Werkzeuge zur Texterstellung

Es gibt viele Möglichkeiten, Texte für Publikationen zu erstellen, und sie alle fallen in die Kategorie „Authoring“. Dieser Bereich beschreibt die unterschiedlichen Werkzeuge, die zur Erstellung von strukturierten und unstrukturierten Inhalten zur Verfügung stehen, und bietet Anhaltspunkte zur Auswahl des für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Werkzeugs.

Unstrukturierte im Vergleich zu strukturierten (XML-) Authoring-Tools

Es gibt zwei Methoden der Erstellung von Inhalten: die strukturierte und die unstrukturierte. „Unstrukturiertes Verfassen“ bezieht sich auf das Schreiben von Inhalten mit einer herkömmlichen Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word oder Google Docs. Der Autor verfasst den Text in einem Dokument und formatiert ihn z.B. unter Zuhilfenahme von Stilvorlagen. Um den Text in einem anderen Dokument wiederzuverwenden, nutzt der Autor die Funktionen für das Kopieren und Einfügen (Copy & Paste). Unstrukturierte Inhalte sind statische Inhalte, die mit einem Format verbunden sind und nur einen Zweck haben.

Strukturierte Authoring-Werkzeuge basieren auf der so genannten Extensible Markup Language (XML) und nutzen eine andere Methode. Statt die Formatierung zu verwenden, um ein Objekt von einem anderen zu unterscheiden (z. B. indem der Titel größer als der Untertitel gestaltet wird), unterscheidet der Autor, indem er den Zweck des jeweiligen Objekts festlegt . Beispielsweise könnte der Autor den Titel als <Titel> statt als Arial Fett 24 pt. bezeichnen. Diesen Vorgang nennt man auch “auszeichnen”, und der Inhalt wird somit “intelligent”.

Strukturierte Inhalte beschreiben inhärent die Bedeutung, den Zweck und die Verbindung mit anderen Inhalten.

Unternehmen führen das strukturierte XML-Authoring ein, weil strukturierte Inhalte es ihnen ermöglichen, ihre Inhaltsprozesse zu überarbeiten und zu optimieren, und es die Grundlage der Automatisierung von Inhalten ist. Die Automatisierung von Inhalten verkürzt die Markteinführungszeit für unternehmenskritische Inhalte, steigert die Qualität der Informationen, senkt die Kosten und vereinfacht die Compliance. Wenn Sie Interesse daran haben, mehr über die Technologie und ihre Vorteile zu erfahren, können Sie mehr über strukturiertes XML-authoring lesen.

Auswahl der Authoring-Tools

Es gibt viele unterschiedliche Authoring-Tools. Welches Tool die beste Wahl ist, hängt von mehreren Faktoren ab, hauptsächlich davon, welche Rolle innerhalb des Unternehmens ein Mitarbeiter hat und auf welchem Stand der gegenwärtige Publishing-Prozess ist:

Art des Tools Beispiel Art der Texterstellung Rolle innerhalb des Unternehmens Prozess
Textverarbeitung Microsoft Word Unstrukturiert Fachexperte, Themenexperte, externer Autor Traditionell oder dynamisch
XML-Editor Quark XML Author für Microsoft Word Strukturiert Fachexperte, Themenexperte, externer Autor Dynamisch
Webbasiertes Authoring-Tool Quark Author Unstrukturiert Fachexperte, Themenexperte, externer Autor Traditionell
Autoren-Werkzeug innerhalb einer Desktop-Publishing-Software QuarkCopyDesk Leicht strukturiert Korrektor Traditionell
Desktop-Publishing-Software QuarkXPress Unstrukturiert Designer Traditionell

Welches Authoring-Tool ist für Sie das Richtige?

Wenn man die Auswahl spezifischer Anbieter beiseite lässt, hat man die Wahl zwischen Tools zum unstrukturierten, leicht strukturierten und strukturierten Verfassen von Inhalten.

Tools zum unstrukturierten Verfassen wie Microsoft Word sind geeignet, wenn man eine geringe Menge an Dokumenten erstellt, bei denen es wenig Möglichkeiten zur Wiederverwendung gibt, keine Übersetzung erfolgen soll, Zusammenarbeit nur eingeschränkt stattfindet und/oder bei denen der Inhalt nur über einen einzigen Kanal, z. B. nur als Print, veröffentlicht und bereitgestellt werden soll.

Tools zur leichten Strukturierung beim Bearbeiten von Texten eignen sich ideal für mittlere bis große Zeitungs- und Zeitschriftenverlage, bei denen die Inhaltsstruktur auf dem einfachen Konzept eines Artikels basiert. In dieser Umgebung müssen Designer am Layout der Publikation arbeiten können, während gleichzeitig ein Journalist oder Redakteur den Inhalt erstellt bzw. korrigiert. Diese Methode der leichten Strukturierung ist für Situation bei Nutzung mit einem Publishing-System angemessen.

Das Erstellen strukturierter Inhalte ist am sinnvollsten, wenn man für ein großes Unternehmen arbeitet, das eine große Menge ähnlicher Dokumente mit vielen Überarbeitungen erstellt, die in mehreren Formaten veröffentlicht werden müssen, und vor allem, wenn es sich um eine regulierte Branche handelt.

Zu den Arten von Dokumenten, für die strukturiertes Verfassen angemessen ist, gehören Investment-Research-Berichte, Fondsdatenblätter, Standardarbeitsanweisungen (SOP), Produktinformationen und Schulungs- und Anleitungshandbücher, um nur einige zu nennen. Wenn Microsoft Word für Sie ein Muss ist, ermöglicht Quark XML Author for Microsoft Word das strukturierte Verfassen, aber innerhalb der vertrauten Umgebung von Word. Wenn Sie eine etwas leichtere Textverarbeitungsumgebung suchen, die Web- und mobiles Verfassen ermöglicht, dann ist Quark Author Web Edition am besten geeignet, denn diese macht das strukturierte Verfassen auch für nichttechnische Autoren zugänglich. Beide Produkte können mit Quark Publishing Platform integriert werden, so dass sie eine vollständige Lösung zur Automatisierung von Inhalten ergeben.