ワークフローとグループ作業

ワークフローとグループ作業をコントロールして合理化できることは、コンテンツ自動化プラットフォームを採用する最も大きな利点の1つです。

ワークフローとグループ作業をコントロールして合理化できることは、コンテンツ自動化プラットフォームを採用する最も大きな利点の1つです。 要員が共同で作業を行い、それぞれのタスクを効果的に管理できるようにすることは、コンテンツの制作から消費までの工程を改善するための出発点です。 ビジネスに重要なコンテンツには、組織全体、さらには全世界から、各種のスキルと責任を持つ人員の関与が必要です。 そして、複数のチャンネルにわたる通信をサポートするために要求されるワークフローの量と複雑性が増大するにつれ、効果的なワークフローとグループ作業は不可欠になります。

 

従来の方法: パブリッシングから印刷までの集中化

今日の多くの組織は依然として、集中化したチームによる、主に印刷形式のパブリッシング用に設計された、時代遅れのコンテンツプロセスに頼っています。 これらのプロセスでは、今日のワークグループが分散してコンテンツの作成と管理を行っており、コンテンツが複数の形式で配信されるという現実が考慮されていません。

過去の方法とツールに依存すれば、一連の典型的な問題が生じ、要求の増大に対応しようとする取り組みに大きな負荷がかかります。適切なワークフローおよびグループ作業システムが存在しないために発生する可能性がある問題のいくつかを、次に示します。

  • 電子メールに頼っているため、ファイルのやり取りが必要になります。このプロセスはエラーが起きやすく、編集とレビューを延々と繰り返して時間が浪費され、生産性が低下します。
  • バージョン管理の不備によって、最新バージョンの検索に時間がかかる、誤ったバージョンを使用してしまう、紛失したまたは欠けているコンテンツの再作成に無駄な時間がかかるなどの問題が発生します。
  • 誰がいつ、どのコンテンツを変更したのか、コンテンツのどのバージョンが発行済みなのかを示す監査証跡が欠けており、すべてのコンテンツが最新で準拠したものなのかを知る方法がないため、コンプライアンスのリスクが発生します。
  • 担当者に対して新しいタスクがあることを通知できない、プロジェクトの進捗や状態の更新を見通せない、手作業でレポートを行うなど、プロジェクト管理が効果的ではありません。
  • 直線的なワークフローでは、コンテンツやデザインを同時に1ユーザーしか編集できません。
  • それぞれのメディア(印刷、オンライン、モバイル)についてグループが異なるため、各メディアタイプについて手作業で実装を行うことから、コンテンツの重複が発生し、プロセスが遅延して、エラーも起きやすくなります。
  • パブリッシングシステムとその他のビジネスシステムが分断されているため、ボトルネックが生じ、パブリッシングシステムが遅延し、生産性が全体的に低下する

効果的なワークフローとグループ作業

複数の形式でパブリッシングを行う今日の分散したチームをサポートするため、ワークフローおよびグループ作業ツールを使用して、コミュニケーションと生産性を向上し、コンテンツのライフサイクルにプロジェクト管理を適用して、低コストで高品質のコミュニケーションを実現できます。

ワークフロー管理システムはビジネス管理システムとも呼ばれ、組織で各種のプロセスやドキュメント用のワークフローを定義するために使用されます。

ワークフローシステムでは、警告の送信などのタスクを自動化して手作業を排除するだけでなく、必要なすべての手順が実際に行われることを確認するためのチェックポイントも自動化できます。 たとえば、レビューサイクルを開始するときにPDFを自動的に生成できます。 または、すべての承認が完了したとき、Webサイトへの自動パブリッシングプロセスを開始することもできます。

組織で専用のワークフローシステムを選択することも、コンテンツ自動化プラットフォームやコンテンツ管理システムなど、他の製品のワークフロー機能を活用することもできます。

優れたコンテンツ自動化プラットフォームには、次のようなワークフローおよびグループ作業機能が必ず標準搭載されています。

  • 通知 - 各ユーザーに割り当てられている今後の承認やタスクについて、電子メールまたは他の方法で通知を送信します。
  • ロールベースのアクセス制御 - ビジネスに重要なコンテンツの一部は機密性があるため、それらのコンテンツへのアクセスを制御する必要があります。 この制御は、ドキュメントレベルだけではなく、コンテンツのコンポーネントレベルで行われ、コンテンツのアクセス、編集、再利用、レビュー、承認を細かく制御できる必要があります。 たとえば、ドキュメント内の法的な声明の更新を、法務部門のチームのみに許可するなどです。
  • 複数のユーザーが単一のプロジェクトで同時に作業を行い、貢献でき、各自の所在地にかかわらず、コンテンツやレイアウトへの更新をリアルタイムで提供します。
  • 包括的なバージョン制御
  • レビューサイクル全体の管理
  • マネジャーがダッシュボードを確認して全体を見通し、すべてのリソース間でワークロードが適切に分散されていることと、プロジェクトがプロセスのどの段階にあるかを確認できること。
  • カスタムの自動プロセスを導入できること。
  • 既存のビジネスシステムとの統合