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Workflow und Kooperation

Der Ausgangspunkt für die Verbesserung des Publishing-Prozesses besteht darin, die Mitwirkenden bei der Zusammenarbeit und beim effektiveren Verwalten ihrer Aufgaben zu unterstützen. Dies ist notwendig, weil in Publikationsprozessen Personen mit unterschiedlichsten Fähigkeiten und Aufgaben im gesamten Unternehmen weltweit zusammenarbeiten.

Wussten Sie schon?

Heutzutage arbeiten Teams an verschiedensten Orten der Welt zusammen und veröffentlichen in mehreren Formaten, was neue Workflows und neue Kooperationsmodelle erforderlich macht.

Das Volumen und die Komplexität der Workflows nehmen zu, weil zielgruppengenauere Kommunikationsmittel sowohl in herkömmlichen als auch in neuen Formaten – beispielsweise für mobile und digitale Geräte – erstellt werden. Daher sind effektive Workflows und sehr gute Möglichkeiten für die Zusammenarbeit maßgeblich.

Die alte Methode: Zentralisiertes Publishing in Printmedien

Dennoch vertrauen viele Unternehmen auf veraltete Publishing-Prozesse, die für zentral gemanagte Teams und für die Veröffentlichung in Printmedien entwickelt wurden. Dabei wird die Tatsache ignoriert, dass heutzutage Arbeitsgruppen an verschiedensten Orten der Welt zusammenarbeiten, um in mehreren Formaten veröffentlichen. Dies macht neue Workflows und neue Kooperationsmodelle erforderlich.

Auf die Methoden und Werkzeuge der Vergangenheit zu bauen, verursacht eine Reihe von Problemen und bremst alle, die versuchen, mit den steigenden Ansprüchen Schritt zu halten:

  • Eine auf E-Mails basierende Zusammenarbeit führt zu folgenden Schwierigkeiten:
    • Das Hin- und Herschicken von Dateien und Publishing-Assets ist ein Prozess, bei dem häufig Fehler auftreten, der durch endlose Bearbeitungs- und Korrekturzyklen Zeit vergeudet und der die Produktivität verringert.
    • Die Versionskontrolle wird schwierig und führt zu zeitaufwendigen Suchen nach der aktuellsten Version oder gar zur Nutzung der falschen Version. Zeit wird vergeudet bei der erneuten Erstellung verlorener oder fehlender Inhalte.
    • Das Projektmanagement ist ineffektiv. Es fehlt eine geeignete Möglichkeit, Mitwirkende über neue Aufgaben zu benachrichtigen, Fortschritts- und Statusaktualisierungen durchzuführen sowie ein effizientes Berichtswesen.
  • Lineare Workflows beschränken das Design und die Bearbeitung auf jeweils einen Anwender.
  • Separate Publishing-Gruppen für unterschiedliche Medienkanäle (Printmedien, Web und digitale Geräte) führen aufgrund der getrennten, manuellen Inhaltserstellung für jede Medienart zur Duplizierung von Inhalten, verlangsamen den Prozess und bergen ein hohes Fehlerrisiko.
  • Es besteht eine Kluft zwischen Publishing-Systemen und anderen Unternehmenssystemen, was zu Engpässen führt, den Publishing-Prozess verlangsamt und die Produktivität aller Beteiligten verringert.

Effektive Workflows und Zusammenarbeit

Um die weit verstreut arbeitenden Teams, die in mehreren Formaten veröffentlichen, erfolgreich zu unterstützen, können Sie Workflow- und Kooperationstools nutzen, um die Kommunikation zu verbessern und die Produktivität zu steigern und um die Möglichkeiten für das Projektmanagement auf Ihren Publishing-Prozess anzuwenden und hochwertigere Kommunikationsmittel zu geringeren Kosten zu produzieren.

Und hier kommt Quark® Software ins Spiel. Durch Quark Publishing Platform können mehrere Anwender gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, Inhalte beisteuern und Echtzeitaktualisierungen von Inhalten und Layouts durchführen – unabhängig von ihrem Standort. Teammitglieder kennen stets ihre Aufgaben, denn das System ordnet Assets automatisch zu und benachrichtigt die Anwender über neue Aufgaben. Funktionen für das Verfolgen von Projekten und Publikationsprozessen, die Versionskontrolle und den gesamten Korrekturzyklus stehen allen Anwendern, einschließlich der Manager, zur Verfügung. Das gewährleistet, dass die Arbeitslast über alle Ressourcen verteilt wird, und bietet einen umfassenden Überblick über den Fortschritt der Projekte.

Sie können eine unbegrenzte Zahl von Publikationen und Projekten – und ihre speziellen Workflows – in einem einzigen System abbilden. Und Sie können den Zugang zum System kontrollieren, sodass einige Teammitglieder nur an einem bestimmten Projekt bzw. einer Publikation arbeiten können, während andere an unterschiedlichen Projekten bzw. an unterschiedlichen Bereichen arbeiten dürfen.

Automatisierte Workflows und unternehmensweite Zusammenarbeit

Quark Publishing Platform bietet die Workflow-Automatisierung für teilweise oder vollständig automatisierte Prozesse. Die Software enthält einen Assistenten, der es vereinfacht, automatische Auslöser für bestimmte automatisierte Prozesse einzurichten, z. B.:

  • Bildumwandlung und -veröffentlichung
  • Automatisches Erzeugen von PDF- und SWF- (Flash®) Dateien bei der endgültigen Freigabe eines Projekts
  • Automatisches Zusammenstellen aller Inhalte sowie – mittels QuarkXPress Vorlagen automatische Gestaltung des Layouts und anschließende Print- oder SWF-Ausgabe.

Quark Publishing Platform ist vollständig mit Microsoft SharePoint, der weltweit meistgenutzten Plattform für Content-Management und Unternehmenskooperation, integriert. Dies bietet wichtige Vorteile:

  • Sie können die Publishing-Kosten senken, indem Sie es Fachexperten außerhalb der Marcom-Abteilung ermöglichen, Inhalte ohne oder mit geringfügigem Eingreifen des Publishing- oder Kreativteams direkt über die SharePoint Benutzeroberfläche zu veröffentlichen.
  • Sie können das mehrfache Vorhandensein von Inhalten verhindern, indem Sie alle Inhalte und Assets, einschließlich der Publishing- und Kreativ-Assets, in einem einzigen zentralen Unternehmensspeicher verwalten, damit Sie schneller und häufiger akkurate Inhalte veröffentlichen können.

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