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by gareth oakes  |  Dezember 15, 2022

Überwinden Sie den bürokratischen Aufwand: Erstellen Sie konforme Omnichannel-Rechtsinhalte

Content

Ich hatte das Glück, Gastredner in der fünften Folge von Quarks „Close the Content Loop“-Webinarreihe mit dem Titel „The Mindset Shift: Are You Create Legal Documents or Legal Content?“ zu sein, in der wir die Herausforderungen diskutierten, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn Erstellung juristischer Inhalte. Mit rechtlichen Inhalten ist viel Bürokratie verbunden, und es gibt unzählige Compliance-Anforderungen, die je nach Branche und Region unterschiedlich sind. Wie erstellen Sie also rechtskonforme Inhalte, die einen Omnichannel-Bereitstellungsansatz unterstützen, das heißt, sie können einmal erstellt und überall und auf jedem Gerät veröffentlicht werden?

Regulatorische und gesetzliche Informationen werden als Rechtsinstrumente mit voller Gesetzeskraft erstellt und verbreitet. Diese grundlegenden Elemente sind tief in der Rechtstradition verwurzelt, die je nach Gerichtsbarkeit unterschiedlich ist, aber manchmal im Widerspruch zu modernen Praktiken wie der digitalen Zustellung steht.

Eine gute Möglichkeit, über die Lösung dieser Probleme im Rechtsbereich nachzudenken, besteht darin, zu bedenken, dass rechtliche Informationen als Inhalt und nicht als Dokumente erstellt werden sollten. Die Unterscheidung ist subtil, aber sehr wichtig. Es ist ein Umdenken.

Die digitale Transformation ist der Katalysator für diesen Denkwandel, da Unternehmen mit der heutigen Präferenz der Stakeholder für den Konsum von Inhalten Schritt halten müssen. Digital ist zum primären Ausgabekanal geworden und übertrifft den Druckkonsum.

Herausforderungen bei der digitalen Ausgabe, mit denen Rechtspraktiker konfrontiert sind

Die Entwicklung von Inhalten für digitale Ausgaben kann für Juristen recht schwierig sein. Erstens gibt es nur eine begrenzte Auswahl an Tools und Technologien, die diese neuen Anforderungen an digitale Inhalte unterstützen können. Kleine Teams können mit In-Office-Technologien auskommen, aber dieser Ansatz ist nicht für Wachstum geeignet.

Zweitens müssen die Anwendungen und Geschäftsprozesse den Traditionen und Einschränkungen entsprechen, die für jede Gerichtsbarkeit einzigartig sind. Diese Anpassung der Software an die Geschäftspraxis ist das Gegenteil von dem, was die meisten Softwareunternehmen empfehlen würden. In der Regel ist es kostengünstiger, Geschäftsprozesse an das Softwareprodukt anzupassen.

Drittens, und das ist meiner Meinung nach das Worst-Case-Szenario, patchen Unternehmen ihre eigenen, selbst entwickelten Systeme zusammen, was zu langwierigen und teuren Implementierungsprojekten und einem hohen Support- und Wartungsaufwand führt. Die Möglichkeit, innerhalb eines restriktiven Budgets in neue Lieferkanäle zu expandieren, verlangsamt den Entwicklungsprozess und kann den Fortschritt schnell stoppen.

Unter dem Strich ist es oft äußerst schwierig, die etablierten rechtlichen oder regulatorischen Prozesse an ein neues System anzupassen.

Raus mit dem Alten, rein mit dem Neuen

Um die Einhaltung von Inhaltsvorschriften erfolgreich zu erfüllen, können Ihre Inhaltsmitwirkenden nicht über eine eigene Arbeitsweise verfügen. Ich bin auf Organisationen gestoßen, in denen Anwälte, Zeichner und Verwaltungsmitarbeiter in der unstrukturierten, monolithischen Desktop-Version von Microsoft Word arbeiten. Microsoft Word ist die am weitesten verbreitete und bekannteste Dokumentationssoftware. Die Ursache des Problems liegt jedoch darin, flache Inhalte statt wiederverwendbarer Inhaltsmodule in Komponenten zu erstellen. Office 365 hat erhebliche Fortschritte gemacht, aber wenn Ihr gesamtes Team nicht online an demselben Dokument arbeitet, wirkt sich das auf die Zusammenarbeit und Effizienz im Team aus.

