Flux de Travail et Collaboration

La possibilité de contrôler et de rationaliser les flux de travail et la collaboration est l'un des principaux avantages de l'adoption d'une plate-forme d'automatisation de contenu.

La possibilité de contrôler et de rationaliser les flux de travail et la collaboration est l'un des principaux avantages de l'adoption d'une plate-forme d'automatisation de contenu. Aider les gens à travailler ensemble et à gérer efficacement leurs tâches est le point de départ pour l'amélioration du processus allant de la création des contenus à leur consommation. Ceci est lié au fait que les contenus critiques nécessitent la participation de personnes provenant de différents horizons à l'échelle de l'entreprise, partout dans le monde. En outre, lorsque le volume et la complexité des flux de travail requis pour soutenir les communications multicanaux augmentent, il devient primordial de disposer de flux de travail et de collaboration efficaces.

 

Le travail à l'ancienne : publication centralisée sur support papier

De nos jours, nombreuses sont les entreprises qui s'appuient encore sur des processus de contenu obsolètes, conçus pour des équipes centralisées publiant essentiellement sur papier. Ces processus ne représentent pas les réalités des groupes de travail dispersés d'aujourd'hui, qui créent, gèrent et diffusent des contenus dans de multiples formats.

La dépendance vis-à-vis de ces méthodes et ces outils d'un autre temps est à l'origine d'un ensemble de problèmes commun qui place ces entreprises dans l'incapacité de répondre à la demande croissante. Voici quelques-uns des problèmes que vous pourriez rencontrer sans un un système de flux de travail et de collaboration adéquat :

  • Dépendance envers l'e-mail, qui implique des fichiers faisant la navette, un processus entaché d'erreurs, qui fait perdre du temps avec des cycles de modification et de révision sans fin, et qui nuit à la productivité ;
  • Problèmes au niveau de la gestion des versions qui aboutissent à des recherches fastidieuses pour trouver la version la plus récente, l'utilisation de la mauvaise version et du temps perdu à recréer les contenus égarés ou manquants ;
  • Risques de conformité dus à un manque de pistes d'audit indiquant qui a modifié quel contenu et quand, quelle version du contenu a été publiée, et au fait de ne pas savoir si l'intégralité du contenu est à jour et conforme ;
  • Inefficacité au niveau de la gestion de projets, en particulier impossibilité de prévenir les contributeurs que de nouvelles tâches les attendent, manque de visibilité sur l'avancement des projets ainsi que les mises à jour d'état et génération manuelle de rapports ;
  • Des flux de travail linéaires qui limitent les interventions sur le contenu et les graphismes à un seul utilisateur à la fois ;
  • Des groupes séparés pour chaque support (papier, en ligne et mobile), ce qui entraîne des duplications de contenu en raison de la mise en œuvre manuelle pour chaque type de média, conduisant à un ralentissement du processus et à une plus grande sensibilité aux erreurs ;
  • la déconnexion entre les systèmes de publication et les autres systèmes d'entreprise, qui crée des goulets d'étranglement, ralentit le processus de publication et réduit la productivité de tous les intervenants

Flux de travail et collaboration efficaces

Pour prendre en charge correctement les équipes dispersées publiant dans différents formats qui constituent la réalité d'aujourd'hui, vous pouvez utiliser des outils de gestion des flux de travail et de collaboration afin d'améliorer la communication et la productivité, appliquer la gestion de projets au cycle de vie de votre contenu et diffuser des communications de meilleure qualité tout en réduisant vos coûts.

Les systèmes de gestion des flux de travail, également appelés systèmes de gestion d'entreprise, permettent aux entreprises de définir différents flux de travail pour différents processus ou documents.

Un système de flux de travail permet non seulement de supprimer ces opérations manuelles en automatisant des tâches telles que l'envoi de rappels, mais également d'automatiser certains points de contrôle afin de s'assurer que chaque étape requise a bien lieu. Vous pouvez, par exemple, générer automatiquement un fichier PDF dès le début du cycle de vérification. Ou, une fois toutes les approbations reçues, vous pouvez lancer un processus de publication automatisée sur votre site Web.

Les entreprises peuvent choisir entre utiliser des systèmes de flux de travail dédiés ou utiliser les fonctionnalités de flux de travail d'autres produits comme les plates-formes d'automatisation de contenu ou les systèmes de gestion de contenus.

Toute bonne plate-forme d'automatisation du contenu devrait inclure les fonctions de flux de travail et de collaboration suivantes en standard :

  • Notifications – envoi de notifications par e-mail ou d'autres moyens pour rappeler aux utilisateurs les prochaines approbations ou tâches qui leur ont été affectées
  • Contrôle d'accès basé sur les rôles – certains contenus critiques peuvent être sensibles et, par conséquent, l'accès à ces contenus doit être contrôlé. Ce contrôle devrait pouvoir être effectué non seulement au niveau du document, mais aussi au niveau des composants de contenu de manière à ce que l'accès, la modification, la réutilisation et l'approbation du contenu puissent être contrôlés au niveau granulaire. Par exemple, autoriser uniquement le service juridique à actualiser le texte à teneur légale dans un document.
  • Permettre à de multiples utilisateurs, où qu'ils se trouvent, de travailler sur et de contribuer simultanément à un projet unique et de fournir des mises à jour en temps réel du contenu et des mises en page
  • Contrôle complet des versions
  • Gestion de tout le cycle de révision
  • Tableaux de bord pour fournir aux managers la visibilité permettant de s'assurer que la charge de travail est bien répartie entre toutes les ressources et voir également quel est l'état d'avancement des projets
  • Permettre une mise en œuvre personnalisée des processus automatiques
  • Intégration avec les systèmes métier existants

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