Workflow und Zusammenarbeit

Die Fähigkeit, den Workflow und die Zusammenarbeit zu steuern und zu optimieren, ist einer der wichtigsten Vorteile einer Plattform zur Automatisierung von Inhalten.

Die Fähigkeit, den Workflow und die Zusammenarbeit zu steuern und zu optimieren, ist einer der wichtigsten Vorteile einer Plattform zur Automatisierung von Inhalten. Wenn man die Mitarbeiter dabei unterstützt, zusammenzuarbeiten und ihre Aufgaben effektiv zu verwalten, ist dies der Beginn einer Optimierung, die von der Erstellung von Inhalten bis hin zu ihrem Konsum reicht. Das liegt daran, dass für unternehmenskritische Inhalte die Beiträge von Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Verantwortungsbereichen aus dem gesamten Unternehmen und aus der ganzen Welt erforderlich sind. Und da der Umfang und die Komplexität der Workflows, die erforderlich sind, um Mehr-Kanal-Kommunikationsmittel zu unterstützen, zunehmen, werden der Workflow und die Kommunikation immer wichtiger.

 

Traditionell: Zentralisiertes Veröffentlichen als Print

Auch heute noch bauen viele Unternehmen auf veraltete Inhaltsprozesse, die für zentralisierte Teams konzipiert wurden, welche hauptsächlich Print veröffentlichen. Diese Prozesse tragen den Realitäten der heutigen verteilten Arbeitsgruppen, die Inhalte für mehrere Formate erstellen, verwalten und verteilen, nicht Rechnung.

Auf die Methoden und Werkzeuge der Vergangenheit zu bauen, verursacht eine Reihe von Problemen und bremst alle, die versuchen, mit den steigenden Ansprüchen Schritt zu halten. Dies sind einige der Probleme, die zu erwarten sind, wenn kein angemessenes Workflow- und Kooperationssystem eingesetzt wird:

  • Vertrauen auf E-Mails, was dazu führt, dass Dateien hin- und hergeschickt werden; dies ist ein sehr fehleranfälliges Verfahren, das durch endlose Bearbeitungs- und Korrekturzyklen Zeit verschwendet und die Produktivität senkt
  • Probleme der Versionskontrolle, die zu zeitaufwendigen Suchen nach der neuesten Version, der Nutzung der falschen Version und Zeitverschwendung durch Neuerstellung von verlorenen oder verlegten Inhalten führt
  • Compliance-Risiken aufgrund des Mangels an Prüfpfaden, die angeben, wer welchen Inhalt wann verändert hat oder welche Version des Inhalts veröffentlicht wurde, und der Mangel an Informationen darüber, ob der gesamte Inhalt aktuell und konform ist
  • Ineffizientes Projektmanagement, einschließlich der Unfähigkeit, die Mitwirkenden zu benachrichtigen, wenn sie neue Aufgaben haben, der Mangel an Sichtbarkeit des Projektfortschritts und der Statusaktualisierungen ebenso wie manuelle Berichte
  • Lineare Workflows, die das Bearbeiten von Inhalten und Design auf jeweils einen Anwender beschränken
  • Getrennte Gruppen für unterschiedliche Medien (Print, online und mobil), was zur Duplizierung von Inhalten aufgrund der manuellen Implementierung für die einzelnen Medienarten führt, dies wiederum verlangsamt den Prozess und bietet Spielraum für Fehler
  • Es besteht eine Kluft zwischen Publishing-Systemen und anderen Unternehmenssystemen, was zu Engpässen führt, den Publishing-Prozess verlangsamt und die Produktivität aller Beteiligten verringert

Effektiver Workflow und effektive Kooperation

Um die verteilten Teams von heute erfolgreich zu unterstützen, damit sie unterschiedliche Formate erreichen, kann man Tools für Workflow und Zusammenarbeit einsetzen, um die Kommunikation zu verbessern und die Produktivität zu steigern, Projektmanagement auf den Lebenszyklus des Inhalts anwenden und hochwertige Kommunikationsmittel zu niedrigeren Kosten bereitstellen.

Workflow-Management-Systeme, auch bekannt als Unternehmens-Management-Systeme, ermöglichen es Unternehmen, für unterschiedliche Prozesse oder Dokumente unterschiedliche Workflows zu definieren.

Workflow-Systeme beseitigen nicht durch das Automatisieren von Aufgaben wie dem Versenden von Erinnerungen nur manuelle Tätigkeiten, sie können auch Prüfpunkte automatisieren, so dass sichergestellt ist, dass alle erforderlichen Schritte ausgeführt werden. Beispielsweise soll möglicherweise zu Beginn eines Korrekturzyklus automatisch eine PDF-Datei erstellt werden. Oder vielleicht soll ein automatisierter Publishing-Prozess für Ihre Website initiiert werden, wenn alle Freigaben vorliegen.

Unternehmen können sich für dedizierte Workflow-Systeme entscheiden oder die Workflow-Funktionen anderer Produkte wie Plattformen zur Automatisierung von Inhalten oder Content-Management-Systeme nutzen.

Alle guten Plattformen zur Automatisierung von Inhalten sollten standardmäßig die folgenden Funktionen für Workflow und Zusammenarbeit beinhalten:

  • Benachrichtigungen − Benachrichtigungen per E-Mail oder über einen anderen Weg, um die Anwender an anstehende Freigaben oder an Aufgaben zu erinnern, die ihnen zugeordnet wurden
  • Aufgabenbasierte Zugangskontrolle − einige geschäftskritische Inhalte sind möglicherweise sensibel, deshalb muss der Zugriff auf diese Inhalte kontrolliert werden. Hier sollte der Zugriff nicht nur auf Dokumentenebene, sondern auch auf der Ebene der Inhaltskomponenten kontrollierbar sein, so dass der Zugriff ebenso wie die Bearbeitung, Wiederverwendung, Korrektur und Freigabe von Inhalten granular gesteuert werden kann. Beispielsweise ist es möglich, nur Mitarbeitern der Rechtsabteilung die Berechtigung zu geben, die rechtlichen Hinweise in Dokumenten zu verändern
  • Ermöglichen der gleichzeitigen Arbeit mehrerer Anwender an einem einzigen Projekt, gleichzeitiger Beträge und Echtzeit-Aktualisierungen von Inhalt und Layouts − ungeachtet des Standorts
  • Umfassende Versionskontrolle
  • Verwaltung des gesamten Korrekturzyklus
  • Dashboards, damit die Manager einen Überblick haben, um sicherzustellen, dass die Arbeitslast gleichmäßig auf alle Ressourcen verteilt ist, und um festzustellen, an welcher Stelle des Prozesses sich die Projekte befinden
  • Ermöglichen der individuellen Implementierung automatischer Prozesse
  • Integration mit vorhandenen Unternehmenssystemen

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