschäftswert steigert, Kosten senkt und das Leben Ihrer Kollegen erleichtert, beginnt damit, den Unterschied zwischen einer Einzellösung und einer Plattform zu verstehen. Eine Punktlösung kann grafisch durch einen Punkt dargestellt werden, und ein Punkt eignet sich besonders gut für eine Sache: das Beenden eines Satzes. Ebenso ist eine Punktanwendung bei einer Aktivität innerhalb des Inhaltslebenszyklus sehr gut.

Nehmen wir zum Beispiel das Authoring. Textverarbeitungsanwendungen helfen Autoren gut bei der Erstellung von Inhalten. Bei anderen inhaltsbezogenen Aktionen sind sie jedoch mangelhaft und arbeiten oft isoliert. Sogar zentrale Anforderungen an die Inhaltserstellung, wie die Zusammenarbeit und die Verwaltung von Arbeitsabläufen und Genehmigungen, entziehen sich einer Punktlösung.

Dies ist problematisch für Unternehmen mit mittel- bis hochkomplexen Autorenprozessen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Erstellung einer Bank-SOP (Standard Operating Procedure). Strenge behördliche und unternehmensinterne Vorschriften, Richtlinien und Verfahren erfordern den Input von Prüfungs-, Risiko- und Rechtsexperten. Eine Einzellösung verfügt nicht über die Funktionen zur Verwaltung des Erstellungs- und Überprüfungsprozesses, was zu mehreren Herausforderungen führt, darunter Fehltritte im Prozess, eingeschränkte Benutzervorteile nur auf Abteilungsebene, fehleranfällige Überprüfungsprozesse, Inkonsistenzen bei Tools und Vorlagen und vieles mehr Belastung für die IT-Teams, bei der Implementierung, Wartung und Fehlerbehebung der einmaligen, nicht verbundenen Anwendung zu helfen.

Im Vergleich zur Zeit der Punktlösung kann eine Plattform grafisch durch ein Rechteck dargestellt werden, und ein Rechteck trägt die gesamte Struktur in ihren gesamten Abmessungen. Daher kann eine Plattform

unterstützen mehrere Abteilungen im gesamten Unternehmen. Es basiert auf einer gemeinsamen IT-Infrastruktur, idealerweise auf SaaS-Basis, was die Bereitstellung, Wartung und Aktualisierung erleichtert. Es lässt sich auch in Kerndatensätze integrieren, die sofort verfügbar sind, um die Zusammenarbeit zwischen autorisierten Benutzern im gesamten Unternehmen zu fördern.

Der wichtigste Aspekt einer Content-Automatisierungsplattform besteht darin, dass sie auf das Endziel vor Augen ausgelegt ist: wertvolle Inhalte effizient an die Zielgruppen zu liefern, wo sie am meisten damit interagieren. Daher muss es Technologien, Anwendungen und Schnittstellen integrieren, um jede Phase des Content-Prozesses zu unterstützen – von der Erstellung bis zur Omnichannel-Veröffentlichung und -Verteilung

Bestehende Technologieinvestitionen unterstützen

Der Produktionsprozess von Unternehmensinhalten ist komplex, da er mehrere Abteilungen, Benutzer, Inhaltstypen, Dateitypen, Zusammenarbeitsprozesse, Inhaltskonsumenten und Inhaltskonsumgeräte umfasst. Aber nicht alle Komplexitäten sind gleich. Die Bedürfnisse eines Boutique-Blogging-Unternehmens unterscheiden sich erheblich von denen einer Fortune-500-Bank. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Optionen nicht nur die Art der Content-Automatisierungslösung, die Sie benötigen, sondern auch, wie gut sie in Ihre bestehende IT-Infrastruktur passt.

Gutes „Meshing“ läuft auf drei Schlüsselfunktionen hinaus: Skalierbarkeit, Erweiterbarkeit und Sicherheit.