Weitere problematische Probleme, die ich gesehen habe, sind die mangelnde Standardisierung und das autonome Arbeiten von Einzelpersonen, was enorme Herausforderungen bei der Erstellung professioneller, qualitativ hochwertiger Dokumente in großem Maßstab darstellt. Und oft entspricht das Dokument nicht den Unternehmensrichtlinien und ist mit zahlreichen Formatierungs- und Stilfehlern gespickt.

Dieser Prozess schränkt das Potenzial zur Automatisierung unstrukturierter Dokumente ein, da diese nicht in Komponenten unterteilt oder mit XML-Metadaten angereichert sind, was die Verwaltung und Suche nach genauen, aktuellen Glossaren mit rechtlichen Definitionen oder Begriffen erschwert, geschweige denn die Möglichkeit, sie in digitaler Form zu veröffentlichen Format.

Wir sind auf einige Kunden gestoßen, die ältere Desktop-XML- oder strukturierte Inhaltstools verwenden. Diese sind jedoch häufig vollständig maßgeschneidert, kompliziert zu erlernen und zu verwenden sowie schwierig zu unterstützen und zu warten.

Bei der Erstellung juristischer Inhalte sind komplexe Strukturen vorhanden, die inkonsistent verwendet werden, wie z. B. Teile, Kapitel, Abteilungen, Unterteilungen usw., was es schwierig macht, sicherzustellen, dass sich alle Dokumentersteller an eine gemeinsame Struktur halten. Hinzu kommt, dass Textverarbeitungstools es schwierig machen, gesetzliche Nummerierungen, die präzise sein müssen, und Einzüge mit sehr spezifischer Bedeutung zu unterstützen. In den meisten juristischen Texten werden häufig definierte Begriffe verwendet, die häufig in mehreren Glossaren gespeichert sind. Dies führt zu einem zeitaufwändigen Prozess, um sie genau zu verwalten und sicherzustellen, dass sie einheitlich verwendet und gestaltet werden.

Auch interne und externe Querverweise sind eine Herausforderung. Bei manueller Bearbeitung kann es beispielsweise vorkommen, dass ein Element während des Entwurfsprozesses geändert wird, bei der Veröffentlichung jedoch versehentlich auf etwas verwiesen wird, das sich geändert hat oder nicht mehr existiert. Änderungen an Rechtsdokumenten erhöhen die Komplexität und erfordern einen langwierigen Prozess der Analyse von Tabellenkalkulationen, der Änderung der Sprache und der Anwendung eines „Kopieren-und-Einfügen“-Ansatzes zur Konsolidierung. Nur wenige Gerichtsbarkeiten verfügen über ein intelligentes System, das den Änderungsprozess genau verwalten kann.

Die Veröffentlichung von Omnichannel-Inhalten ist der Schlüssel zur Bewältigung dieser Herausforderungen im Rechtsbereich. Es ermöglicht die Schaffung eines dynamischen, abgestimmten Erlebnisses in allen Teilen einer Organisation und beseitigt fehleranfällige Kommunikations- und Inhaltssilos, die dazu führen können, dass den Stakeholdern veraltete, ungenaue und nicht konforme Inhalte bereitgestellt werden. Es unterstützt Ihre digitalen Strategien, sodass Benutzer rechtlicher und regulatorischer Informationen diese oft technischen, komplexen und häufig referenzierten Inhalte im richtigen Format über ihr bevorzugtes Gerät erhalten, um sie optimal nutzen zu können.

