Download Free WhitepaperEin Fall für das Dynamic Publishing

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AUTOMATISIERTES PUBLISHING

Es gibt viele mögliche Stufen des automatisierten Publishing, von der Automatisierung des Workflows bis zur vollständig automatisierten Dokumentenerstellung. Eine stärkere Automatisierung birgt einen höheren Mehrwert, erfordert jedoch im Allgemeinen höhere Investitionen. Viele Unternehmen beginnen mit einer grundlegenden Automatisierung und bauen sie schrittweise aus, man kann aber auf jeder beliebigen Stufe beginnen und in der gewünschten Geschwindigkeit fortfahren.

Wussten Sie schon?

Bei der Erstellung von Kommunikationsmitteln zählen das Gestalten des Seitenlayouts und das Formatieren zu den arbeitsreichsten und zeitaufwendigsten Aufgaben.

Deshalb ist es eines der Hauptziele des Dynamic Publishing, diesen Prozess weitestgehend zu automatisieren.

Stufen des automatisierten Publishing

Die folgenden Abschnitte beschreiben die zur Verfügung stehenden Stufen der Automatisierung, beginnend mit dem geringsten Vorteil und der niedrigsten Investition:

Workflow-Automatisierung

Viele geschäftliche Aktivitäten werden per E-Mail koordiniert, doch bei komplexen Projekten erfordern E-Mails viel manuelle Arbeit. Man muss Aufgaben weitergeben, Termine überwachen, Erinnerungen versenden und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllt haben.

Workflow-Systeme können durch das Automatisieren von Aufgaben, wie dem Versenden von Erinnerungen, nicht nur die manuelle Arbeit verringern, sondern auch Prüfmechanismen liefern, die gewährleisten, dass alle erforderlichen Schritte tatsächlich durchgeführt werden.

Beispielsweise soll womöglich zu Beginn jedes Korrekturzyklus automatisch eine PDF-Datei erstellt werden. Oder es soll ein automatisierter Publishing-Prozess gestartet werden, wenn alle Freigaben erfolgt sind. Wenn Sie Ihren Workflow schrittweise automatisieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Publishing-Systeme mit Ihrem Workflow-System integriert sind und dass Sie die Auslöser, die automatisierte Prozesse initiieren, einfach einrichten können.

Quark Publishing Platform bietet eine Automatisierung für jeden von Ihnen gewünschten Bereich Ihres Workflows, von teilweise bis hin zu vollständig automatisierten Prozessen. Die Software enthält auch einen Assistenten, der das Einrichten von automatischen Auslösern automatisierter Prozesse wie Bildumwandlung und Publishing vereinfacht. Und durch die Integration von Quark Publishing Platform mit Microsoft® SharePoint® stehen den Anwendern von Quark Publishing Platform alle in SharePoint enthaltenen Funktionen zur Workflow-Automatisierung, z. B. automatisiertes Aufgaben- und Projektmanagement, zur Verfügung.

Automatisches Wiederverwenden von Inhalten

In traditionellen Publishing-Anwendungen können Inhalte wiederverwendet werden, indem man sie an einer Stelle kopiert und an einer anderen Stelle einfügt. Das Problem dieser Methode des Wiederverwendens ist, dass überflüssige Kopien der Inhalte erzeugt werden. Wenn diese Inhalte später aktualisiert werden, müssen sie in allen Dokumenten gesucht und geändert werden, in denen sie verwendet wurden.

Eine bessere Möglichkeit zur Wiederverwendung von Inhalten wäre es, nur eine einzige Datenquelle einzurichten und auf diese zu verweisen, wann immer der jeweilige Inhalt in einem Dokument verwendet wird. So könnten alle Dokumente automatisch aktualisiert werden, wenn die Quelldaten geändert werden.

Quark Publishing Platform unterstützt die Automatisierung der Wiederverwendung von Inhalten auf unterschiedliche Arten:

  • Sie können dasselbe Bild in vielen Dokumenten verwenden und bei jeder Verwendung andere Größen, Ausschnitte, Drehungen und andere Effekte auf das Bild anwenden, während Sie nur eine Grundform des Bildes speichern. Wenn das Bild verändert wird, aktualisiert Quark Publishing Platform automatisch alle Dokumente, in denen das Bild verwendet wird, und wendet alle Effekte, die Sie für die jeweilige Nutzung des Bildes festgelegt haben, an.
  • Sie können Textkomponenten in Microsoft® Word erstellen und diese Komponenten in unterschiedlichen Dokumenten verwenden. Jede Verwendung des Texts bezieht sich auf die Originaldatei in Microsoft Word. Wenn also diese Datei verändert wird, aktualisiert Quark Publishing Platform automatisch alle Dokumente, die sich darauf beziehen.
  • Mit Hilfe von Quark XML Author für Microsoft Word können Sie wiederverwendbare XML-Textkomponenten erstellen, wobei Sie für mehrere Dokumente jede Komponente nur einmal speichern. Wenn eine Komponente verändert wird, kann Quark Publishing Platform automatisch alle Dokumente aktualisieren, die sich darauf beziehen.
  • QuarkXPress® synchronisiert Text und Bilder in unterschiedlichen Layouts (z. B. Print, Web und interaktive Geräte), so dass man eine einzige Änderung durchführen kann, die automatisch in allen Layouts übernommen wird.

