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Flux de travail et collaboration

La première étape de l'amélioration du processus de publication consiste à aider les différents intervenants à collaborer ensemble et à gérer leurs tâches de façon plus efficace, cela étant lié essentiellement au fait que la publication nécessite la participation de personnes provenant de différents horizons à l'échelle de l'entreprise, comme à l'échelle du globe.

Le saviez-vous ?

La réalité d'aujourd'hui : des groupes de travail dispersés qui publient dans de multiples formats nécessitant de nouveaux flux de travail et des modèles de collaboration inédits.

Et avec l'augmentation du volume et de la complexité des flux de travail nécessaires pour personnaliser davantage les communications quels que soient leurs formats (terminaux mobiles et appareils numériques, par exemple), une collaboration efficace est devenue un enjeu majeur.

Le travail à l'ancienne : publication centralisée sur support papier

Pourtant, de nombreuses entreprises utilisent encore des processus de publication dépassés conçus à l'origine pour des équipes centralisées publiant essentiellement sur support papier. Elles ignorent ainsi la réalité des groupes de travail dispersés d'aujourd'hui qui publient dans de multiples formats et nécessitent de nouveaux flux de travail et des modèles de collaboration inédits.

La dépendance vis-à-vis de ces méthodes et ces outils d'un autre temps est à l'origine d'un ensemble de problèmes commun qui place ces entreprises dans l'incapacité de répondre à la demande croissante.

Il y a plusieurs origines à ces problèmes :

  • la dépendance vis-à-vis du courrier électronique, qui a pour conséquence :
    • des fichiers et des ressources de publication qui font la navette, un processus entaché d'erreurs, qui gâche du temps dans des cycles de modification et de révision sans fin, et qui nuit à la productivité ;
    • des problèmes au niveau de la gestion des versions qui résultent dans des recherches fastidieuses pour trouver la version la plus récente, l'utilisation de la mauvaise version et du temps gâché à recréer les contenus égarés ou manquants ;
    • des inefficacités au niveau de la gestion de projets, en particulier l'impossibilité de prévenir les contributeurs que de nouvelles tâches les attendent, des mises à jour d'état et de la génération manuelle de
      rapports ;
  • des flux de travail linéaires qui limitent la conception et l'édition à un seul utilisateur à la fois ;
  • des groupes de publication séparés pour chaque support (papier, en ligne et numérique), ce qui entraîne des duplications de contenu en raison de la mise en œuvre manuelle pour chaque type de média, conduisant à un ralentissement du processus et à une plus grande sensibilité aux erreurs ;
  • la déconnexion entre les systèmes de publication et les autres systèmes d'entreprise, qui crée des goulets d'étranglement, ralentit le processus de publication et réduit la productivité de tous les intervenants.

Flux de travail et collaboration efficaces

Pour prendre en charge la publication dans différents formats par des équipes dispersées qui constitue la réalité d'aujourd'hui, vous pouvez utiliser des outils de gestion du flux de travail et de collaboration afin d'améliorer la communication et la productivité, appliquer la gestion de projets à votre processus de publication et diffuser des communications de meilleure qualité tout en réduisant vos coûts.

C'est à ce niveau que les logiciels Quark® interviennent. Avec Quark Publishing Platform, plusieurs utilisateurs peuvent participer et contribuer simultanément à un projet spécifique et assurer des mises à jour en temps réel des contenus et des maquettes, où qu'ils se trouvent. Les membres de votre équipe savent toujours où ils en sont dans leurs missions, puisque le système achemine automatiquement les ressources et avertit les utilisateurs quant aux nouvelles tâches à entreprendre. Les fonctions de suivi de publication et de projet, de contrôle des versions et de gestion de l'ensemble du cycle de révision sont accessibles par tous les utilisateurs, y compris les directeurs, ce qui garantit que la charge de travail est équilibrée entre les différentes ressources et offre une vue d'ensemble complète de l'état d'avancement du projet.

Vous pouvez créer un nombre illimité de publications et de projets, associés chacun à leurs flux de travail spécifiques, sur un même système. Et vous pouvez contrôler l'accès au système de façon à ce que certains membres de l'équipe puissent travailler uniquement sur une publication ou un projet donné et que d'autres aient accès à plusieurs sections ou projets en même temps.

Flux de travail automatisés et collaboration à l'échelle de l'entreprise

Quark Publishing Platform assure l'automatisation des flux de travail dans le cadre de processus partiellement ou entièrement automatisés. Il propose un assistant qui facilite la définition des conditions de déclenchement automatique des processus automatisés tels que:

  • la conversion et la publication d'images ;
  • la génération automatique de fichiers PDF et SWF (Flash®) quand un projet atteint le stade d'approbation finale ;
  • l'assemblage automatique de tous les contenus puis, à l'aide de modèles QuarkXPress, la mise en page et le transfert automatiques au niveau suivant sous forme de sortie imprimée ou SWF.

Quark Publishing Platform est complètement intégré avec Microsoft SharePoint, la plate-forme de gestion de contenus d'entreprise et de collaboration professionnelle la plus utilisée dans le monde. Cette intégration offre des avantages majeurs :

  • Vous pouvez réduire les coûts de publication en permettant aux contributeurs de publier directement à partir de l'interface utilisateur de SharePoint, avec peu ou pas d'intervention de la part de l'équipe de publication ou des services de création.
  • Vous pouvez éliminer la redondance des contenus en gérant tous les contenus et ressources — y compris celles de publication et de création — dans un référentiel d'entreprise unique, ce qui vous permet de publier un contenu précis plus rapidement et plus fréquemment.

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