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Integration mit Content-Management-Systemen (CMS-Integration)

Wenn Sie große Datenmengen erstellen, verwalten und veröffentlichen, kann die Integration mit einem Content-Management-System (CMS) viele Vorteile bieten.

Wussten Sie schon?

Content-Management-Systeme stellen eine kooperationsfördernde Umgebung für die Weitergabe von Informationen innerhalb des Unternehmens dar. Sie bieten Vorteile gegenüber der ausschließlichen Verwendung von gemeinsamen Speichersystemen, wie zum Beispiel Zugangskontrolle, Versionskontrolle und Workflow-Management.

Obwohl CMS lange Zeit als Unternehmensanwendungen betrachtet wurden, haben die Unternehmen sie im Allgemeinen nicht auf der Unternehmensebene implementiert. Stattdessen haben sie CMS hauptsächlich auf der Abteilungsebene eingesetzt und die großflächige CMS-Integration auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.

Das führt zu Problemen bei abteilungsübergreifenden Prozessen wie dem Publishing, bei dem Fachexperten in den verschiedenen Abteilungen möglicherweise mit einem System arbeiten, auf das alle Mitarbeiter des Unternehmens zugreifen sollen, während das Publishing-Team oder die Kreativabteilung mit einem anderen, speziell für Publishing-Prozesse entwickelten System arbeitet.

So kann die Integration mit Content-Management-Systemen Sie unterstützen

Durch die Integration Ihres Publishing-Systems mit einem CMS können Sie mehrere Herausforderungen bewältigen, die durch die Nutzung unterschiedlicher Systeme entstehen. Einige dieser Probleme sind:

  • Inhalte sind oft in beiden Systemen gleichzeitig gespeichert, was zu Redundanz führt und ein hohes Fehlerpotenzial mit sich bringt, da die Anwender nicht wissen, in welchem System sich die aktuellste Version des Inhalts befindet. Beim Beibehalten zweier Speicher müssen die Metadaten (Informationen über diese Inhalte) in beiden Speichern kontinuierlich synchronisiert werden.
  • Wenn man Assets aus einem anderen System nutzen möchte, muss man sie finden und in das eigene System einspeisen.
  • Durch die Unterschiede zwischen Unternehmens-CMS und Publishing-Systemen – beispielsweise bei Benutzeroberflächen, Datenstruktur und anderen Funktionen – werden Suche, Freigabe und Wiederverwendung von Inhalten und Assets sogar noch zeitaufwendiger.

Die Vorteile der CMS-Integration: eine einzige unternehmensweite Lösung

Um diese Probleme zu beseitigen, müssen Unternehmen ein einziges Enterprise-System nutzen, über das alle Abteilungen ihre Assets einfach weiterleiten können und die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht wird. Ein unternehmensweites Enterprise-System sollte mehrere Hauptmerkmale enthalten, die eindeutige Vorteile bieten:

  • Sowohl die Unternehmens- als auch die Publishing- bzw. die kreativen Assets müssen in einem einzigen zentralen Speicher gespeichert werden, was Datenredundanz und die fehleranfällige Synchronisierung der Metadaten verhindert.
  • Alle Anwender – sowohl die Fachexperten als auch das Publishing-Team – müssen auf die Assets zugreifen und die Funktionen über die ihnen bereits bekannte Benutzeroberfläche nutzen können. Das spart Zeit, da alle Mitarbeiter weiterhin ihre bevorzugten Tools verwenden können.
  • Alle Mitarbeiter haben nur jeweils einen Anmeldenamen, wodurch man einfach auf das System zugreifen kann. Dies steigert die Anwenderakzeptanz.

CMS-Integration mit Quark Publishing Software

Quark Publishing Platform mit Microsoft SharePoint
Quark Publishing Platform wird über einen einsatzbereiten Adapter von Quark mit Microsoft® SharePoint® integriert und bietet alle oben genannten Vorteile. Andere Content-Management-Systeme können über die WebDAV-Technologie mit Quark Publishing Platform integriert werden.

Die Integration von Quark Publishing Platform mit CMS bietet mehrere Kernfunktionen:

  • Fachexperten können über die Benutzeroberfläche des CMS auf Publishing-Funktionen (z. B. das Erzeugen von PDF-Dateien aus QuarkXPress® Projekten) zugreifen.
  • Sowohl Publishing-Teams als auch Fachexperten können auf diejenigen Funktionen zugreifen, die für Aufgabenzuweisung, Workflow-Benachrichtigung und Projektmanagement benötigt werden.
  • Alle innerhalb eines Systems an einem Inhalt (einschließlich der Metadaten) durchgeführten Änderungen werden im jeweils anderen System sofort wirksam.
  • Dateien können in jedem der beiden Systeme ein- und ausgecheckt werden.
  • Beide Systeme erkennen die Dateiberechtigungen, sodass Sicherheit und Berechtigungen berücksichtigt werden.

CMS-Integration mit Quark XML Author
Quark XML Author™ wird über einsatzbereite Adapter von Quark mit Microsoft SharePoint, EMC® Documentum® und IBM® FileNet® Content Manager integriert. Die Integration von Quark XML Author mit CMS hilft Unternehmen, die strukturierte Inhalte verwenden, ihre Prozesse zur Erstellung von Inhalten zu verbessern.

Die Hauptfunktionen der CMS-Integration mit Quark XML Author umfassen:

  • Verwaltung aller im Unternehmen erstellten Inhalte in einem einzigen System.
  • Mehrere Autoren können gleichzeitig an unterschiedlichen Komponenten eines Dokuments arbeiten, was im Vergleich zum abwechselnden Arbeiten Zeit spart.
  • Statt Inhalte an andere Mitarbeiter weiterzugeben, können Fachexperten Inhalte direkt beisteuern, was Fehler und Aufwand reduziert.
  • Alle Autoren können Inhalte aus vorhandenen Publikationen auf unkomplizierte Weise suchen und wiederverwenden, was das Erstellen von Inhalten beschleunigt.

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