Automatisiertes medienübergreifendes Publishing

Professionelle Verlage und Unternehmen außerhalb der Verlagsbranche, die ebenfalls publizieren, müssen ihre Informationen für unterschiedliche Medienarten, sowohl für Print- als auch für elektronische Medien, zur Verfügung stellen. Sie erreichen dies durch Cross Media Publishing. Beim traditionellen Cross Media Publishing wird die Publikation zunächst in einem Format erstellt – im Allgemeinen im Printformat – und dieses Format wird dann für jede weitere Medienart umgewandelt. Dies ist zeitaufwendig und teuer, denn normalerweise ist für jede Medienart ein anderes Mitarbeiterteam erforderlich.

Eine Alternative ist es, den Prozess weitestgehend zu automatisieren, entweder, indem man den für Printmedien bestimmten Inhalt extrahiert und automatisiert in andere Formate umwandelt, oder indem man den Inhalt von vornherein in einem medienunabhängigen Format (XML) erstellt und automatisiert in jedem gewünschten Format veröffentlicht.

Wenn Sie mit XML beginnen, erreichen Sie die maximale Effizienz und Geschwindigkeit, aber es sind auch größere Veränderungen bei Ihren bestehenden Prozessen erforderlich. Beispielsweise müssten Ihre Autoren damit beginnen, ihre XML-Inhalte in Quark XML Author for Microsoft Word zu erstellen, und Ihre Designer würden die Prozesse für das automatisierte Publishing mit Quark Publishing Platform managen.

Automatisiertes Web Publishing

Sie können Quark Software nutzen, um Inhalte für das Web automatisiert aus Print-Layouts oder aus XML zu erzeugen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Web Publishing.

Automated Digital Publishing

Quark Software unterstützt das Publishing für die Ausgabe auf digitalen Geräten – z. B. das iPad – durch eine Reihe automatisierter Möglichkeiten, von der automatisierten Veröffentlichung von Nachrichten über XML bis hin zum Veröffentlichen aufwendiger Designs. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Digital Publishing.

Automatisierte Personalisierung und Anpassung

Ob Sie Varianten des Materials erstellen, um unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen, oder ob Sie personalisierte Informationen speziell für Einzelpersonen erstellen: Ihre Kunden erwarten von Ihnen speziell auf ihre konkreten Bedürfnisse abgestimmte Informationen und wissen diese zu schätzen.

Bei der Verwendung herkömmlicher Publishing-Tools führen das Anpassen von Informationen für unterschiedliche Zielgruppen und das Personalisieren für Einzelpersonen jedoch zu einem hohen Anteil manueller Arbeit, weshalb die Kosten ungerechtfertigt hoch sind. Um Informationen effizient anzupassen und zu personalisieren, müssen Sie Ihren Publishing-Prozess automatisieren. Dazu ist es erforderlich, strukturierte Inhalte zu erstellen, so dass sie automatisch für unterschiedliche Zielgruppen angepasst oder für Einzelpersonen personalisiert werden können.

Es gibt zwei Methoden, strukturierte Inhalte zu erstellen:

Aufteilung in Komponenten:
Wenn Sie Ihre Inhalte aus Komponenten anstatt aus vollständigen Dokumenten erstellen, können Sie mittels Quark Publishing Platform Prozesse einrichten, mit denen Komponenten für unterschiedliche Zielgruppen automatisiert unterschiedlich zusammengesetzt werden. (Quark Web-to-Print System unterstützt die Personalisierung ebenfalls, die Funktionen konzentrieren sich jedoch auf das einfache Ersetzen von Standard-Informationseinheiten, um einfaches Marketingmaterial in der Größenordnung von 1.000 bis 10.000 zu produzieren, während Quark Publishing Platform am besten für komplexe Varianten von Dokumenten in der Größenordnung von 10 bis 500 geeignet ist.)

Filter:
Möglicherweise müssen Sie für unterschiedliche Zielgruppen auch unterschiedliche Varianten einzelner Komponenten erstellen. Um dies zu erreichen, können Sie Quark XML Author für Microsoft Word verwenden und für alle variablen Wörter bzw. Sätze oder Absätze die spezifische/n Zielgruppe/n angeben.

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