Eine Content-Automatisierungslösung sollte so skalierbar sein, dass sie mehr Benutzer an mehr Standorten unterstützt, mehr Inhalte, Dokumente und Dokumenttypen produziert und wachsende Vertriebskanäle unterstützt. Fragen Sie sich: Wie einfach lässt sich die Lösung auch in anderen Abteilungen einführen? Wie einfach kann die IT die Lösung implementieren, um die Anforderungen der Benutzer an allen Standorten zu erfüllen?

Es sollte sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen und diese nicht stören. Wie wichtig ist es für Sie, Inhalte und Daten aus Ihren bestehenden Systemen abzurufen und in die Inhalte zu integrieren, die Sie veröffentlichen möchten? Ein Maklerunternehmen muss beispielsweise in der Lage sein, ein 12-Monats-Diagramm zur durchschnittlichen Aktienperformance aus einer Datenbank abzurufen und es im Webbrowser eines potenziellen Anlegers zu veröffentlichen. Stellen Sie bei der Bewertung der Erweiterbarkeit der Technologie sicher, dass die Anwendungsarchitektur und die Programmierschnittstellen moderne Programmiersprachen und -methoden unterstützen, z. B. RESTful-Webdienste, die zum Erstellen der allgemein als APIs bezeichneten Dienste verwendet werden. Erstellen Sie außerdem eine Liste der Systeme und Datenbanken, die Ihre Content-Prozesse berühren. Je höher die Anzahl der Datenkontaktpunkte, desto wertvoller ist eine erweiterbare Lösung für Ihr Unternehmen.

Es sollte einfach sein, Ihre Content-Automatisierungslösung so zu konfigurieren, dass sie mit Ihren vorhandenen Sicherheitssystemen funktioniert. Verfügt es über ein eigenes proprietäres Sicherheitssystem? Wenn ja, bedeutet dies, dass das System schwer zu warten, nicht standardisiert oder schlecht integriert ist. Finden Sie eine Lösung, mit der Ihr Unternehmen Sicherheitsmaßnahmen im gesamten Unternehmen steuern kann, z. B. Single Sign-On (SSO)-Authentifizierung, Benutzerzugriff und Berechtigungsrechte für bestimmte Dokumente. Die Flexibilität und Konfigurierbarkeit der Sicherheitseinstellungen Ihrer Content-Automatisierungslösung sollte eine Kernanforderung für Unternehmen sein, die in stark regulierten Branchen tätig sind. Es ist eine gute Faustregel, eine Liste der behördlichen Vorschriften und Datenschutzrichtlinien zu erstellen, die Ihr Unternehmen befolgen muss, damit Sie die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens besser verstehen können.

Bereitstellungsmodelle bewerten

Die Entscheidung, wie Sie Ihre Content-Automatisierungslösung einsetzen, ist ebenso wichtig wie die Entscheidung, welche Lösung Sie implementieren möchten. Die Art der Bereitstellung – Offsite vs. Onsite – wirkt sich auf Folgendes aus

  • Gesamtbetriebskosten Ihrer Publishing-Lösung (Erstkauf, Implementierung und Wartung)
  • Personalbedarf für Unternehmens-IT-Expertise sowie allgemeiner Personalbedarf innerhalb der Organisation
  • Fragen bei der Infrastrukturbeschaffung, wie z. B. Zeit bis zur Bereitstellung, Platzbedarf, Kosten pro Speichereinheit und Kapazität der Zentraleinheit (CPU)
  • Funktionen für Geschäftskontinuität und Notfallwiederherstellung
  • Sicherheit – nicht nur Ihrer Publishing-Lösung, sondern auch der zugrunde liegenden Infrastruktur

