eGovernment

An politischen Beschlüssen, Gesetzgebungsprozessen sowie der Entwicklung von behördlichen Vorschriften, Abläufen und dem dazugehörigen Berichtswesen sind hunderte oder sogar tausende von Beamten und anderen Mitarbeitern beteiligt, deren Fachkenntnisse und Meinungen finale Entscheidungen ermöglichen. Beschlüsse mit allen Beteiligten abzustimmen, ist aufwendig und erfordert viele Diskussionen, Prüfungen und Korrekturen, bis schließlich die abschließende Beratung, die Genehmigung und die Weitergabe des jeweiligen Beschlusses anstehen.

Quark kann Ihnen helfen, eine eGovernment Lösung zu übernehmen, um Entscheidungsprozesse zu optimieren. Das Ergebnis ist ein einfacherer und schnellerer Prozess, der Regierungsbehörden und großen Organisationen außerhalb des Regierungsbereichs hilft, geeignete Technologien zum Führen der Geschäfte einzusetzen. Mit Hilfe dieser Technologien können die für die Gesetzgebung, die politische Entscheidungsfindung und die Festlegung von behördlichen Richtlinien benötigten Papiermengen stark reduziert werden und Entscheidungen auf Basis besserer Informationen gefällt werden.

Manuelle Prozesse verlangsamen den Prozess der Entscheidungsfindung

Zur Erstellung und Prüfung von Dokumenten zu politischen Entscheidungen, der Gesetzgebung und der Festlegung behördlicher Richtlinien tragen viele Mitarbeiter aus unterschiedlichsten Agenturen und Abteilungen bei. Sie kommentieren, korrigieren und prüfen Dokumente auf ihrem Weg durch das System. Weil viele Mitarbeiter auf der Grundlage Ihrer unterschiedlichen Fachkenntnisse und Aufgaben gemeinsam hieran arbeiten, muss die Weiterleitung der Beiträge über Büros, Agenturen, Gebäude und Spezialisten hinweg koordiniert werden.

Aber wie gewährleisten Sie, dass alle Mitarbeiter die Teile der Dokumente sehen, für die sie verantwortlich sind? Wie gewährleisten Sie, dass alle Bereiche richtig geprüft werden? Und wie gewährleisten Sie, dass alle Beteiligten eine Gelegenheit hatten, ihre Meinung einfließen zu lassen, bevor der nächste Schritt eingeleitet wird?

Viel zu häufig ist die Antwort auf diese Fragen ein zeitaufwendiger Prozess, in dem die erforderlichen Dokumente von einer Person an die nächste manuell weitergegeben werden. Das verhindert eine effiziente und effektive Entscheidungsfindung.

So kann Publishing-Technologie Ihre Prozesse beschleunigen

Die Minister der Kabinette sowie Behörden und politische Entscheidungsträger wollen sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter die richtigen Informationen zur richtigen Zeit prüfen, sodass alle Bestandteile zusammengeführt werden und korrekt sind. Die Lösung liegt in einer Technologie, mit der die Zusammenarbeit aller an der Entscheidungsfindung Beteiligten verbessert werden kann – und genau dabei unterstützt Sie die Lösung von Quark.

Die eGovernment Lösung von Quark

Die eGovernment Lösung von Quark verbindet alle am Entscheidungsfindungsprozess Beteiligten basierend auf Ihrer Rolle über ein einziges System. Dadurch haben sie ein Portal, in dem sie Dokumente ansehen und die Teile identifizieren können, die sie schreiben oder prüfen müssen. Das System leitet die Dokumente automatisch an die nächste am Prozess beteiligte Person weiter und zeigt an, wenn jemand seinen Anteil nicht fertiggestellt hat. Einzelpersonen dürfen je nach Aufgabe, Rang und Verantwortung prüfen oder nur kommentieren.

Die auf Extensible Markup Language (XML) basierende Lösung von Quark ermöglicht Autoren und Korrektoren das Kennzeichnen von Gesetzgebungs- sowie anderen behördlichen und politischen Dokumenten mit dem Einsatzzweck jeder Komponente, einschließlich der Objekte, bei denen die Abteilung eingreifen muss. Die nachfolgenden Prüfer sehen nur die Komponenten, die für Ihre jeweilige Aufgabe wichtig sind, was den Prozess beschleunigt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass sie alles sehen, was sie sehen müssen, aber auch nur das, was sie sehen müssen.

So funktioniert es

Der Grundpfeiler der Lösung von Quark ist Quark XML Author für Microsoft Word, ein Add-In für Word, mit dem jeder Anwender auf einfache Weise praktisch ohne Schulungsaufwand XML erstellen kann. Die Autoren können weiterhin Word verwenden und haben Zugriff auf alle Word Funktionen zum Einfügen von Kommentaren und zum Nachverfolgen von Änderungen.

Quark bietet auch eine serverbasierte Technologie an, die den Fortschritt der Dokumente im Prozess überwacht, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter alle Schritte einhalten. Und wenn ein Korrektor ein Dokument anfordert, können die unwichtigen Informationen automatisch entfernt werden, sodass die Korrektoren nur die erforderlichen Informationen sehen bzw. Die Informationen, die sie autorisiert sind zu sehen.

Am Ende des Prozesses, wenn alle Beteiligten ihre Aufgaben abgezeichnet haben, veröffentlicht die Lösung von Quark das fertige Dokument automatisch im Print- und Online-Format.

Merkmale und Vorteile

Wussten Sie schon?

Quark ist ein von Microsoft zertifizierter Gold Partner und Mitglied des Office 14 Developer Advisory Council.

• Zusammenarbeit im großen Maßstab: Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit und der auf Aufgabe und Abteilung basierenden Zugriffskontrolle können tausende Personen, von Angestellten der niedrigsten Ebene bis zur höchsten Regierungsebene, über dieses System interagieren.
• Größere Effizienz: Das Ersetzen von Papier durch die elektronische Ausgabe beschleunigt die Weitergabe und die Suche.
• Schnellere Prozesse: Die Software gewährleistet, dass die Regeln hinsichtlich Dokumentenstruktur und -design sowie beim Workflow automatisch eingehalten werden und reduziert oder beseitigt so Verzögerungen aufgrund von fehlenden Inhalten, falscher Formatierung oder fehlenden Freigaben.
• Verbesserte Sicherheit: Die Informationen können nur von autorisierten Personen angesehen bzw. verändert werden.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Komplexität von XML bleibt dem Anwender verborgen. Er kann weiterhin Word verwenden; die Software fragt alle benötigten Informationen vom Anwender ab.