Erfolgreicher Übergang von der Dokumentenerstellung zur Inhaltserstellung mit QPP

Eine australische Regierungsbehörde im Regulierungsbereich veröffentlicht große Mengen komplexer Konsultations- und Strategiepapiere, die die Verwaltung einer großen Anzahl gesetzlicher Vorschriften, die Ausarbeitung von Änderungsentwürfen zu den Vorschriften und die regelmäßige Konsolidierung dieser Änderungen umfassen.

Das Unternehmen hatte die Grenzen der unstrukturierten Erstellung erreicht und ist auf eine XML-Dokumentenlösung umgestiegen. Allerdings stellte es eine Herausforderung dar, den Anforderungen ihres Unternehmens und den Anforderungen der Stakeholder gerecht zu werden. Nach der Analyse ihrer aktuellen Veröffentlichungsumgebung entschieden sie sich für den Einsatz einer rein webbasierten Quark Publishing Platform-Lösung, da diese die Zusammenarbeit in Echtzeit und vor allem strukturierte Inhalte unterstützte.

Sie verfügen nun über eine moderne und effiziente Veröffentlichungsumgebung, die es Geschäftsanwendern ermöglicht, effektiv zusammenzuarbeiten und mit minimalem Schulungs- und Supportaufwand hochwertige Veröffentlichungen zu erstellen. Autoren können Richtlinien- und Rechtsdokumente in einer äußerst benutzerfreundlichen, Tag-freien, strukturierten Autorenumgebung erstellen, die Richtlinien- und Rechtsexperten in großen Teams unterstützt, ohne dass eine Schulung zum strukturierten Schreiben erforderlich ist. Das System ist mit leistungsstarken Vorlagen konfiguriert, die einen vollständigen Satz professioneller Veröffentlichungsfunktionen enthalten, um ihre komplexen Anforderungen an Richtlinien und rechtliche Inhalte zu erfüllen, einschließlich Unterstützung für rechtliche Nummerierung und Referenzierung, Änderungen und Konsolidierungen, Gleichungen, Tabellen, Boxtext, gedrehte Inhalte und Änderungsverfolgung .

Intelligente Versionsverfolgung, automatisierter Workflow und dedizierte webbasierte Überprüfungs- und Genehmigungstools bilden die Grundlage. Das zentrale Repository für Inhalte kann Hunderte oder Tausende von Seiten verwalten und unterstützt Omnichannel-Veröffentlichungen mit hohem Volumen in Druck, PDF, Word und im Internet.

Rechtsinhalte sind komplex und als Herausgeber von Rechtsinformationen spielen Sie eine entscheidende Rolle in einer sehr wichtigen „Informationslieferkette“. Um die Komplexität der rechtlichen Inhaltserstellung zu beseitigen, ist eine Änderung der Denkweise erforderlich. Wenn Sie den Wert des Inhalts und nicht der Dokumente erkennen, können Sie Ihr Potenzial freisetzen, Ihre Partner, Kunden und alle nachgelagerten Benutzer zu bedienen. Dieser grundlegende Wandel im Denkprozess wird Sie dabei unterstützen, Lösungen zu finden, um den Prozess der Erstellung, Überprüfung und Aktualisierung von Informationen durch Automatisierung zu vereinfachen, den Zusammenarbeitsprozess zu rationalisieren und, was noch wichtiger ist, Ihren Content-Bereitstellungsprozess für das heutige digitale Zeitalter zu verbessern.

< p> Ich war begeistert, Teil dieser Diskussion zu sein und die Komplexität ans Licht zu bringen, die mit der Erstellung und Bereitstellung juristischer Inhalte verbunden ist. Bei GPSL, Wir bieten strukturierte Content-Lösungen für eine Reihe von Branchen an, darunter für Verlage im Gesetzgebungs-, Regulierungs- und Regierungsbereich. Seit über 15 Jahren bieten wir Beratung und Software an, um Unternehmen auf vier Kontinenten und sieben Ländern bei der Lösung der schwierigsten Content-Probleme zu unterstützen.

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