Bei einem Off-Site-Bereitstellungsmodell wird die Content-Automatisierungsplattform von einem Dienstanbieter gehostet, der eine monatliche oder jährliche Software-as-a-Service (SaaS)-Gebühr für den Betrieb Ihrer Content-Automatisierungsplattform erhebt. Der Anbieter verwaltet alles von der Speicherkapazität über die Datenverarbeitung bis hin zur Sicherstellung der Betriebszeit zum Schutz vor Ausfällen, der Aufrechterhaltung der Hochgeschwindigkeitskonnektivität für weltweit verteilte Mitarbeiter und der Bereitstellung von Wachstumsvorkehrungen. Eine Due-Diligence-Prüfung sollte aufdecken, ob die Systeme potenzieller Anbieter nicht den gesetzlichen Compliance-Standards entsprechen und/oder ob ihre Sicherheitsmaßnahmen robust genug sind, um die Anforderungen der Organisation zu erfüllen.

Auch wenn einige Organisationen die Sicherheit und Kontrolle bevorzugen, die das Hosten ihrer Software selbst mit sich bringt, kann ein Vor-Ort-Bereitstellungsmodell, das vor Ort installiert, betrieben und verwaltet wird, angesichts der notwendigen Investitionen in die IT-Infrastruktur für deren Unterstützung und Wartung deutlich kostspieliger sein. Es kann auch die Bandbreite der IT-Teams aus Managementsicht belasten. Software-Ökosysteme werden immer stärker integriert und selbst traditionell introvertierte Unternehmen nutzen die Erweiterbarkeitsvorteile der Cloud.

Welches Modell ist also das Beste für Sie? Die Vorteile einer SaaS-basierten Bereitstellung können erheblich sein, und viele Systeme – wie beispielsweise marketingbezogene Geschäftsanwendungen – sind fast ausschließlich auf Off-Site-Bereitstellungen umgestiegen. Während einige regulierte Branchen, wie z. B. Finanzdienstleistungen, möglicherweise immer noch Sicherheitsbedenken hinsichtlich des Hostings von Drittanbietern haben, ändert sich diese Einstellung aufgrund der jetzt verfügbaren Private-Cloud-Optionen. Der Einstieg in den SaaS-Zug ist eine Überlegung wert.

Wählen Sie den richtigen Partner, um Fehler zu verhindern

Die Einführung einer Enterprise-Content-Automatisierungsplattform erfordert sorgfältige Überlegungen. Bei der Auswahl eines Anbieters möchten Sie nicht nur einen Anbieter, sondern einen Kooperationspartner, der Sie berät, um den Wert und die Nutzung des von ihm verkauften Systems zu optimieren. Sie möchten, dass sie in Ihren Erfolg investieren, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre Unternehmensziele tatsächlich zu erreichen.

Um den Unterschied zwischen einem Punktanbieter und einem vertrauenswürdigen Plattformpartner zu ermitteln, stellen Sie die folgenden Fragen:

  • Verfügen sie über Fachwissen im Bereich Content-Automatisierung?
  • Sind sie ein erfahrener Anbieter mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz und Referenzen?
  • Können sie die Erstellung und Veröffentlichung wiederverwendbarer Omnichannel-Inhalte in mehreren Sprachen unterstützen?
  • Bieten sie eine umfassende, durchgängige und erweiterbare Content-Automatisierungslösung, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Content-Ökosystem zu modernisieren und zu skalieren?
  • Besitzen sie ihr gesamtes Technologieportfolio und sind sie bestrebt, kontinuierlich Innovationen in ihrem gesamten Technologieportfolio voranzutreiben?

Quark kennt sich mit Inhalten aus – und weiß, wie Sie dafür sorgen, dass Ihre Inhalte so funktionieren, wie es Ihr Unternehmen braucht. Mit Quark Publishing Platform (QPP) NextGen, Wir aktivieren alle oben genannten Kästchen, um einen geschlossenen Ansatz für das Content-Lifecycle-Management bereitzustellen. Wir können Ihnen dabei helfen, alle damit verbundenen Prozesse – von der Content-Erstellung bis zum Konsum – zu automatisieren, um die Effektivität und den ROI Ihrer Enterprise-Content-Strategie zu verbessern.

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