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ワークフローとグループ作業

パブリッシングプロセスの改善の出発点は、共同作業を支援し、担当者のタスクを効果的に管理することです。それはパブリッシングが、組織全体、さらには世界中の異なるスキルと責任を持つ人々の貢献を必要とするためです。従来型の形式と、モバイルデバイスやデジタルデバイスなどの新しい形式の両方に対するカスタマイズされたコミュニケーションをサポートするために必要なワークフローの量と複雑性が増大すれば、効果的なワークフローとグループ作業の重要性も高まります。

ご存知でしたか?

今日の分散化されたワークグループが複数の形式で発行するには、グループ作業のための新しいワークフローと新しいモデルが必要になります。

従来の形:印刷の一元管理

まだ多くの組織が、主に印刷物を作成する一元管理されたチーム向けに設計された、時代遅れのパブリッシングプロセスに依存しています。それでは、複数の形式に対してパブリッシングを行い、グループ作業のための新しいワークフローと新しいモデルを必要とする、今日の分散化されたワークグループの現実に対応することができません。

過去の方法とツールに依存すれば、一連の典型的な問題が生じ、要求の増大に対応しようとする取り組みに大きな負荷がかかります。

これらの問題にはいくつかの原因があります。

  • 電子メールへの依存によって生ずる問題
    • ファイルとパブリッシングアセットを繰り返しやりとりすることで、ミスが起きやすくなり、編集と確認に際限なく時間が費やされ、生産性が低下します
    • バージョン管理の不備によって、最新バージョンの検索に時間がかかる、誤ったバージョンを使用してしまう、なくなったコンテンツの再作成に無駄な時間がかかるなどの問題が発生します
    • 効果のないプロジェクト管理によって、協力者に対して新しいタスク、進行状況やステータスの更新を通知できない、あるいは手動でレポートを作成しなければならないなどの問題が発生します
  • 一度に1人のユーザーしかデザインと編集を行うことができない直線的なワークフロー
  • メディアの違い(印刷、オンライン、デジタル)によってパブリッシンググループも分かれることで、メディアの種類別に手動で実装するためコンテンツの重複が生じ、プロセスが遅延し、ミスの可能性が生ずる
  • パブリッシングシステムとその他のビジネスシステムが分断されているため、ボトルネックが生じ、パブリッシングシステムが遅延し、生産性が全体的に低下する

効果的なワークフローとグループ作業

複数の形式でパブリッシングを行う今日の分散化されたチームをサポートするために、ワークフローおよびグループ作業ツールを使用して、コミュニケーションと生産性を向上させ、パブリッシングプロセスにプロジェクト管理を適用し、低コストで高度なコミュニケーションを実現することができます。 そのために役立つのがQuark®ソフトウェアです。Quark Publishing Platformを使用すれば、複数のユーザーが場所を問わず1つのプロジェクトに対して同時に作業を行うことができ、コンテンツとレイアウトがリアルタイムに更新されます。システムが自動的にアセットをルーティングし、ユーザーに新しいタスクを通知するため、チームメンバーは常に作業の割り当てを把握することができます。出版物とプロジェクトのトラッキング、バージョン管理、および全体的なレビューサイクルの管理を、マネジャーを含むすべてのユーザーが行うことができます。それによって、すべてのリソースにわたって仕事量のバランスがとれ、プロセス内のプロジェクトの状況を包括的に把握することが可能になります。

1つのシステム内で、固有のワークフローを持つ出版物やプロジェクトを無制限に作成できます。またシステムへのアクセスを制御することで、一部のチームメンバーについては特定の出版物またはプロジェクトの作業に限定し、他のメンバーにはセクションまたはプロジェクトにまたがって作業を許可することも可能です。

自動ワークフローと全社的なグループ作業

Quark Publishing Platformは、部分的または完全な自動プロセスを実現するワークフローの自動化を提供します。このシステムでは、ウィザードによって、次のような自動プロセスを自動的に起動させるトリガーを簡単に設定できます。

  • 画像の変換およびパブリッシング
  • プロジェクトが最終承認されるとPDFファイルおよびSWF(Flash®)ファイルを自動的に生成
  • すべてのコンテンツを自動的に集積し、QuarkXPressテンプレートを使用してコンテンツを自動的にレイアウトし、印刷物およびSWF出力として提供する

Quark Publishing Platformは、コンテンツ管理およびビジネスコラボレーションプラットフォームとして世界で最も普及している、Microsoft SharePointと完全に統合されています。それによって次のような利点が得られます。

  • パブリッシングチームまたはクリエイティブサービスチームがほとんど介在することなく、ナレッジワーカーがSharePointユーザーインターフェイスから直接発行できることで、パブリッシングコストが削減されます。
  • 1つのエンタープライズリポジトリですべてのコンテンツとアセットを管理できるため、パブリッシングアセットやクリエイティブアセットを含め、コンテンツの重複がなくなり、正確なコンテンツをよりすばやく頻繁に発行することが可能になります。

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