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INTÉGRATION D'UN SYSTÈME DE GESTION DE CONTENUS (INTÉGRATION SGC)

Si vous créez, gérez et publiez de gros volumes d'informations, l'intégration d'un système de gestion de contenus (SGC) à vos outils de publication vous offre de nombreux avantages.

Le saviez-vous ?

Les systèmes de gestion de contenus fournissent un environnement collaboratif pour le partage des informations dans toute votre entreprise et comportent d'importants avantages par rapport aux systèmes à fichiers partagés, notamment en termes de contrôle d'accès, de contrôle des versions et de gestion des flux de travail.

Bien que les systèmes SGC aient été présentés comme des applications professionnelles depuis de nombreuses années, ce type d'infrastructure n'a été que très rarement mis en place à l'échelle de l'entreprise. Celles-ci ont en effet préféré, dans un premier temps, installer les systèmes SGC au niveau des départements, en se laissant la possibilité d'élargir à l'avenir cette intégration SGC.

Ce type d'installation entraîne des problèmes au niveau des processus interdépartementaux comme la publication, dans laquelle les contributeurs peuvent travailler sur un système accessible à tous les employés de l'entreprise, tandis que l'équipe de publication ou les membres des services de création utilisent un autre système de gestion des contenus ou ressources spécialement dédié aux processus de publication.

Les avantages de l'intégration d'un système de gestion de contenus

L'intégration SGC à votre système de publication permet de résoudre plusieurs problèmes liés à l'utilisation de différents systèmes. En voici quelques-uns :

  • Les fichiers de contenus sont souvent stockés sur les deux systèmes en même temps, ce qui entraîne une redondance et un risque d'erreur puisque les utilisateurs ignorent quel système contient la version la plus récente du fichier. La gestion de deux référentiels nécessite la synchronisation permanente des attributs des métadonnées (informations sur ces fichiers).
  • Pour utiliser les fichiers de l'autre système, vous devez les localiser puis les transférer vers votre propre système.
  • Les différences qui existent entre la solution SGC d'entreprise et les systèmes de publication, en particulier au niveau de l'interface utilisateur, des structures de données et d'autres fonctionnalités, ralentissent encore davantage la recherche, le partage et la réutilisation des contenus et des ressources.

Avantages de l'intégration SGC : une solution unique pour toute l'entreprise

Pour résoudre ces problèmes, les entreprises doivent utiliser un système unique permettant à tous les départements de partager facilement les ressources pour une meilleure collaboration. L'utilisation d'un seul système demande plusieurs caractéristiques clés offrant des avantages concrets :

  • Les fichiers de l'entreprise et de l'équipe de publication/création doivent être stockés dans un même référentiel afin d'empêcher la redondance des données, et une synchronisation de métadonnées susceptible d'induire des erreurs.
  • Tous les utilisateurs, contributeurs ou membres de l'équipe de publication, doivent pouvoir accéder aux fichiers et utiliser les fonctions familières de l'interface utilisateur, ce qui permet de gagner du temps puisque chacun travaille avec ses outils favoris.
  • Tous les utilisateurs doivent posséder un identifiant de connexion unique qui leur facilite l'accès aux systèmes et leur prise en main.

Intégration d’un système de gestion de contenu aux logiciels de publication Quark

Quark Publishing Platform avec Microsoft SharePoint
Quark Publishing Platform s'intègre à Microsoft® SharePoint® via un adaptateur Quark, offrant tous les avantages décrits précédemment. D'autres systèmes de gestion de contenus peuvent être intégrés à Quark Publishing Platform à l'aide de la technologie WebDAV.

L'intégration de Quark Publishing Platform aux systèmes SGC fournit plusieurs fonctions clés :

  • Les fonctions de publication (par exemple la génération de fichiers PDF à partir de projets QuarkXPress®) sont disponibles aux contributeurs depuis l'interface utilisateur du système SGC ;
  • Les affectations de tâches, les notifications de flux de travail et les fonctions de gestion de projets sont accessibles à la fois aux équipes de publication et aux contributeurs ;
  • Toutes les modifications apportées aux fichiers (y compris aux métadonnées) dans un système sont aussitôt appliquées à l'autre système ;
  • Vous pouvez archiver/récupérer n'importe quel fichier de ces systèmes ;
  • Les deux systèmes prennent en charge le verrouillage des fichiers dans le cadre de mesures de sécurité et de privilèges d'accès définis.

Intégration d’un système de gestion de contenu à Quark XML Author
Quark XML Author™ s'intègre à Microsoft SharePoint, EMC® Documentum® et IBM® FileNet® Content Manager via des adaptateurs Quark. L'intégration de Quark XML Author aux systèmes SGC aide les entreprises qui utilisent du contenu structuré à améliorer leurs processus de création de contenus.

Voici les principales fonctions de l'intégration SGC à Quark XML Author :

  • Vous pouvez gérer dans un même système la totalité des contenus professionnels créés par votre entreprise.
  • Plusieurs rédacteurs peuvent travailler en même temps sur les différents composants d'un même document au lieu de devoir le faire alternativement, ce qui accélère tout le processus.
  • Au lieu de transmettre le contenu à d'autres personnes, les experts techniques peuvent travailler directement dessus, ce qui réduit les efforts et les risques d'erreur.
  • Tous les rédacteurs peuvent facilement rechercher et réutiliser le contenu de publications existantes, ce qui accélère la création de contenus.

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