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自動パブリッシング

自動パブリッシングには、ワークフローの自動化から完全なドキュメント作成の自動化まで、多くのレベルがあります。自動化は大規模であるほど生み出される価値が大きくなりますが、通常は、必要な投資も大きくなります。多くの組織は、基礎レベルの自動化から開始し、段階的により高度な自動化に移行します。ただし、開始するレベルや進展させるスピードは自由に選択できます。

ご存知でしたか?

ページのレイアウトとフォーマットの適用は、コミュニケーションの作成において最も手間と時間を要するプロセスの1つです。

こうした理由から、このようなプロセスをできるだけ自動化することが、ダイナミックパブリッシングの最大の目的の1つになっています。

自動パブリッシングのレベル

以降の段落では、選択できる自動化のレベルについて、最小限のメリットと投資から最大限のメリットと投資まで、順番に説明します。

ワークフローの自動化

多くのビジネス活動は電子メールを通じて調整しますが、複雑なプロジェクトの場合、電子メールは多くの手作業が必要になります。タスクを引き渡し、期限に注意を払い、警告を送信し、全員がしっかりと参加し、サインオフしたことを確認する必要があります。

ワークフローシステムでは、警告の送信などのタスクを自動化することによって手作業を解消できるだけでなく、必要なすべてのステップが実際に発生することを確認できるようにチェックポイントも自動化できます。

たとえば、レビューサイクルを開始するときにPDFを自動的に生成できます。または、すべての承認が完了したときに、自動パブリッシングのプロセスを開始させることができます。ワークフローに自動化を段階的に追加する場合は、自動パブリッシングシステムがワークフローシステムと統合できることと、自動プロセスを開始させるトリガーを簡単に設定できることを確認する必要があります。

Quark Publishing Platformでは、プロセスの部分的な自動化から完全な自動化まで、ワークフローのごく一部または大部分を自由に自動化できます。また、ウィザードによって、イメージの変換や発行などの自動プロセスを自動的に起動させるトリガーを簡単に設定できます。さらに、Quark Publishing PlatformとMicrosoft® SharePoint®の統合によって、Quark Publishing Platformのユーザーは、タスクの自動化やプロジェクト管理の機能などのSharePointのワークフロー自動化機能をすべて利用できます。

情報の再利用の自動化

従来のパブリッシングアプリケーションでは、情報を再利用する場合、情報をある場所からコピーして、別の場所にペーストします。そのような再利用の方法の問題は、重複した情報が生成されるという点です。その情報をアップデートする必要がある場合、発生するすべてのインスタンスを見つけて変更しなければなりません。

より適切な方法で情報を再利用するには、その情報は1つのソースで管理し、ドキュメントに情報を取り込む必要があるたびにそのソースを参照します。そうすることで、ソースの情報が変更されたときに、必ずすべてのドキュメントを自動的にアップデートできます。Quark Publishing Platformでは情報の再利用の自動化をサポートしています。次のような複数の方法があります。

  • 同じイメージを複数のドキュメントで使用できます。すべて、そのイメージの1つのインスタンスだけを管理しながら、そのイメージの使用場面ごとに、さまざまな比率、切抜き、回転、その他の効果を適用できます。イメージが変更されると、Quark Publishing Platformによって、そのイメージが使用されているすべてのドキュメントが自動的にアップデートされ、そのイメージを使用する場面に指定した効果が再び適用されます。
  • Microsoft® Wordでテキストコンポーネントを作成して、そのテキストを複数のドキュメントで再利用できます。テキストを使用するたびに、元のMicrosoft Wordファイルが参照されます。このため、そのファイルが変更されると、そのファイルを参照しているすべてのドキュメントが、Quark Publishing Platformによって自動的にアップデートされます。
  • Quark XML Author for Microsoft Wordを使用すると、再利用可能なXMLテキストコンポーネントを作成できます。複数のドキュメントに対して、管理する各コンポーネントは1つだけです。コンポーネントが変更されると、そのコンポーネントを参照しているすべてのドキュメントが、Quark Publishing Platformによって自動的にアップデートされます。
  • QuarkXPress®では、(印刷物、ウェブ、インタラクティブなどの)複数のレイアウトでテキストと画像を同期するので、1つの変更をすべてのレイアウトに自動的に反映できます。

