Ein Wegbereiter für erfolgreiches Content Lifecycle Management
Unsere zweite Folge von Quarks Webinarreihe „Close the Content Loop“.Verbessern automatisierte Workflows die Zusammenarbeit an Inhalten? diskutierte den Wert automatisierter Arbeitsabläufe und die Rolle, die sie bei der Förderung der Content-Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen spielen. Dieses Thema knüpfte an die Diskussion unserer ersten Folge über modulare Inhalte an und unterstreicht damit, dass es viele Aspekte gibt, über die Unternehmen nachdenken müssen, wenn es um die Umsetzung einer erfolgreichen Content-Management-Strategie geht.
Sehen wir uns also an, wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen zum Erfolg des Content-Managements über den gesamten Lebenszyklus beiträgt. Eine Sache, die wir hier bei Quark aus der Markterfahrung gelernt haben, ist, dass die meisten Unternehmen keine spezifischen Arbeitsabläufe für die Überprüfung und Genehmigung ihrer Inhalte definiert haben. Interessanterweise verfügen selbst einige der größten Unternehmen der Welt über keinerlei Kollaborations-Workflow-Tool.
Viele Unternehmen praktizieren jedoch keinen zu 100 % manuellen Prozess und verfügen über automatisierte Teile des Content-Ökosystems mit integrierten Content-Management- oder Arbeitsmanagementsystemen. Doch um erfolgreich zu sein, können Unternehmen bei der Automatisierung nicht einen „Pick-and-Choose“-Ansatz verfolgen. Sie müssen eine End-to-End-Workflow-Automatisierungsstrategie verfolgen.
Der Reifefaktor
Viele Unternehmen befinden sich auf dem Spektrum der Content-Management-Reife an unterschiedlichen Punkten.
Unternehmen haben angegeben, dass ihre Content-Infrastruktur nicht ausgereift ist, weil ihre Mitarbeiter argumentieren, dass ein neues Workflow-System ihre Produktivität beeinträchtigt, sie verlangsamt oder unnötige Schritte erfordert. Das Gegenteil ist der Fall, und Unternehmen müssen alle Mitarbeiter darüber aufklären, wie Automatisierung die Produktivität erheblich steigert, fehleranfällige Redundanzen und zeitaufwändige manuelle Prozesse eliminiert. Die Workflow-Automatisierung spielt insbesondere eine große Rolle bei der Rationalisierung von Überprüfungs- und Genehmigungsprozessen und der Unterstützung der Versionskontrolle und gibt KMU und anderen am Content-Lifecycle-Team beteiligten Personen mehr Zeit zurück, um sich auf strategische Chancen zu konzentrieren.
Jeder Zweifel am Wert der Automatisierung wird häufig widerlegt, wenn Unternehmen automatisierte Arbeitsabläufe in Aktion sehen, da Arbeitsabläufe auf allen Reifegraden von Inhalten Vorteile bieten, insbesondere bei der Veröffentlichung auf mehr als einem Ausgabekanal.
Warum Content-Workflows automatisieren?
Die Gründe für die Automatisierung müssen nicht komplex sein. Beispielsweise verbessert ein einfacher webbasierter Workflow für die Überprüfung und Genehmigung von Inhalten mit nur wenigen automatisierten Status die Qualitätskontrolle von Anfang an.
Im Web zentralisierte Arbeitsabläufe machen es einfach, Einzelpersonen oder Benutzergruppen von einem Ort aus in denselben Arbeitsablauf einzubinden, wodurch Fragmentierungsprobleme vermieden werden, die bei einem manuellen Prozess auftreten. Mehrere Beteiligte erhalten gleichzeitigen Zugriff und können über eine einzige zentrale Ansicht ganz einfach Kommentare, Bearbeitungen, Änderungswünsche und Ersatzressourcen vornehmen. Wichtig ist, dass ein zentralisierter, automatisierter Workflow dazu beiträgt, sicherzustellen, dass wichtige Risikomanagement-, Compliance- oder Unternehmensurheberrechtsinformationen und Branding korrekt durchgesetzt werden, den Dokumentversionen als Teil eines Versionsverlaufs zugeordnet werden und leicht zugänglich sind. Dies ist besonders wertvoll für Audits, da die Audit-Protokollierung im Versionsverlauf von entscheidender Bedeutung ist und für ein Unternehmen in einer stark regulierten Branche zum Untergang führen kann.
Steigern Sie die Teamproduktivität und optimieren Sie Ressourcen mit Status
Status oder Phasen in Inhaltsworkflows sind die Zwischenaufgaben, die von Benutzern während eines Workflow-Lebenszyklus ausgeführt werden, wobei Aktionen von Benutzern ausgeführt werden. Diese Aufgaben können einfach oder anspruchsvoll sein, aber der oder die Benutzer fungieren als Mechanismus, um den Inhalt in irgendeiner Weise zu ändern, um ihn auf den nächsten Status im Workflow-Lebenszyklus vorzubereiten.
