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コンテンツ管理システムの統合(CMSの統合)

大量の情報を作成、管理、発行する場合、コンテンツ管理システム(CMS)とパブリッシングツールを統合することで、多くの優位性を実現できます。

ご存知でしたか?

コンテンツ管理システムは、ビジネス全体で情報を共有するためのグループ作業の環境を提供します。アクセス制御、バージョン管理、ワークフロー管理などの、共有ファイルシステムを超える優位性があります。

CMSは長い間、企業向けのアプリケーションという位置付けでしたが、たいていの組織では、CMSを全社レベルでは導入していませんでした。逆に、CMSは主に部門レベルで採用され、その後、CMSの統合が広がりました。 この方法では、パブリッシングなどの、部門間のプロセスで問題が発生します。ナレッジワーカーは、組織の全員が使用するためのシステムで作業を行い、パブリッシングチームやクリエイティブサービスグループは、パブリッシングプロセス専用の、別のコンテンツアセット管理システムで作業を行います。

コンテンツ管理システムの統合によるメリット

CMSとパブリッシングシステムを統合すると、複数のシステムを使用することによって生じる諸問題に直面します。これらの問題のいくつかを次に挙げます。

  • 多くの場合、コンテンツアセットは同時に両方のシステムに保存されます。このことは、重複につながり、失敗の始まりとなります。ユーザーがどちらのシステムに最新バージョンのアセットがあるのかわからなくなるためです。また、2つのリポジトリを維持するには、メタデータの属性(アセットに関する情報)を絶え間なく同期する必要があります。
  • 別のシステムからアセットを使用する場合、そのアセットを見つけて、自分のシステムに転送する必要があります。
  • ユーザーインターフェイス、データ構造、その他の機能が社内CMSとパブリッシングシステムで異なっていることにより、コンテンツやアセットの検索、共有、再利用に非常に時間がかかります。

CMSの統合のメリット:共通の全社的なソリューション

このような問題を解消するには、すべての部門でアセットを簡単に共有し、共同作業が可能な、共通の企業システムを使用する必要があります。共通の企業システムには、次のような、明確なメリットを提供できるいくつかの重要な特長が必要です。

  • データの重複や、エラーの多いメタデータの同期を避けるため、企業システムとパブリッシングの両方のクリエイティブ資産を単一のリポジトリに保存する必要があります。
  • ナレッジワーカーもパブリッシングチームも、すべてのユーザーがアセットにアクセスでき、誰にでもわかるユーザーインターフェイスを通じて機能を使用できる必要があります。全員が好みのツールを使用し続けることができるので、時間を節約できます。
  • すべてのユーザーがログオンは1回だけで済みます。このため、システムに簡単にアクセスでき、ユーザーへの浸透性を高めることができます。

CMSとQuark Publishingソフトウェアの統合

Quark Publishing PlatformとMicrosoft SharePoint
Quark Publishing Platformは、Quarkの既製のアダプタによってMicrosoft® SharePoint®との統合が可能で、前述のメリットを実現できます。その他のコンテンツ管理システムは、WebDAVテクノロジーを使用してQuark Publishing Platformと統合できます。

Quark Publishing PlatformとCMSの統合によって、さまざまな主要機能が提供されます。

  • ナレッジワーカーはCMSのユーザーインターフェイスから、(QuarkXPress®プロジェクトからのPDFファイルの生成などの)パブリッシング機能を使用できます。
  • パブリッシングチームとナレッジワーカーはどちらも、タスク割り当て、ワークフローの通知、プロジェクト管理の機能を使用できます。
  • 一方のシステムから(メタデータを含む)アセットを変更しても、すぐにもう一方のシステムで使用できます。
  • どちらのシステムでも、すべてのファイルのチェックインとチェックアウトが可能です。
  • どちらのシステムでも、セキュリティや権限を考慮してファイルのロックを認識します。

CMSとQuark XML Authorの統合
Quark XML Author™は、Quarkの既製のアダプタによってMicrosoft SharePointEMC® Documentum®IBM® FileNet® Content Managerとの統合が可能です。Quark XML AuthorとCMSの統合によって、構造化コンテンツを使用している組織では、コンテンツ作成プロセスを改善できます。

CMSとQuark XML Authorの統合には次のような主要機能があります。

  • 単一のシステムで、社内全体で作成されたすべてのビジネスコンテンツを管理できます。
  • 複数の担当者がドキュメントのさまざまなコンポーネントを同時に作業することによって、順番に作業を行う場合に比べて時間を短縮できます。
  • コンテンツを他の担当者に引き渡すのではなく、各分野の専門家がコンテンツに対して直接作業できるため、ミスや労力を軽減できます。
  • すべての作成者が、既存の出版物から簡単にコンテンツを検索して再利用でき、コンテンツ作成がスピードアップします。

次のステップとして

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