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Publication automatisée

Il existe de nombreux niveaux de publication automatisée, allant de l'automatisation du flux de travail à la production entièrement automatisée de documents. Une plus grande automatisation signifie plus de valeur, mais aussi plus d'investissements.

Beaucoup d'entreprises commencent par une automatisation de base avant d'évoluer progressivement vers une automatisation plus sophistiquée, mais vous pouvez choisir de commencer où vous le souhaitez et progresser à votre propre rythme.

Le saviez-vous ?

Les tâches de mise en page et de mise en forme constituent la partie la plus laborieuse et la plus fastidieuse de la production de supports de communication.

C'est pourquoi l'un des principaux objectifs de la publication dynamique est d'automatiser autant que possible ce processus.

Niveaux de publication automatisée

Les paragraphes suivants décrivent les niveaux d'automatisation disponibles, classés par ordre croissant d'avantage et d'investissement :

Automatisation du flux de travail

De nombreuses activités professionnelles sont coordonnées par le biais d'e-mails mais, pour des projets complexes, cette méthode nécessite beaucoup trop d'opérations manuelles. Vous devez affecter des tâches, tenir compte des délais, envoyer des rappels et vérifier que toutes les personnes impliquées ont reçu et approuvé les documents concernés.

Un système de flux de travail permet non seulement de supprimer ces opérations manuelles en automatisant des tâches telles que l'envoi des rappels, mais également d'automatiser certains points de contrôle afin de s'assurer que chaque étape requise a effectivement lieu.

Vous pouvez, par exemple, générer automatiquement un fichier PDF dès le début du cycle de vérification. Ou, une fois toutes les autorisations reçues, vous pouvez lancer un processus de publication automatisé. Pour augmenter progressivement le niveau d'automatisation de votre flux de travail, vous devez vous assurer que vos systèmes de publication automatisée s'intègrent à votre système de flux de travail et que vous pouvez facilement définir les conditions de déclenchement des processus automatisés.

Quark Publishing Platform s'adapte parfaitement aux besoins de votre flux de travail en offrant une automatisation partielle ou totale de vos processus. Il propose également un assistant facilitant la définition des conditions de déclenchement automatique des processus automatisés tels que la conversion d'images et la publication. Et grâce à l'intégration de Quark Publishing Platform à Microsoft® SharePoint®, toutes les fonctions d'automatisation du flux de travail de SharePoint — gestion des tâches automatisées et des projets, par exemple — sont accessibles aux utilisateurs de Quark Publishing Platform.

Réutilisation automatisée des informations

Les applications de publication traditionnelles vous permettent de réutiliser les informations en les copiant d'un endroit pour les coller à un autre. Cette méthode de réutilisation présente un inconvénient : elle génère des copies redondantes des informations. Si vous devez mettre à jour ces informations, il vous faudra rechercher et modifier toutes les instances, où qu'elles se trouvent.

Une meilleure façon de réutiliser les informations consisterait à garder une source de ces informations et à s'y référer en cas de besoin afin d'incorporer les données dans un document. Vous pourriez ainsi mettre automatiquement à jour l'ensemble des documents en cas de changement des informations source.

Quark Publishing Platform prend en charge l'automatisation de la réutilisation des informations sous plusieurs formes :

  • Vous pouvez utiliser la même image dans plusieurs documents et appliquer à chaque utilisation de cette image différents effets de mise à l'échelle, recadrage, rotation et autres, tout en conservant une seule instance de l'image. Si l'image change, Quark Publishing Platform met automatiquement à jour tous les documents contenant cette image et applique de nouveau à chaque mise en œuvre de cette image les effets que vous avez choisis.
  • Vous pouvez créer des composants texte dans Microsoft® Word et les réutiliser dans plusieurs documents. Chaque utilisation de ce texte renvoie au fichier Microsoft Word original ; ainsi, en cas de modification de ce fichier, Quark Publishing Platform met automatiquement à jour tous les documents qui y font référence.
  • Quark XML Author for Microsoft Word vous permet de créer des composants texte XML réutilisables, grâce à quoi vous pouvez conserver une seule copie de chaque composant pour plusieurs documents. Lorsqu'un composant change, Quark Publishing Platform peut automatiquement mettre à jour tous les documents qui y font référence.
  • Comme QuarkXPress® synchronise le texte et les images dans plusieurs mises en page (papier, Web et interactive, par exemple), chaque modification est automatiquement appliquée à toutes ces mises en page.

Publication multicanal automatisée

Pour diffuser leurs informations sur différents types de supports, sous forme imprimée et électronique, les éditeurs professionnels et d'entreprise (organisations dont la publication n'est pas la principale activité) utilisent une méthode appelée « Publication multicanal ». La méthode traditionnelle de Publication multicanal consiste à créer la publication dans un format, généralement sur papier, puis à convertir ce format dans chacun des différents types de supports supplémentaires. Ce processus se révèle long et coûteux car il nécessite que différentes équipes produisent chaque type de support.

Une alternative consiste à automatiser au maximum le processus, soit en extrayant le contenu papier et en le convertissant dans d'autres formats, soit en créant le contenu dans un format indépendant du support (XML) et en le publiant automatiquement dans chaque format.

La méthode consistant à commencer par le format XML est la plus efficace et la plus rapide, mais elle implique le plus de bouleversements dans vos processus existants. Par exemple, vos rédacteurs devront peut-être commencer par créer leur contenu XML en utilisant Quark XML Author for Microsoft Word tandis que vos graphistes utiliseront Quark Publishing Platform pour configurer des processus de publication automatisés.

Publication Web automatisée

Vous pouvez utiliser les logiciels Quark pour générer automatiquement des contenus pour le Web à partir de vos mises en page papier ou d'un format XML. Pour plus de détails, consultez la page Publication Web.

Publication numérique automatisée

Les logiciels Quark prennent en charge la publication sur les appareils numériques, comme l'iPad, selon différentes méthodes automatisées, de la publication automatisée d'informations aux mises en page enrichies, en passant par le format XML. Pour plus de détails, reportez-vous à la rubrique Publication numérique.

Personnalisation automatisée

Que vous deviez créer différentes versions d'un document pour répondre à divers besoins ou des informations personnalisées propres à certaines personnes, vos clients s'attendent à recevoir des informations adaptées à leurs besoins spécifiques.

Mais la personnalisation d'informations destinées à différents publics et à des personnes bien précises à l'aide d'outils de publication traditionnels exige un grand nombre de tâches manuelles, ce qui entraîne des coûts injustifiables. Pour personnaliser efficacement vos informations, vous devez automatiser votre processus de publication, ce qui implique la structuration de vos informations afin de pouvoir automatiquement les personnaliser pour divers publics et différentes personnes.

La structuration des informations suppose deux conditions :

Création de composants:
si vous créez vos informations à partir de composants au lieu de documents monolithiques, vous pouvez définir, à l'aide de Quark Publishing Platform, des processus qui assemblent automatiquement les composants de diverses façons et pour différents publics. (Quark Web-to-Print System prend en également en charge la personnalisation, mais ses fonctionnalités se limitent au simple remplacement de blocs d'information standard afin de créer de simples supports marketing pour des volumes de 1 000 à 10 000 unités, tandis que Quark Publishing Platform convient tout particulièrement à la production de différentes versions de documents complexes pour des volumes de 10 à 500 unités.)

Filtrage:
vous pouvez également générer diverses versions d'un même composant pour différents publics. Pour cela, vous pouvez utiliser Quark XML Author for Microsoft Word et définir le public spécifique pour chaque terme, phrase et paragraphe variable.

Étape suivante

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