Zum Beispiel: Quark Publishing Platform ermöglicht es Unternehmen, aus Workflow-Beispielen auszuwählen oder einen benutzerdefinierten Workflow zu erstellen. Es gibt mehrere Optionen zur Steuerung des Workflow-Verhaltens, einschließlich der Verwendung von Redlining während des Status, d. h. der Möglichkeit, von Benutzern am Inhalt vorgenommene Änderungen zu verfolgen. Inhalte können auch durch Workflows auf der gesamten Dokumentebene oder „Komponenten“-Ebene verarbeitet werden. Auf Komponentenebene können Inhalte auf modularer Ebene überprüft und genehmigt werden, sodass Unternehmen sicher sein können, dass nur genehmigte Inhalte wiederverwendet werden. Darüber hinaus sorgen Status für Klarheit und gewährleisten Verantwortlichkeit mit rollenbasierter Verantwortung, was die Markteinführungszeit beschleunigt.
Das Verschieben von Inhaltsüberprüfungen durch Status beseitigt außerdem Engpässe und verkürzt die Zeit, die Benutzer für die Erledigung von Aufgaben benötigen. Inhalte können für Überprüfungen zugewiesen werden und Benutzer können dem Inhalt Metadaten-Tags hinzufügen, um Aktualisierungen für jeden Status vorzunehmen. Dies ermöglicht die Erfassung von Metriken während der Workflow-Schritte für Analyse und Berichterstellung – wodurch der Überprüfungslebenszyklus optimiert und ein überprüfbarer Pfad erstellt wird, der die Zusammenarbeit für Inhaltsautoren, Mitarbeiter und Stakeholder gleichermaßen vereinfacht.
Versionskontrolle
Versionsverlauf und -vergleich sind für ein optimales Workflow-Management von entscheidender Bedeutung. Insbesondere im Hinblick auf Prüfungszwecke sind die Begründung der Änderungen und die Möglichkeit, auf frühere Versionen zurückgreifen zu können, für Governance und Risikomanagement zwingend erforderlich. Es ist wichtig, einfachen Zugriff auf jede Version eines Dokuments zu haben, nicht nur auf die ursprüngliche Inhaltsübermittlung, sondern auch auf den Einblick in einen bestimmten Benutzer, der Änderungen vorgenommen hat, sowie auf das Datum und die Uhrzeit dieser Änderungen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Und die Flexibilität, die Version mit jeder anderen Version zu vergleichen oder auf den gesamten Inhaltssatz für diese Version zurückzugreifen, wodurch auch ein neuer Eintrag im Verlaufsprotokoll erstellt wird.
Automatisierte Arbeitsabläufe in Aktion
Eine Regierungsbehörde nutzt QPP, um ihre Überprüfungs- und Wissensaustauschprozesse für wichtige Regierungsentscheidungen zu automatisieren. Vor der Automatisierung ihrer digitalen Prozesse basierte die gesamte Dokumentation auf Papier und wurde manuell verteilt. Dies machte die Zusammenarbeit enorm zeitaufwändig, verzögerte die Entscheidungsfindung auf nationaler Ebene und stellte ein hohes Sicherheitsrisiko dar, da ihre Abläufe zuerst gedruckt wurden.
Da ihre Arbeitsabläufe und Prozesse jetzt automatisiert sind, können sie Inhalte sofort, personalisiert und dynamisch veröffentlichen, was flexibel ist, um den Rollen und Verantwortlichkeiten verschiedener Benutzer gerecht zu werden.
Dies hat zu einer effizienteren, digitalen Möglichkeit geführt, vertrauliche Kabinettsinformationen zu erstellen, zu verteilen und zu verwalten und alle Kommentare und Rückmeldungen während des gesamten Prozesses zu dokumentieren.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen ist für die erfolgreiche Umgestaltung Ihrer Content-Management-Strategien von entscheidender Bedeutung. Es verbindet alle Content-Stakeholder mit einer einzigen Quelle der Wahrheit und schafft Transparenz bei der Verfolgung des Fortschritts und der Fristen von Inhalten mit absoluter Genauigkeit – es liefert anpassbare Status und sichert einen genauen Prüfpfad, der für eine erfolgreiche Versionskontrolle entscheidend ist, insbesondere in stark regulierten Bereichen Branchen.
Die neue Version der Quark Publishing Platform (QPP) NexGen bringt Sie auf den Weg zum Erfolg bei der Content-Automatisierung.
Überzeugen Sie sich selbst. Fordern Sie eine Demo von QPP NextGen an.
Vergessen Sie nicht, sich unsere nächste Folge der Serie „Close the Content Loop“ am 28. September um 12 Uhr ET im Kalender vorzumerken, in der es um die entscheidende Frage geht, wie Life-Science-Unternehmen ihre Inhalte unter extremem regulatorischen Druck konform halten.