クロスメディアパブリッシングの自動化

出版社や社内出版部門(出版が中核事業ではない組織)は、印刷物と電子メディアの両方の、複数のメディアタイプで情報を利用する必要があります。「クロスメディアパブリッシング」がこれを実現する方法です。従来の複数メディアでの出版方法は、まず1つのフォーマット(通常は印刷物)で出版物を作成し、次に、追加するメディアタイプごとにそのフォーマットを変換するやり方です。この方法は、たいていの場合、メディアタイプごとにさまざまなチームのメンバーによって作成する必要があるため、時間とコストがかかります。

別の方法としては、できるだけ多くのプロセスを自動化します。印刷物のコンテンツを抽出して自動的に他のフォーマットに変換するか、または、メディアに依存しないフォーマット(XML)でコンテンツを作成して、自動的にあらゆるフォーマットでコンテンツをパブリッシングするか、いずれかの方法によって行います。

XMLを採用すると、効率とスピードを最大化できます。ただし、既存のプロセスを大きく変える必要もあります。たとえば、作成者はQuark XML Author for Microsoft Wordを使用してXMLコンテンツを作成する必要があります。また、デザイナーはQuark Publishing Platformをベースとした自動パブリッシングプロセスを設定する必要があります。

ウェブパブリッシングの自動化

Quarkのソフトウェアで、印刷物のレイアウトやXMLから自動的にウェブ用のコンテンツを生成できます。詳細はウェブパブリッシングのページをご覧ください。

デジタルパブリッシングの自動化

Quarkのソフトウェアでは、XMLによるニュース配信の自動化から表現力豊かなレイアウトのパブリッシングまで、多様な自動化の方法によって、iPadなどのデジタル機器向けのパブリッシングもサポートしています。詳細はデジタルパブリッシングをご覧ください。

カスタマイズとパーソナライズの自動化

さまざまな仕様に対応するバラエティに富んだ資料を作成しているか、個人に固有のパーソナライズされた情報を作成しているかに関係なく、顧客は、自分の特定のニーズに合った情報を受け取ることを評価し、期待しています。

しかし、従来のパブリッシングツールで複数の対象者のために情報をカスタマイズしたり、個々の受信者のために情報をパーソナライズしたりするには高度な手作業が必要で、それに見合うコストは非常に大きくなります。情報のカスタマイズやパーソナライズを効率的に行うためには、パブリッシングプロセスを自動化する必要があります。複数の対象者向けのカスタマイズや、個々の受信者向けのパーソナライズを自動的に行えるように、情報の構造化が必要です。

情報の構造化には、2つの側面があります。

コンポーネント化:
一体構造のドキュメントではなく、コンポーネントから情報を作成する場合、Quark Publishing Platformを使用してプロセスを設定し、さまざまな対象者向けにさまざまな方法で自動的にコンポーネントを集版するようにできます(Quark Web-to-Print Systemでもパーソナライズ機能をサポートしていますが、この機能は、標準的な情報を単純に置き換えて1,000部から1万部のボリュームで簡単なマーケティング資料を作成するためのものです。Quark Publishing Platformは10部から500部のボリュームで、複雑な変更を行うドキュメントの作成に最適です)。

フィルタリング:
また、さまざまな対象者向けに、多種多様な単一のコンポーネントを生成する必要もあります。これを実現するには、Quark XML Author for Microsoft Wordを使用して、可変の単語、文章、段落ごとに特定の対象者を表示できます。

次のステップとして

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